nld

"Iedereen heeft een plan: totdat ze in hun gezicht geslagen worden." - Mike Tyson

Mike Tyson, een van de grootste boksers aller tijden, stond om veel dingen bekend, maar briljante citaten waren er niet een van. In dit geval sloeg hij de spijker op zijn kop, en eerlijk gezegd zou hij in zijn vrije tijd misschien wel projectmanagement hebben gestudeerd. (Oké, onwaarschijnlijk.)

Dus wat moet een Project Manager doen als hij de spreekwoordelijke klap in zijn gezicht krijgt?

Hier is een verhaal om te helpen illustreren.

In een recent productontwikkelingsproject dat ik hier bij KT heb geleid, ben ik begonnen met te doen wat alle goede projectmanagers doen. Ik creëerde een projectverklaring, ontwikkelde doelstellingen, creëerde een work breakdown structure, wees mijn resources toe en stelde een planning op. Dit project was een van de vele die ik beheerde en vergde slechts een bescheiden deel van mijn tijd gedurende een periode van drie maanden, dus het was geen ingewikkeld gedoe. Tot zover alles goed, toch?

Op dat moment knikte iedereen dat ze wisten wat ze moesten doen, en we begonnen het voor elkaar te krijgen. Maar kort na de implementatie kreeg ik het gevoel dat het niet zo goed ging. Een paar van mijn teamgenoten trokken de doelstellingen van het project in twijfel, leken gestrest over deadlines, en waren er niet zeker van of sommige deliverables zelfs wel gehaald konden worden. Nou, hier was een van die klappen waar Iron Mike het over had.

Ik riep een vergadering bijeen om uit te zoeken wat er aan de hand was. De eerste tien minuten waren een puinhoop: Veel kwesties werden naar voren gebracht, we schommelden tussen drie of vier onderwerpen, en het werd een beetje verhit! Uh oh.

Gelukkig zijn er voor projectmanagers hulpmiddelen beschikbaar voor dit soort situaties. Bij Kepner-Tregoe gebruiken we Situation Appraisal (SA). SA is een hulpmiddel om vast te stellen wat mensen dwars zit, vooral als ze het moeilijk kunnen verwoorden en het er emotioneel aan toe is gegaan.

Het eerste wat ik deed was eenvoudige vragen stellen die iedereen vertraagden en ik noemde elke zorg die ze uitten, één voor één. Daarna bespraken we elke zorg en zorgden we ervoor dat het voor iedereen duidelijk was wat het probleem was en dat we het eigenlijk maar over één probleem hadden en niet over vele. Zou je geloven dat we 42 individuele zorgen op een rijtje hadden gezet en dit was nog maar een paar dagen na de start van het project??? Wat zou er gebeurd zijn als ik niet begonnen was met de juiste vragen te stellen?

Nadat we het erover eens waren dat de problemen duidelijk waren, hebben we plannen gemaakt om ze een voor een aan te pakken, en vervolgens hebben we de prioriteiten bepaald op basis van welke problemen het grootste effect zouden hebben op de verwezenlijking van onze projectdoelstellingen. Sommige van die problemen waren gemakkelijk op te lossen en we besloten gewoon wie het zou afhandelen. Andere problemen waren gecompliceerder en werden aangepakt door individuen of kleine teams.

Verbazingwekkend genoeg liep het team na ongeveer 90 minuten naar buiten met een veel beter gevoel over waar we stonden. We wisten allemaal wat ons in de weg stond en we hadden een plan om een tegenstoot uit te delen (sorry, ik blijf bij de boksmetafoor) in plaats van naar onze hoek te rennen.

Project Managers besteden veel tijd aan het opbouwen van hun vaardigheden in de basis van projectmanagement, maar soms is er meer voor nodig geavanceerd projectbeheer om hen door de moeilijkste situaties te helpen. Godzijdank had ik Situation Appraisal. Ik had weer een gelukkig team en een project dat uiteindelijk op tijd werd afgerond.

Wij zijn experts in:

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of offertes!