Un article récent de la Harvard Business Review sur la participation aux réunions, "Comment amener les gens à participer réellement à des réunions virtuelles". explique qu'il existe "quatre grandes raisons d'organiser une réunion : influencer les autres, prendre des décisions, résoudre des problèmes ou renforcer les relations." Ces raisons de tenir des réunions constituent une bonne ligne directrice pour organiser vos réflexions sur les réunions virtuelles auxquelles vous participez depuis chez vous. Même si vous n'êtes pas en charge de la prochaine réunion virtuelle, il vaut la peine de réfléchir à ces dimensions de la réunion pour tirer le meilleur parti du temps passé.
1. Influencer les autres
À la différence d'un courrier électronique, une expérience virtuelle en face à face peut donner un aperçu de ce qui se passe, ce qui n'apparaît pas dans un message électronique. Ce qui est réellement dit peut être très différent d'une série de points.
Par exemple, il existe un plan A et un plan B pour s'adapter à la crise actuelle. Mais en face-à-face virtuel, il peut être clair que le plan B n'est pas vraiment une bonne option et l'organisateur de la réunion veut influencer l'adhésion au plan A. Cette valeur visuelle dans la crise actuelle était évidente lorsque le gouverneur de New York, M. Cuomo, a réitéré le besoin de l'État en ventilateurs et a fait une démonstration de la version de la pompe manuelle du plan B qui est également en commande. Il était visuellement clair que si le Plan B était en place, il était temps de se lancer dans la fourniture de ventilateurs.
Si vous êtes le responsable, que voulez-vous que les plates-formes de réunion comprennent et fassent pendant la réunion, puis après lorsqu'elles travaillent seules ? Votre message est-il clair ? En tant que participant, demandez-vous ce que le responsable de la réunion recherche réellement et si cela est raisonnable et réalisable par vous.
2. Prendre des décisions
Si cette réunion virtuelle nécessite une certaine prise de décision, il est important que chacun comprenne quelle décision est prise et pourquoi. Pour avancer vers une décision, les personnes impliquées doivent avoir l'occasion d'exprimer des objectifs - les mesures claires de ce que vous voulez atteindre. Dans l'analyse décisionnelle Kepner-Tregoe, ces objectifs sont exprimés sous la forme de "must" ou d'objectifs obligatoires. Par exemple, dans le choix d'un nouveau fournisseur, un Must pourrait être : Offrir un service 24/7. Les objectifs sont également exprimés en tant que Wants, c'est-à-dire les objectifs qui, s'ils sont atteints, aident à comparer les alternatives. Dans ce même exemple, un souhait pourrait être : "Réduire la paperasserie actuelle".
Le processus décisionnel doit clarifier les questions suivantes : Dans quel but ? Lequel ? et Comment ? Des objectifs clairement énoncés constituent la base de comparaison entre les choix potentiels. Ils fournissent les raisons de choisir une alternative plutôt qu'une autre et justifient le choix final.
3. Résoudre les problèmes
Pour la résolution rapide de problèmes dans un cadre plus informel, la base de la pensée critique d'un processus plus structuré s'applique toujours. Que vous dirigiez la résolution du problème ou que vous soyez un participant actif, les premières étapes doivent permettre de déterminer si un problème existe et si sa cause est inconnue.
En temps de crise, de nombreuses décisions qui doivent être prises sont déguisées en problèmes. Si le problème présenté est le suivant : "Il est impossible de respecter le délai de notre projet avec le personnel actuel", nous savons déjà pourquoi cela se produit : personne ne sort de chez lui. Ce "problème" est en fait une indication des décisions qui doivent être prises concernant les objectifs du projet, les résultats attendus et le personnel. Pour résoudre un problème, c'est-à-dire pour en trouver la cause, il faut que celle-ci soit inconnue.
Face à des coûts croissants et à des questions de temps, vous pouvez atténuer suffisamment un problème pour le contourner ; vous n'avez peut-être pas besoin de le résoudre maintenant (bien que cela puisse être risqué) et vous pouvez simplement contourner le problème et passer à autre chose. Mais s'il y a un problème et que vous devez en connaître la cause, il est utile de trouver un accord sur la nature spécifique du problème et d'éviter de le généraliser à l'excès. Par exemple, un problème peut être perçu comme suit : "Le service était en panne la nuit dernière" ou plus précisément "Le service était en panne entre 3 et 4 heures du matin" ou encore plus précisément "Le service de messagerie était en panne entre 3 et 4 heures du matin". Plus vous êtes précis, plus vous vous rapprochez de la cause.
4. Renforcer les relations
Même les personnes qui travaillent toujours à la maison ressentent la pression du "rester à la maison". Soudain, la table du café du coin ou la camaraderie du parc pour chiens font cruellement défaut. Les réunions virtuelles ne combleront pas le vide d'interaction sociale lorsqu'elles sont envahies de diapositives PowerPoint. Allumez la vidéo et ne comptez pas uniquement sur les appels audio de groupe. Si votre réunion de grand groupe et la technologie permettent d'organiser des petits groupes de discussion, offrez ces occasions plus intéressantes.
L'une des meilleures façons de renforcer les relations et de maintenir un élan plus naturel est de prendre le temps de vraiment écouter. Vos réunions virtuelles sont l'occasion d'obtenir des informations provenant de l'extérieur de votre bulle. Quel est votre rapport parole/écoute ? Êtes-vous en train de façonner une réponse au lieu d'écouter réellement la personne qui parle ? Il ne suffit pas de laisser les autres apporter leur contribution, vous devez être attentif et ne pas vous contenter d'attendre votre tour de parole.
Nous savons que la situation actuelle est temporaire, mais elle peut parfois sembler interminable. Vous pouvez tirer le meilleur parti de votre temps de Zoom en clarifiant ou en comprenant la raison d'être d'une réunion et en agissant en conséquence. Que vous soyez amené à prendre des décisions, à résoudre des problèmes, à influencer les autres ou à établir des relations, les réunions virtuelles sont la nouvelle norme pour travailler efficacement en groupe.
À propos de Kepner-Tregoe
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