高、高、高--我的团队当天的优先事项清单

创建一个问题组合仪表板

通过创建一个有效的优先级问题仪表板,你可以调整资源,了解他人的需求,并向你的同行提供一个执行摘要。这方面最困难的部分是实现分离--当所有事情看起来都很重要的时候,该怎么做?在这样的时候,我参考了一种叫做情况评估(SA)的工具。它是一个简单而强大的框架,利用当前影响、未来影响和时间框架的概念,将所面临的挑战分开。

当面临一连串的问题时,我们很容易急于去解决那个乍一看似乎最紧迫的问题。但是,如果没有对需要关注的问题进行有分寸的分析,很容易就会在错误的问题上下功夫。

获得洞察力

创建一个仪表盘,让你的团队立即了解正在处理的问题,并明确界定和商定优先次序,关键是要进行情况评估。这种技术使你有必要深入了解,以确定哪些问题需要立即关注,哪些问题可以安全地停在那里,改天再看。

使用构成情况评估的评价技术的结果也有助于你最好地利用你的其他批判性思维工具,包括六西格玛、项目管理、问题分析、决策分析或潜在问题分析。

形势评估将向你展示。

- 从哪里开始

- 如何识别需要采取行动的情况

- 如何拆开那些重叠和造成混乱的问题

- 如何确定优先事项

- 如何有效地管理一些同时进行的活动

- 如何有效管理参与,并计划执行。

快速工作

当面对一大堆问题时,通常最好的开始是快速确定对组织、团体或团队构成最大威胁的5或6个问题。一般来说,即使有一群不同的人参与,这些问题也很容易被识别并达成共识--毕竟,它们通常是最令人头痛的。然后,所有剩下的问题都可以被推到一边,在另一个时间考虑。专注于目前的关键领域,以及那些具有最重要的增长或未来影响的领域将提供最佳的商业价值。

有五项具体活动构成了形势评估

- 列出威胁和机会

- 分开并澄清关切

- 考虑严重性(当前影响)、紧迫性(时间框架)和增长(未来影响)。

- 确定所需的分析

- 确定需要的帮助

确定优先权是前三者的产物。

本身不是目的

重要的是要记住,情况评估本身并不是目的,因此这不应该占用大量的时间。这是一种决定哪些问题需要立即解决的方式。它也会清楚地表明在进一步的检查中应该采用哪种KT技术,并最终解决这个问题。形势评估在本质上成为操作系统或主要驱动力,选择哪种工具来最好地解决一个问题,而不是为你解决问题的工具。它是一个指南,为团队带来了一个高效的待办事项清单。

识别与某一问题相关的风险和机会,最终会产生一个问题、决定和面向未来的关注清单,所有这些都值得考虑。

有了这些信息,就可以根据现实的、有用的优先次序来安排完整的关注事项清单。

在同一个页面上工作

很常见的是,一旦我们进入问题的深处,就会发现我们实际上是在处理多个问题,而这些问题又合并为一个问题。将问题分解为各个部分,可以确保每个人都在同一起跑线上,并为同一问题而努力。

将问题分解,并对其各部分进行优先排序,然后在优先级最高的部分开展工作。

我们现在如何确定优先次序?这可能是非常主观的,如果你让房间里的每个人都来定义什么是 "重要",你会得到许多不同的答案。

要回答的问题

有一个实用的方法来确定重要性。请考虑以下问题。

- 目前对人员、安全、成本、生产力、客户、声誉等的影响有多严重。

- 有多紧急,才能使关注的问题不至于变得困难、昂贵或无法解决?

- 有什么证据表明严肃性会增长?

- 如果我们什么都不做,会发生什么?

对这些问题中的一个或多个问题的回答将为你提供所需的信息,以判断你所考虑的问题中哪个相对来说比其他问题更重要。

正是由于缺乏这种相对性,常常导致管理工作量方面的问题。问题进来后被孤立地考虑,在没有任何东西可以衡量的情况下确定问题的优先次序,导致了我们只是在错误的事情上工作。

提供清晰的信息

进行这项工作确实需要时间,但你会因为把精力花在可能被驳回或拖延的问题上而浪费更多的时间。更糟的是,你可能会根据不真实的假设来工作,最终得到一个次优化的结果。

完成这部分情况评估后,你将拥有必要的清晰度,能够产生一个简单、准确和有效的优先级仪表板,可用于规划工作和资源利用,清晰地了解需要做什么,何时做。

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