高い、高い、高い - 私のチームのその日の優先順位リスト

課題ポートフォリオ・ダッシュボードの作成

効果的に優先順位付けされた問題ダッシュボードを作成することで、リソースを調整し、他者のニーズを理解し、仲間にエグゼクティブサマリーを提供することができます。しかし、最も難しいのは、分離することです。すべてが重要に思えるとき、どうすればいいのでしょうか?そんなとき、私は「状況判断(SA)」というツールを使います。このツールには、現在の影響、将来の影響、時間枠という概念を用いて、直面している課題を分離するためのシンプルかつ強力なフレームワークがあります。

多くの問題に直面すると、一見して最も緊急性が高いと思われる問題に真っ先に取り組むことになりがちです。しかし、注目すべき問題をしっかりと分析しなければ、間違った問題に取り組んでしまうこともあるのです。

インサイトの獲得

チームが取り組んでいる問題を、優先順位が明確に定義され、合意されている状態ですぐに見ることができるダッシュボードを作成するには、状況評価を行うことが重要です。この手法は、どの問題がすぐに対応を必要としているか、どの問題が安全に保留されて別の日に見ることができるかを判断するために必要な洞察力を与えてくれます。

状況評価を構成する評価技法を使った結果は、シックスシグマ、プロジェクトマネジメント、問題分析、意思決定分析、潜在的問題分析など、他の批判的思考ツールを最大限に活用することにもつながります。

状況鑑定では

- どこから始めるか

- アクションが必要な状況をどう認識するか

- 重複して混乱を招いている問題をどのように分解するか

- 優先順位の決め方

- いくつもの同時進行するアクティビティを効果的に管理する方法

- 参画を効果的に管理し、実行を計画する方法。

迅速な作業

膨大な数の問題に直面したとき、組織、グループ、チームにとって最大の脅威となる5、6個の問題を素早く特定することから始めるのが最良の方法です。一般的に、様々な人が関わっていても、これらの問題は認識しやすく、合意しやすいものです。なぜなら、これらの問題は通常、最大の頭痛の種だからです。残りの問題は横に置いておき、別の機会に検討することができます。現在重要な分野と、成長や将来への影響が最も大きい分野に焦点を当てることで、最高のビジネスバリューを得ることができます。

状況把握のための具体的な活動は5つあります。

- 脅威と機会のリスト

- 懸念事項の分離・明確化

- 深刻さ(Current Impact)、緊急性(Timeframe)、成長性(Future Impact)を考慮する。

- 必要な分析結果の決定

- 必要な支援を決定する

優先順位の決定は、最初の3つの要素の産物です。

それ自体が目的ではない

状況評価はそれ自体が目的ではないので、時間をかけてはいけないことを覚えておきましょう。これは、どの問題にすぐに対処する必要があるかを決定するための方法である。また、問題をさらに検討し、最終的に解決するために、どのKT技術を採用すべきかを明確に示すことができます。状況判断とは、問題を解決するためのツールではなく、問題を解決するためにどのツールを使うべきかを選択するためのOS、あるいは主要なドライバーとなるものです。それは、チームのための非常に効果的なTo-Doリストにつながるガイドなのです。

ある問題に関連するリスクと機会を特定することで、最終的には、問題、決定、未来志向の懸念のリストが作成され、そのすべてが検討に値するものとなります。

これらの情報があれば、現実的で有用な優先順位に基づいて、懸念事項の全リストを整理することができます。

同じページで作業する

問題を深く掘り下げていくと、実は複数の問題が組み合わさって1つになっていることがよくあります。問題を個々のパーツに分解することで、全員が同じページに立ち、同じ問題に取り組むことができます。

問題を分解し、その部分に優先順位をつけ、優先順位の高い部分に取り組む。

どうやって優先順位を決めるのか?これは非常に主観的なものであり、部屋にいる全員に「重要」とは何かを定義してもらうと、様々な答えが返ってくるでしょう。

回答する質問

重要性を判断するには、実用的な方法があります。次のような質問を考えてみてください。

- 人、安全、コスト、生産性、顧客、評判などへの現在の影響はどの程度深刻なのか。

- 解決が困難になったり、費用がかかったり、不可能になったりしないようにすることが、どれほど緊急性のあることなのか。

- 本気度が増すという根拠は何か?

- 何もしなければどうなるのか。

これらの質問の1つ以上に対する回答は、検討している問題のうち、どの問題が他の問題よりも相対的に重要であるかを判断するのに必要な情報となります。

仕事量を管理する上で問題となるのは、この相対性がないことです。問題が入ってきても、それを単独で考えてしまい、何の基準もなく問題に優先順位をつけると、単に間違ったことに取り組んでいるという状況になります。

明瞭さの提供

この作業には時間がかかりますが、却下されたり遅れたりする可能性のある懸念事項に労力を費やすことで、より多くの時間を無駄にすることになります。さらに悪いことに、真実ではない仮定に基づいて作業を行い、最適ではない結果になってしまうかもしれません。

状況評価のこの部分が完了すると、仕事やリソースの利用を計画するために使用できる、シンプルで正確かつ効果的に優先順位付けされたダッシュボードを作成できるようになり、何をいつまでに行う必要があるかを明確に理解できるようになります。

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