コントラクター・マネージメント、適切なコントラクターを選択するための体系的なアプローチ

コントラクターとは、長期的なパートナーとしての役割から、単発の仕事としての役割まで、様々な役割を持つユニークな存在です。先日、パースで開催されたAustralian Plant Shutdown and Turnaround Forumで、コントラクターとの関係について講演しました。プラントのシャットダウン時には、コントラクターは責任を負い、費用とリスクを増大させますが、多様な専門知識を提供してくれます。限られた予算と時間の中で作業が行われるシャットダウンの集中的な性質は、組織内でのコントラクターの選択、管理、育成に関する問題の良い枠組みとなります。今回のフォーラムでの講演とこのブログ記事の目的はシャットに関連したものですが、ほとんどのコントラクターとの関係の経験に関連しています。

この10年間、ビジネスには効率化が強く求められてきました。 多くの組織は、会社の人員をより先見性のある仕事に解放し、契約者を労働力として統合するために、契約者モデルに移行しています。 ベストプラクティスとは何か、コントラクター選定の重要なパラメータとは何か。コントラクターとの関係の将来をどのように予測すればよいのでしょうか?成功のためには、ボトムラインに目を向けながら、コントラクターとの関係を慎重に育て、管理することが必要です。

コストが最も重要なパラメータであると考える人もいます。しかし、それでは組織が正常に機能するための準備ができていないことになりかねません。例えば、請負業者の洗浄装置が故障してシャットダウンの開始ができなかったときや、経験の浅いフィッター(請負業者)がガスケットを挟んでしまったために、起動時に蒸気バルブの漏れを発見したときなどです。また、コントラクターの態度が悪すぎて、他の業者が一緒に仕事をしてくれなかったこともあった。

いいえ、コストは最も重要な要素ではありませんが、何が重要なのでしょうか?私は、品質とサービスが最も重要であると考えています。 私は、生産を妨げたり、後から戻って修理しなければならないということがないように、適切な時間に適切な仕事をしたいと思っています。

成功したシャット(その他の多くの活動)では、次のようなことが望まれます。 リデュース コストを削減し、信頼性と生産性を向上させることができます。 にも欠かせません。 維持 安全性、資産の健全性、社内のスキルや知識などをすでにやっていますか? 私たちの契約者に満足していますか? それはどうやってわかりますか?あなたの契約者はあなたに満足していますか?

Kepner-Tregoe社の契約者管理

1986年、「フェリス・ビューラーの休日」が公開されていた頃、私はメンテナンスとシャットダウンの仕事を始めました。当時、使用していたコントラクターのほとんどは、良い意味でも悪い意味でも、当社と長い付き合いがありました。80年代後半から90年代前半にかけて品質システムが導入されたとき、私たちは多くの企業が行ったように、優先サプライヤーリストを作成しました。正直に言うと、すでに使用していたすべての請負業者のリストを作成しただけでした。正式な審査はありませんでした。私たちのビジネスの目的を考慮することもありませんでした。

早いもので、21世紀になりました。意思決定について学んだ私は、これが業者選びにも当てはまることをお伝えしたいと思います。

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国際契約商業管理協会(IACCM)が35,000人の会員を対象に行った調査によると、約40%の契約が期待された経済的利益をもたらさず、企業は平均して年間収益の9%を失っています。誤ったパラメータに焦点を当ててしまうと、結果が悪くなってしまいます。

ケーススタディとして、Christer Idhammar氏による コストと人数の削減を実現します。 添付のグラフは、積極的なコスト削減プログラムがうまくいかなかった、ある食品加工会社での2年間のケーススタディです。メンテナンスのベンチマーキングでは、メンテナンスの職人や、プランナーやスーパーバイザーなどの第一線の管理者の数が重要な指標となっていました。人数の削減は、人員削減とレイオフによって行われた。この組織が犯した大きな間違いは

1. 従業員数の削減のみでコストを削減し、メンテナンスの必要性の低減や業務プロセスの改善は考慮しないこと。

2. 残業や契約社員の時間を含む保守作業の時間ではなく、従業員の数に焦点を当てること。

1つの要素、つまりコストやヘッドカウントだけに短期的に集中すると、結果が出ないことがあります。

コントラクターの選択はバランスが重要です。コスト、安全/リスク、サービス、品質のバランスをとる必要があります。意思決定にプロセスを用いることは、これを達成するための最良の方法です。

Kepner-Tregoe社の創設者が行った先駆的な研究は、私たちの中で最も優れた問題解決者、意思決定者、リスク管理者の行動を理解するための活動を開始しました。彼らはこれをKT Clear Thinkingと呼ぶプロセスに体系化しました。これらのプロセスを教える私たちの厳格なアプローチは、世界中で300万人以上の人々を訓練し、私たちのミッションをプロジェクトマネジメント、IT/カスタマーサービス、リーダーシップ開発にまで拡大しました。

意思決定分析の成文化されたKTアプローチを使用することで、組織は契約者を選択する際に重要な要素のバランスを取ることができます。コントラクターを選択する前に、目的と目標を検討する必要がある。 既存のリソースを一時的に追加することを考えているのか?単発的なニーズを満たすためか、長期的なニーズを満たすためか。スペシャリストを探しているのか、ジェネラリストを探しているのか?

例を見てみましょう。私たちの目的は何ですか?シャットダウン・メンテナンスのために、足場の業者を選びたい。

検索や採用を始める前に、コスト、安全性、作業の種類、資格、価値観などの目的を設定します。これに伴い、各選択肢(各足場業者候補)が目的にどれだけ合致しているかを評価する尺度を設定します。これらは、図のDecision Analysisのグラフィックのように記録されます。

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しかし、すべての目的が同じように重要なわけではありません。そこで、それぞれの目的を「MUST」と「WANT」に分類し、目的が意思決定に果たす役割を決定します。これにより、何が必須で(MUSTS)、何が望まれているか(WANTS)が明確になります。MUSTは誰がレースに参加するかを決める。WANTは、誰が勝つかを決める。

WANTの目的が特定されると、それぞれの相対的な重要性に応じて重み付けが行われます。最も重要な目的には10の重みが与えられ、その他の目的は最初の目的と比較して、10(同じくらい重要)から可能な限り1(10分の1だけ重要)までの重みが与えられます。

理想の足場業者は存在するのか?理想的な業者はなかなかありません。したがって、私たちの目的に照らし合わせて、それぞれの業者を評価する必要があります。私たちが気にするのは、その適合性の相対的な質です。代替品を評価するには、目的に最も適した業者を選びます。代替案が1つしかない場合は、それが受け入れるに足るものかどうかを判断し、完璧だが実現不可能な代替案と比較して、その相対的な価値を評価しなければならない。代替案がない場合、何か新しいものを作らなければならないが、通常は入手可能な部品から代替案を作ることができる。

バランスのとれたベストな選択ができたら、リスクを評価して決定します。例えば、理想的な契約者を見つけても、必要な時に他の仕事で手一杯で、次善の選択肢よりもリスクが高い場合があります。リスクを評価した上で、適切な仕事に適切な契約者を選んだという確信を持って決断することができます。

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外部委託先は、従業員が他の仕事に専念できるようにしたり、従業員の努力を補ったりすることができますが、会社の価値観に沿って成果を出しているかどうかを管理する必要があります。営業所では、安全性、労働時間、労働倫理などが重要になります。これは、資格や可用性といった最初の基本事項を乗り越えた後に、請負業者との摩擦の中心となる可能性があります。

なぜ、目的、欲求、必然性に基づいて契約者を選ぶために時間をかけるのでしょうか?コントラクターを選択するプロセスに沿って、何が問題になるかを検討し、そのパフォーマンスを管理することで、コストを削減し、信頼性、安全性/リスク、生産性を向上させることができます。

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