nld

Projecten op schema houden: Risicobeheer tijdens de pandemie

Toen bedrijven door de pandemie van het coronavirus werden lamgelegd, kwamen veel projecten tot stilstand of haperden ze terwijl projectteams zich op Zoom hergroepeerden. Budgetten, deadlines, teamleden en activiteiten waren plots verdwenen of onzeker. Was het tijd voor een simpele aanpassing, een grote wijziging of een totale herwaardering? Zelfs Agile-projecten, ontworpen om zich aan te passen en verandering te omarmen, werden in onzekerheid gehuld.

"Projecten mislukken niet aan het eind. Ze mislukken aan het begin."

Jim Lewis, Ph.D.

Nu organisaties terugkeren naar een nieuwe situatie, zijn veel projecten opnieuw geëvalueerd en aangepast aan het huidige klimaat. Als projecten groen licht hebben om door te gaan en als er eenmaal wijzigingen zijn aangebracht in budgetten, deadlines en personeel, is proactief risicomanagement een waardevolle stap in de planning - nu en naarmate het project vordert. Hier volgen belangrijke stappen om risico's te minimaliseren naarmate projecten vorderen.

1. Identificeer gebieden in het projectplan waar de kans op problemen het grootst is of het succes het sterkst kan beïnvloedenHierbij kan worden gedacht aan de gevolgen van een dramatische tweede golf van het virus, slechte kostenramingen op basis van begrotingswijzigingen, het niet beschikbaar zijn van gekwalificeerd personeel, veranderingen in de veiligheidseisen, tekorten aan mankracht en materiaal of planningsconflicten. Door de potentiële problemen te identificeren die de ernstigste gevolgen voor het plan zullen hebben, kunt u problemen op gebieden waar u het meest kwetsbaar bent, voorkomen of u erop voorbereiden.

2. Geef aan wat er specifiek mis kan gaan. Door specifiek te worden, kunt u zich beter op problemen voorbereiden. Een dreigend personeelsprobleem is gemakkelijker op te lossen als u kunt vaststellen welke rollen en wanneer het probleem zich zou kunnen voordoen. Door specifieke bedreigingen te identificeren, kunt u problemen voorkomen voordat ze zich voordoen of snel reageren met alternatieve oplossingen.

3. Geef een lijst van de waarschijnlijke oorzaken van deze problemen. Het kan duidelijk zijn dat de toekomstige problemen te maken hebben met de financiering, de personeelsbezetting of andere kwesties. Door mogelijke oorzaken te identificeren, kunt u van tevoren contact opnemen om verrassingen te voorkomen, de schade te beperken en snel te reageren.

4. Plan acties om deze oorzaken te voorkomen. Het lijkt misschien negatief om te anticiperen op belemmeringen voor succes, maar met een adequate planning kunt u problemen omzeilen of oplossen voordat ze de voortgang van het project belemmeren. Bijvoorbeeld, als personeelsproblemen bij een specifiek werkpakket de voltooiing van dat werk in gevaar brengen, kunt u de planning nu aanpassen om conflicten later tot een minimum te beperken.

5. Plan acties die de gevolgen minimaliseren als de problemen zich voordoen. Communicatie en planning zijn essentieel wanneer zich problemen voordoen. Noodplannen als gevolg van tekortkomingen in de planning, het budget of andere factoren kunnen het werk vooruit helpen door een alternatieve aanpak of "plan B" te gebruiken. Hoewel problemen een negatieve invloed hebben op het project, kunnen goed geplande voorwaardelijke acties ervoor zorgen dat de verstoring van het geplande werk tot een minimum wordt beperkt en het projectplan zo snel en zo efficiënt mogelijk herstelt.

6. Integreer deze acties in het projectplan. Door risico's van tevoren te beheren, kunnen projectplannen een realistische weg vooruit bieden die ruimte biedt voor verandering. Preventieve maatregelen en geplande acties zullen de kans verkleinen dat het later misgaat en de gevolgen verzachten als zich problemen voordoen.

Aan deze zes basiscomponenten van solide risicobeheer liggen nog twee andere belangrijke instrumenten ten grondslag. Dit zijn sterke communicatieplannen en het identificeren van de belangrijkste belanghebbenden en het beheren van hun betrokkenheid. Welke informatie hebben projectteams nodig om te begrijpen wat hun veranderende omgeving is en wat er van hen wordt verwacht? Veranderende operationele omgevingen kunnen veranderingen vereisen in de manier waarop deze communicatie wordt gevoerd en de frequentie van deze gerichte communicatie.

Het is ook belangrijk om te kijken naar de belanghebbenden bij uw project en hoe u gebruik maakt van hun betrokkenheid en deskundigheid. Veranderende operationele omstandigheden, zoals een wereldwijde pandemische reactie, kunnen andere oplossingen vereisen. Projectdoelstellingen, en op hun beurt projectresultaten, kunnen veranderen. Het betrekken van nieuwe stakeholders of het op nieuwe manieren betrekken van stakeholders wordt een hoge prioriteit.

Het beheer van projectrisico's versterkt de projectplannen en helpt het succes te verzekeren. Nu overal in het land de zaken weer op gang komen en de activiteiten weer online komen, zorgt risicomanagement voor stabiliteit in de projectplannen en in de dagelijkse activiteiten. Deze stappen helpen om een beeld te krijgen van wat er in het verschiet kan liggen en hoe de vaart erin kan worden gehouden ondanks potentiële problemen en onzekerheid.

Over Kepner-Tregoe

We hopen allemaal dat het u goed gaat in deze ontwrichtende tijd in de geschiedenis van onze wereld. Al meer dan 60 jaar heeft ons bedrijf, Kepner-Tregoe, de mogelijkheid om grote organisaties te helpen succesvol door radicale veranderingen te navigeren, hardnekkige problemen op te lossen en de prestaties op het gebied van incident- en probleemmanagement te verhogen door middel van tools, training en consulting - wat leidt tot zeer effectieve teams die klaar staan om te reageren op de meest kritieke problemen van uw bedrijf.

Verwante artikelen

Blog afbeelding 1
"Iedereen heeft een plan: totdat ze in hun gezicht geslagen worden." - Mike Tyson
Blog afbeelding 1
10 alledaagse toepassingen van probleemoplossend vermogen
Blog afbeelding 1
3 Probleemoplossende strategieën voor Operaties
Blog afbeelding 1
5 feiten over het oplossen van problemen die uw service desk zullen verbeteren

Wij zijn experts in:

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of offertes!