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Pourquoi la communication doit être une partie importante du processus de résolution des problèmes

Dans les organisations modernes, la résolution de problèmes est un sport d'équipe. Le succès d'une équipe repose sur la coopération (partage des connaissances et des informations), la collaboration (développement d'idées communes), l'esprit de décision et l'action coordonnée. La communication est le ciment qui lie l'équipe et lui permet de travailler comme une unité. Nulle part dans votre entreprise, cet aspect n'est plus critique que dans le processus de résolution des problèmes. C'est lorsque les enjeux sont élevés que les performances de pointe sont le plus nécessaires. Vous constaterez qu'une excellente communication dans ces domaines vous rapportera, à vous et à votre organisation, des dividendes.

Tirer parti de l'expertise

Chaque membre de votre équipe apporte une expertise, des connaissances et des perspectives uniques qui peuvent contribuer au processus de résolution des problèmes. La communication est essentielle, non seulement pour s'assurer que les points de vue de chacun sont pris en compte, mais aussi pour montrer que les contributions de chacun sont appréciées et encourager la participation au processus de résolution de problèmes.

Évaluation des impacts et des implications en aval

Chaque membre de l'équipe a un point de vue unique sur le problème et sur la façon dont il s'inscrit dans le contexte général de l'organisation. Ce n'est que par la communication que les différents points de vue peuvent être rassemblés dans une perspective précise et complète du problème et de ses impacts sur les opérations et les activités en aval.

Prendre des décisions qui tiennent compte de l'ensemble du système

En l'absence d'une communication efficace, on aura tendance à prendre des décisions de résolution de problèmes qui ne s'attaquent qu'aux symptômes immédiats et/ou aux parties du système qui sont directement associées au problème en question. En incluant un public plus large de parties prenantes dans la communication des problèmes, les décideurs sont en mesure de solliciter des contributions sur les impacts plus larges sur l'organisation et de choisir des actions qui bénéficient à l'ensemble du système.

Exécution en tant qu'unité

La résolution de problèmes complexes liés aux affaires et aux opérations implique souvent de nombreuses pièces mobiles pour obtenir un résultat souhaitable. Coordonner les activités des membres de l'équipe pour assurer une utilisation efficace des ressources et éviter les conflits ou les doubles emplois peut être un défi. Une communication efficace au sein de l'équipe est essentielle pour s'assurer que chaque membre de l'équipe sait ce qui se passe et le rôle qu'il doit jouer.

Faire en sorte que l'impact soit durable (le vrai changement commence par une prise de conscience)

Les équipes de résolution de problèmes travaillent d'arrache-pied pour analyser les situations, élaborer des alternatives, prendre des décisions et mettre en place des actions correctives pour résoudre le problème en question. Ce processus permet d'acquérir de nombreuses connaissances qui peuvent aider l'organisation à éviter que la situation ne se reproduise à l'avenir et/ou à accélérer la résolution si la situation se reproduit. La communication organisationnelle et la sensibilisation peuvent contribuer à faire en sorte que les avantages de la résolution de problèmes se maintiennent.

Gérer les attentes des parties prenantes

La confiance des parties prenantes dans vos capacités de résolution de problèmes repose davantage sur ce que vous communiquez que sur ce que vous faites réellement. S'assurer que les communications avec les parties prenantes sont délibérées, opportunes et réfléchies peut jouer un rôle important dans la réduction du niveau de pression externe sur l'équipe de résolution de problèmes. Pour ce faire, la communication avec les parties prenantes doit faire partie intégrante du processus de résolution de problèmes et ne pas être abordée comme une activité ponctuelle.

Grâce à une communication efficace et au travail en équipe, même les problèmes les plus difficiles peuvent être résolus. Depuis près de 60 ans, Kepner-Tregoe travaille avec des entreprises pour résoudre certains des problèmes les plus difficiles que l'on puisse imaginer. Ses experts comprennent l'importance du travail d'équipe et de la communication dans le processus de résolution des problèmes et peuvent aider votre équipe à améliorer ses capacités de communication.

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