La résolution de problèmes ne se traduit pas seulement par l'efficacité opérationnelle, la conformité et le contrôle des coûts. Elle peut être un outil puissant pour permettre à votre entreprise d'être compétitive sur le marché, d'atteindre une rentabilité durable et d'être agile lorsqu'elle répond à de nouvelles opportunités et menaces. Les entreprises qui ne parviennent pas à résoudre les problèmes opérationnels non seulement exposent l'organisation à un risque important d'interruption de l'activité, mais rendent également difficile la mise en œuvre de changements et de nouvelles initiatives sans provoquer de conséquences inattendues.
La gestion des problèmes est comme la gestion de la dette dans votre bilan.
L'accumulation de problèmes non résolus dans les opérations de votre entreprise et dans vos systèmes informatiques est comme une dette sur votre bilan. Il peut s'agir d'un outil nécessaire et utile pour naviguer dans des situations à court terme, mais les problèmes ne disparaissent pas d'eux-mêmes. À un moment donné, ils doivent être traités. Si votre arriéré de gestion des problèmes reste non géré pendant une période significative ou augmente plus vite que les problèmes ne sont résolus, il peut non seulement ralentir votre performance opérationnelle actuelle (comme le paiement d'intérêts sur une dette), mais aussi avoir un impact sur votre capacité à saisir de nouvelles opportunités à l'avenir.
Combattre les incendies empêche de planifier l'avenir
Un arriéré de problèmes liés à la maintenance dans un système de fabrication en est un excellent exemple. Les membres du personnel d'exploitation du fabricant s'inquiètent constamment de la défaillance des machines et passent leur temps à rechercher les pannes au lieu d'optimiser les systèmes pour obtenir des performances optimales. Une fois que le personnel passe à un mode de fonctionnement réactif de "lutte contre les incendies", il devient difficile de passer à un état de planification proactive. Si l'entreprise décide de modifier la chaîne de production pour fabriquer un nouveau produit, en plus de la reconfiguration et du réoutillage normaux qui seraient nécessaires, il faudrait également traiter l'arriéré des problèmes de maintenance. Cela peut augmenter considérablement le temps d'arrêt pour la transition, entraînant une perte de productivité et de revenus.
Les entreprises connaissent une situation similaire dans les systèmes informatiques, qui se manifeste fréquemment sous la forme de problèmes liés aux données. Lorsque des problèmes empêchent les systèmes de fonctionner correctement, il en résulte souvent des problèmes d'intégrité des données, des enregistrements incomplets, des retards de traitement et des files d'attente dans les flux de travail, qui peuvent avoir des répercussions sur l'ensemble de votre environnement informatique. Si ces problèmes ne sont pas résolus en temps utile, les processus technologiques sont moins efficaces et il faut davantage de travail manuel pour assurer le bon fonctionnement des processus métier. Au moment de la mise à niveau ou de la migration d'un système, les problèmes de données non résolus empêchent la migration propre et efficace des données d'un système à l'autre, ce qui entraîne des projets coûteux de nettoyage des données, une augmentation des besoins en ressources pour la validation des données et un allongement des délais de déploiement.
Heureusement, ces situations peuvent être évitées. La gestion des problèmes est un ensemble essentiel de processus opérationnels qui fournissent les outils nécessaires pour identifier, saisir, analyser et résoudre les problèmes rencontrés par votre entreprise, qu'il s'agisse de problèmes techniques, de problèmes de processus, de problèmes de données ou de problèmes humains. En mettant en œuvre un ensemble solide et cohérent de pratiques de gestion des problèmes, les dirigeants d'entreprise auront une compréhension claire des problèmes existants, ce qui leur permettra de prendre des décisions éclairées sur l'affectation des ressources pour résoudre les problèmes ayant le plus grand impact et le plus grand risque pour l'entreprise.
Pourquoi est-il si important de garder le contrôle de vos processus de gestion des problèmes ?
L'environnement commercial moderne change rapidement. La technologie évolue constamment. Les concurrents proposent chaque jour de nouvelles offres sur le marché. Les actionnaires attendent de plus en plus de la direction qu'elle leur fournisse des rendements plus importants et plus réguliers sur leurs investissements. L'avantage concurrentiel n'est pas un objectif ponctuel - votre entreprise doit être capable de le maintenir sur le long terme. Les problèmes dans votre environnement sont des obstacles qui restreignent la capacité de votre entreprise à changer et à s'adapter rapidement - ils vous ralentissent, ainsi que votre personnel et vos processus, et limitent vos possibilités de gagner des parts de marché. De bons processus et pratiques de gestion des problèmes peuvent contribuer à maintenir votre environnement propre, vos processus et systèmes en bon état de marche et permettre aux dirigeants et au personnel opérationnel de se concentrer sur la création d'un avenir positif au lieu de s'enliser dans les problèmes du passé.
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