承包商管理,选择正确承包商的系统方法

承包商是一种独特的资源,他们的组织角色可以是一个连续体的任何地方,从长期的合作伙伴到一次性的双手。我最近在珀斯举行的澳大利亚工厂停产和周转论坛上谈到了承包商的关系。在工厂停工期间,承包商会增加员工的责任,增加费用和潜在的风险,同时贡献不同的专业知识。停产的集中性,即在紧张的预算和时间框架内进行的工作,为任何组织内选择、管理和培养承包商关系的问题提供了一个良好的框架。虽然我在论坛上的发言和这篇博文的目的是与关闭有关,但它们与大多数承包商的关系经验有关。

在过去10年中,企业提高效率的呼声很高。 许多组织已经转向承包商模式,以腾出公司人员从事更有远见的工作,并将承包商纳入员工队伍。 什么是最佳实践,选择承包商的关键参数是什么?你如何预测你与承包商的关系的未来?成功需要谨慎地培养和管理承包商的关系,并着眼于底线。

有些人认为,成本是最重要的参数。但这可能会使一个组织在没有准备的情况下正常运作。例如,当一个承包商的清洁设备发生故障,耽误了关机的启动,或者当我们在启动时发现蒸汽阀门漏水,因为垫圈被一个没有经验的装配工(承包商)捏住了。或者当一个承包商的态度太差,以至于没有其他行业愿意与他合作。

不,成本不是最重要的因素,但什么才是最重要的?我认为,质量和服务是最重要的。 我更愿意在合理的时间内把工作做好,知道我们不会耽误生产,也不会在以后不得不再去修理。

在一个成功的关闭(和许多其他活动)中,你要 减少 成本并提高可靠性和生产力。 这对以下方面也很关键 保持 安全、资产健康和内部技能和知识。你已经在这样做了吗? 你对我们的承包商满意吗? 你怎么能知道?你的承包商对你满意吗?

Kepner-Tregoe承包商管理

早在1986年,当《费里斯-布勒的一天》在影院上映时,我就开始了维护和停工的职业生涯。当时,我们使用的大多数承包商都与我们公司有很长的历史,有好有坏。当质量系统在80年代末和90年代初启动时,我们像大多数公司一样,制定了一份首选供应商名单。说实话,我们只是制定了一份我们已经在使用的所有承包商的名单。没有正式的审查。没有考虑到我们的商业目标。

快进到21世纪了。此后,我对决策有了更多的了解,并想与你分享这一点如何适用于选择承包商。

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根据国际合同与商业管理协会(IACCM)对35000名会员的调查,几乎40%的合同没有带来预期的财务利益,使企业平均损失了9%的年收入。专注于错误的参数会导致糟糕的结果。

以一个案例研究为例,由Christer Idhammar在 削减成本和人员数量。 附图显示的是一个食品加工企业为期两年的案例研究,其积极的成本削减计划出现了问题。在维护基准测试中,一个关键的衡量标准是维护工匠和一线管理人员的数量,如计划员和主管。通过自然减员和裁员来减少人员数量。这个组织所犯的主要错误是。

1. 只通过减少员工数量来削减成本,而不考虑减少维修需求或改进工作流程。

2. 注重雇员的数量,而不是维修工作的时间,包括加班和承包商的时间。

短期内只关注一个因素--在这种情况下,成本/人数--可能会导致糟糕的结果。

选择承包商是关于平衡。你需要平衡成本、安全/风险、服务和质量。使用决策程序是实现这一目标的最佳途径。

Kepner-Tregoe的创始人所做的开创性研究开始了一场运动,以帮助了解我们中间最好的问题解决者、决策者和风险管理者的行为。他们将其编入流程,今天我们称之为KT清晰思维。我们用严格的方法教授这些流程,在全球范围内培训了300多万人,并将我们的任务扩展到了项目管理、IT/客户服务和领导力发展。

使用决定分析的编纂、KT方法可以帮助一个组织在选择承包商时平衡关键因素。在你选择承包商之前,你需要考虑你的目的和目标。 你是否想临时增加现有的资源?这是为了满足一次性的还是长期的需求?你是在寻找一个专家还是通才?

让我们看一个例子:我们的目的是什么?我们想选择一个脚手架承包商进行停工维修。

在开始寻找或雇用之前,我们围绕成本、安全、工作类型、资格、价值等方面制定目标。与此同时,我们还设定了一些措施来评估每个备选方案(每个潜在的脚手架承包商)满足目标的程度。这些都被记录下来,如决策分析图所示。

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但是,所有的目标都不是同样重要的。所以,我们把每一个目标分为MUSTs和WANTs,确定目标在决策中的作用。这就明确了什么是必须的(MUSTS),什么是想要的(WANTS)。MUSTs决定谁在比赛中。WANTs决定谁赢。

一旦确定了WANT目标,就根据其相对重要性对每个目标进行加权。最重要的目标被赋予10的权重,然后所有其他目标与第一个目标进行比较,从10(同样重要)到可能的1(只有十分之一的重要性)。

完美的脚手架承包商就在那里吗?理想的选择是很少的。因此,我们必须根据我们的目标来评估现有的承包商。我们关注的是这种匹配的相对质量。为了评估替代品,选择最符合目标的承包商。如果只有一个备选方案,我们必须决定它是否足够好,是否可以接受;并与一个完美但无法实现的备选方案相比,权衡其相对价值。在没有任何替代品的情况下,我们必须创造新的东西;我们通常可以用现有的部件来建造一个替代品。

一旦选择了最佳平衡的选择,我们就会评估风险并作出决定。例如,我们可能已经找到了完美的承包商,但当我们需要他们的时候,他们可能被其他工作分散了,比下一个最佳选择带来了更多风险。一旦评估了风险,我们就可以做出决定,保证为正确的工作选择正确的承包商。

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外部承包商可以解放员工从事其他工作或补充他们的努力,但他们仍然需要被管理,以确保他们与公司的价值观保持一致,同时交付成果。围绕着安全、工作时间、工作道德等问题,这一点变得非常重要。在克服了最初的基本资格和可用性之后,这可能成为与承包商摩擦的核心点。

为什么要花时间根据目标、愿望和必须选择承包商?通过遵循一个程序来选择你的承包商,考虑可能出现的问题,并管理他们的表现,你可以降低成本,提高可靠性、安全/风险和生产力。

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