Hoch, hoch, hoch - die Prioritätenliste meines Teams für den heutigen Tag

Erstellung eines Problemportfolio-Dashboards

Durch die Erstellung eines nach Prioritäten geordneten Problem-Dashboards können Sie Ressourcen aufeinander abstimmen, die Bedürfnisse anderer verstehen und Ihren Kollegen eine Zusammenfassung vorlegen. Das Schwierigste dabei ist, eine Trennung zu erreichen - was tun, wenn alles wichtig erscheint? In solchen Momenten greife ich auf ein Instrument namens Situation Appraisal (SA) zurück. Es bietet einen einfachen, aber wirkungsvollen Rahmen für die Trennung der Herausforderungen, die sich stellen, indem es die Konzepte der aktuellen Auswirkungen, der zukünftigen Auswirkungen und des Zeitrahmens verwendet.

Wenn man mit einer Reihe von Problemen konfrontiert wird, ist es leicht, sich kopfüber in die Arbeit an dem Problem zu stürzen, das auf den ersten Blick am dringendsten zu sein scheint. Doch ohne eine gründliche Analyse der Probleme, die Aufmerksamkeit erfordern, kann es sehr leicht passieren, dass man am Ende am falschen Problem arbeitet.

Einsicht gewinnen

Der Schlüssel zur Erstellung eines Dashboards, das einen unmittelbaren Überblick über die Probleme gibt, an denen Ihr Team arbeitet, mit klar definierten und vereinbarten Prioritäten, liegt in der Durchführung einer Situationsbewertung. Mit dieser Technik erhalten Sie den nötigen Einblick, um zu bestimmen, welche Probleme sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche sicher geparkt werden können, um an einem anderen Tag behandelt zu werden.

Die Ergebnisse der Bewertungstechniken, aus denen die Situationsbeurteilung besteht, helfen Ihnen auch dabei, Ihre anderen Werkzeuge für kritisches Denken optimal zu nutzen, einschließlich Six Sigma, Projektmanagement, Problemanalyse, Entscheidungsanalyse oder Analyse potenzieller Probleme.

Die Situationsbeurteilung wird Ihnen zeigen:

- Wo soll man anfangen?

- Wie man die Situationen erkennt, die ein Handeln erfordern

- Wie man Themen, die sich überschneiden und Verwirrung stiften, auseinanderhalten kann

- Wie man Prioritäten setzt

- Wie man eine Reihe von gleichzeitigen Aktivitäten effektiv verwaltet

- Wie man die Beteiligung effektiv steuert und die Durchführung plant.

Schnelles Arbeiten

Wenn man mit einer langen Liste von Problemen konfrontiert wird, ist es oft am besten, zunächst die 5 oder 6 Probleme zu identifizieren, die die größte Bedrohung für die Organisation, die Gruppe oder das Team darstellen. In der Regel lassen sich diese Themen auch bei einer Gruppe von unterschiedlichen Personen leicht erkennen und vereinbaren - schließlich verursachen sie in der Regel die größten Kopfschmerzen. Alle anderen Themen können dann beiseite geschoben und zu einem anderen Zeitpunkt behandelt werden. Die Konzentration auf die derzeit kritischen Bereiche sowie auf die Bereiche, die das größte Wachstum oder die größten Auswirkungen auf die Zukunft haben, bringt den größten geschäftlichen Nutzen.

Die Situationsbeurteilung besteht aus fünf spezifischen Aktivitäten

- Bedrohungen und Chancen auflisten

- Bedenken abgrenzen und klären

- Berücksichtigen Sie Ernsthaftigkeit (aktuelle Auswirkungen), Dringlichkeit (Zeitrahmen) und Wachstum (zukünftige Auswirkungen)

- Erforderliche Analyse bestimmen

- Ermitteln Sie den Hilfebedarf

Die Festlegung der Priorität ist ein Produkt der ersten drei.

Kein Selbstzweck

Es ist wichtig zu bedenken, dass eine Situationsbeurteilung kein Selbstzweck ist und daher nicht viel Zeit in Anspruch nehmen sollte. Auf diese Weise kann entschieden werden, welche Fragen sofort angegangen werden müssen. Sie gibt auch einen klaren Hinweis darauf, welche der KT-Techniken bei der weiteren Untersuchung und schließlich bei der Lösung des Problems eingesetzt werden sollten. Die Situationsbeurteilung wird im Wesentlichen zum Betriebssystem oder zur primären Triebfeder für die Wahl, welches Werkzeug am besten zur Lösung eines Problems eingesetzt werden sollte, und nicht das Werkzeug, das das Problem für Sie löst. Sie ist ein Leitfaden, der zu einer hocheffizienten Aufgabenliste für das Team führt.

Die Identifizierung der Risiken und Chancen, die mit einem Thema verbunden sind, führt letztendlich zu einer Liste von Problemen, Entscheidungen und zukunftsorientierten Anliegen, die allesamt Beachtung verdienen.

Anhand dieser Informationen kann die vollständige Liste der Anliegen nach einer realistischen und sinnvollen Rangfolge geordnet werden.

Auf derselben Seite arbeiten

Wenn wir einem Problem auf den Grund gehen, stellen wir häufig fest, dass wir es in Wirklichkeit mit mehreren Problemen zu tun haben, die sich zu einem einzigen zusammengefügt haben. Wenn wir das Problem in seine Einzelteile zerlegen, können wir sicherstellen, dass alle an einem Strang ziehen und am selben Problem arbeiten.

Gliedern Sie das Problem in seine Bestandteile auf und arbeiten Sie dann an dem Teil mit der höchsten Priorität.

Wie bestimmen wir nun die Priorität? Dies kann sehr subjektiv sein. Wenn Sie alle Anwesenden bitten, zu definieren, was "wichtig" ist, werden Sie viele verschiedene Antworten erhalten.

Zu beantwortende Fragen

Es gibt einen praktischen Weg, die Bedeutung zu bestimmen. Betrachten Sie die folgenden Fragen:

- Wie schwerwiegend sind die derzeitigen Auswirkungen auf Mitarbeiter, Sicherheit, Kosten, Produktivität, Kunden, Ruf usw.

- Wie dringend ist es, zu verhindern, dass die Lösung des Problems schwierig, teuer oder unmöglich wird?

- Welche Anzeichen gibt es, dass die Ernsthaftigkeit zunehmen wird?

- Was wird passieren, wenn wir nichts tun?

Die Antworten auf eine oder mehrere dieser Fragen geben Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um zu beurteilen, welche der von Ihnen in Betracht gezogenen Themen relativ wichtiger sind als die anderen.

Das Fehlen dieser Relativität führt häufig zu Problemen bei der Verwaltung der Arbeitsbelastung. Probleme kommen herein und werden isoliert betrachtet. Wenn man Prioritäten setzt, ohne etwas zu haben, an dem man sie messen kann, führt dies dazu, dass wir einfach an den falschen Dingen arbeiten.

Für Klarheit sorgen

Das kostet zwar Zeit, aber Sie verschwenden noch mehr Zeit, wenn Sie sich mit Anliegen befassen, die vielleicht gar nicht oder erst später berücksichtigt werden. Schlimmer noch, Sie könnten auf der Grundlage falscher Annahmen arbeiten und am Ende ein suboptimales Ergebnis erzielen.

Wenn dieser Teil der Situationsbeurteilung abgeschlossen ist, haben Sie die nötige Klarheit, um ein einfaches, genaues und nach Prioritäten geordnetes Dashboard zu erstellen, mit dem Sie die Arbeit und den Einsatz der Ressourcen klar und deutlich planen können und wissen, was wann zu tun ist.

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