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"Jeder hat einen Plan: bis er ins Gesicht geschlagen wird." - Mike Tyson

Mike Tyson, einer der größten Boxer aller Zeiten, war für viele Dinge bekannt, aber brillante Zitate gehörten nicht dazu. In diesem Fall hat er ins Schwarze getroffen und könnte in seiner Freizeit durchaus Projektmanagement studiert haben. (Okay, unwahrscheinlich.)

Was sollte ein Projektmanager also tun, wenn er den sprichwörtlichen Schlag ins Gesicht bekommt?

Hier ist eine Geschichte zur Veranschaulichung.

Bei einem kürzlichen Produktentwicklungsprojekt, das ich hier bei KT leitete, tat ich zunächst das, was alle guten Projektmanager tun. Ich erstellte eine Projekterklärung, entwickelte Ziele, erstellte einen Projektstrukturplan, wies meine Ressourcen zu und erstellte einen Zeitplan. Dieses Projekt war eines von vielen, die ich leitete, und erforderte nur einen mäßigen Teil meiner Zeit über einen Zeitraum von drei Monaten, es war also keine anspruchsvolle Aufgabe. So weit so gut, oder?

Zu diesem Zeitpunkt nickten alle mit dem Kopf, dass sie wüssten, was zu tun sei, und wir machten uns daran, es zu erledigen. Doch schon kurz nach Beginn der Umsetzung bekam ich das Gefühl, dass die Dinge nicht so gut liefen. Einige meiner Teamkollegen stellten die Projektziele in Frage, schienen wegen der Fristen gestresst zu sein und waren sich nicht sicher, ob einige Ergebnisse überhaupt erreicht werden konnten. Nun, hier war einer dieser Schläge, die Iron Mike erwähnte.

Ich berief eine Sitzung ein, um herauszufinden, was los war. Die ersten zehn Minuten waren ein einziges Durcheinander: Viele Fragen wurden aufgeworfen, wir sprangen zwischen drei oder vier Themen hin und her, und es wurde ein bisschen hitzig! Oje.

Gott sei Dank gibt es für Projektmanager Instrumente für genau diese Art von Situation. Bei Kepner-Tregoe verwenden wir Situation Appraisal (SA). SA ist ein Instrument, mit dem wir herausfinden können, was die Menschen bedrückt, vor allem, wenn es ihnen schwerfällt, es auszudrücken und die Dinge emotional geworden sind.

Als Erstes stellte ich einfache Fragen, die dazu beitrugen, das Tempo zu drosseln, und zählte jedes Anliegen auf, das sie äußerten. Dann sprachen wir über jedes Anliegen und stellten sicher, dass jedem klar war, worum es ging und dass wir tatsächlich nur über ein Problem und nicht über viele sprachen. Können Sie sich vorstellen, dass wir 42 einzelne Anliegen aufgelistet haben, und das nur wenige Tage nach Beginn des Projekts? Was wäre passiert, wenn ich nicht angefangen hätte, die richtigen Fragen zu stellen?

Nachdem wir uns einig waren, dass die Probleme klar waren, erstellten wir Pläne, um sie einzeln anzugehen, und setzten dann Prioritäten, je nachdem, welche die größten Auswirkungen auf die Erreichung unserer Projektziele haben würden. Einige dieser Probleme waren leicht zu lösen, und wir entschieden einfach, wer sich darum kümmern würde. Andere Anliegen waren komplizierter, und es wurden einzelne Personen oder kleine Teams damit beauftragt, sie zu lösen.

Erstaunlicherweise ging das Team nach knapp 90 Minuten mit einem viel besseren Gefühl aus dem Spiel. Wir wussten alle, was uns im Weg stand, und wir hatten einen Plan, um gegenzusteuern (sorry, ich bleibe bei der Boxmetapher), anstatt in unsere Ecke zu rennen.

Projektmanager verbringen viel Zeit damit, sich die Grundlagen des Projektmanagements anzueignen, aber manchmal braucht es mehr fortgeschrittenes Projektmanagement Werkzeuge, die ihnen in den schwierigsten Situationen helfen. Zum Glück hatte ich Situation Appraisal. Ich hatte wieder ein glückliches Team und ein Projekt, das schließlich pünktlich abgeschlossen wurde.

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