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Maintenir les projets sur la bonne voie : Gestion des risques pendant la pandémie

Lorsque les entreprises se sont arrêtées face à la pandémie de coronavirus, de nombreux projets ont été interrompus ou se sont poursuivis à petits pas pendant que les équipes de projet se regroupaient sur Zoom. Les budgets, les délais, les membres de l'équipe et les activités disparaissaient soudainement ou étaient incertains. Était-il temps d'apporter une simple modification, une modification majeure ou une réévaluation totale ? Même les projets Agile conçus pour s'adapter et embrasser le changement se sont retrouvés enveloppés d'incertitude.

"Les projets n'échouent pas à la fin. Ils échouent au début."

Jim Lewis, Ph.D.

Aujourd'hui, alors que les organisations reviennent à une nouvelle normalité, de nombreux projets ont été réévalués et adaptés au climat actuel. Si les projets ont le feu vert pour aller de l'avant et une fois que des modifications ont été apportées aux budgets, aux délais et au personnel, une étape de planification précieuse - à prendre maintenant et à mesure que le projet avance - est la gestion proactive des risques. Voici des mesures importantes à prendre pour minimiser les risques à mesure que les projets avancent.

1. Identifier les domaines du plan de projet où le potentiel de problèmes est le plus élevé ou qui pourraient avoir le plus d'impact sur la réussite du projet.Les éléments à prendre en compte peuvent aller des effets d'une deuxième vague spectaculaire du virus aux mauvaises estimations de coûts basées sur des changements de budget, en passant par l'indisponibilité de personnel qualifié, les changements dans les exigences de sécurité, les pénuries de main-d'œuvre et de matériel ou les conflits de calendrier. L'identification des problèmes potentiels qui auront l'impact le plus grave sur le plan vous aidera à prévenir ou à vous préparer aux problèmes dans les domaines où vous êtes le plus vulnérable.

2. Identifiez les éléments spécifiques qui pourraient mal tourner. Être précis vous permet de vous préparer plus efficacement aux problèmes. Une menace de problème de personnel est plus facile à résoudre si vous pouvez identifier les rôles et le moment où le problème pourrait arriver. En identifiant les menaces spécifiques, vous pouvez éviter les problèmes avant qu'ils ne surviennent ou réagir rapidement avec des solutions alternatives.

3. Énumérez les causes probables de ces problèmes. Il peut être évident que les problèmes à venir concernent le financement, le personnel ou d'autres questions. En identifiant les causes potentielles, vous pouvez intervenir à l'avance pour éviter les surprises, minimiser les dommages et réagir rapidement.

4. Planifiez des actions pour empêcher ces causes de se produire. Il peut sembler négatif d'anticiper les obstacles au succès, mais avec une planification adéquate, vous pouvez contourner les problèmes ou les résoudre avant qu'ils n'entravent la progression du projet. Par exemple, si des problèmes de personnel sur un lot de travail spécifique mettent en péril l'achèvement de ce travail, vous pouvez ajuster le calendrier maintenant pour minimiser les conflits plus tard.

5. Planifier des actions qui minimisent l'impact si les problèmes se produisent. La communication et la planification sont essentielles lorsque des problèmes surviennent. Les plans d'urgence déclenchés par des lacunes dans le calendrier, le budget ou d'autres facteurs peuvent faire avancer le travail en utilisant une approche alternative ou un "plan B". Si les problèmes ont un impact négatif sur le projet, des actions contingentes bien planifiées peuvent garantir que la perturbation du travail prévu est minimisée et que le plan du projet se rétablit aussi rapidement et efficacement que possible.

6. Intégrer ces actions dans le plan de projet. En gérant les risques à l'avance, les plans de projet peuvent offrir une voie réaliste qui s'adapte au changement. Les mesures préventives et les actions planifiées réduiront les chances que les choses tournent mal par la suite et atténueront leurs effets si des problèmes surviennent.

Ces six composantes de base d'une gestion solide des risques reposent sur deux autres outils essentiels. Il s'agit de plans de communication solides et de l'identification des principales parties prenantes tout en gérant leur implication. Quels éléments d'information sont nécessaires pour que les équipes de projet comprennent l'évolution de leur environnement et ce que l'on attend d'elles ? L'évolution des environnements opérationnels peut nécessiter des changements dans la manière dont cette communication est menée et dans la fréquence de cette communication ciblée.

Il est également important d'examiner les parties prenantes de votre projet et la manière dont vous utilisez leur participation et leur expertise. L'évolution des conditions opérationnelles, comme une réponse à une pandémie mondiale, peut nécessiter des solutions différentes. Les objectifs du projet, et par conséquent les résultats attendus, peuvent changer. L'implication de nouvelles parties prenantes ou de nouvelles façons de les impliquer devient une priorité absolue.

La gestion des risques liés à un projet renforce les plans du projet et contribue à en assurer le succès. Au fur et à mesure que les affaires reprennent à travers le pays et que les opérations sont remises en ligne, la gestion des risques renforce la stabilité des plans de projet ainsi que des opérations quotidiennes. Ces étapes permettent de se faire une idée de ce qui nous attend et de maintenir l'élan malgré les problèmes potentiels et l'incertitude.

À propos de Kepner-Tregoe

Nous espérons tous que vous vous portez bien en cette période perturbatrice de l'histoire de notre monde. Depuis plus de 60 ans, notre société, Kepner-Tregoe, a eu l'occasion d'aider de grandes organisations à naviguer avec succès à travers des changements radicaux, à résoudre des problèmes insolubles et à augmenter les performances en matière de gestion des incidents et des problèmes grâce à des outils, des formations et des conseils - ce qui a conduit à des équipes hautement efficaces prêtes à répondre aux problèmes les plus critiques de votre entreprise.

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