保持项目正常运行。大流行期间的风险管理

当企业面对冠状病毒大流行而关闭时,许多项目停滞不前,或者在项目团队重新组合的过程中一筹莫展。预算、最后期限、团队成员和活动突然消失或不确定。 现在是进行简单修改、重大修改还是完全重新评估的时候?即使是为适应和拥抱变化而设计的敏捷项目也被不确定性所包裹。

"项目不会在最后失败。他们在开始时就失败了"。

吉姆-刘易斯,博士。

现在,随着组织恢复到新的常态,许多项目已经被重新评估并适应当前的气候。如果项目获得了前进的绿灯,并且一旦对预算、期限和人员进行了修改,那么现在以及在项目前进过程中采取的一个有价值的规划步骤就是积极的风险管理。以下是在项目推进过程中为减少风险而采取的重要步骤。

1.在项目计划中确定问题可能性最大或可能最严重影响成功的领域.需要考虑的事情可能包括任何东西,从戏剧性的第二波病毒的影响、基于预算变化的不良成本估计、合格工作人员的不可用;到安全要求的变化、人力和材料的短缺或时间安排的冲突。确定将对计划产生最严重影响的潜在问题,将帮助你在最容易受到影响的领域预防或准备问题。

2.确定可能出错的具体事项。 具体化可以让你更有效地准备好应对问题。如果你能确定哪些角色和问题何时可能到来,那么人员配置问题的威胁就更容易解决。通过确定具体的威胁,你可以在问题到来之前将其击退,或者用替代性的解决方案做出快速反应。

3.列出这些问题的可能原因。 可能很明显,前面的问题涉及资金、人员配置或其他问题。通过识别潜在的原因,你可以提前接触,以抵御意外,尽量减少损失,并迅速作出反应。

4.计划采取行动,防止这些原因的发生。 预测成功的障碍似乎是消极的,但如果有充分的计划,你可以避开问题,或在它们阻碍项目进展之前解决它们。例如,如果某个特定工作包的人员问题使该工作的完成处于危险之中,你可以现在调整时间表,以减少以后的冲突。

5.如果问题真的发生,计划采取行动,将影响降到最低。 当问题出现时,沟通和计划是关键。由进度、预算或其他因素的不足引发的应急计划可以通过使用替代方法或 "B计划 "来推进工作。虽然问题对项目有负面影响,但精心策划的应急行动可以确保对计划工作的干扰降到最低,并使项目计划尽可能快地、有效地恢复。

6.将这些行动纳入项目计划。 通过提前管理风险,项目计划可以提供一个适应变化的现实的前进方式。预防措施和计划行动将减少以后出错的机会,并在问题发生时减轻其影响。

在坚实的风险管理的这六个基本组成部分的基础上,还有两个关键工具。 这就是强有力的沟通计划和确定关键利益相关者,同时管理他们的参与。 项目团队需要哪些信息来了解他们不断变化的环境和对他们的期望? 不断变化的运营环境可能需要改变这种沟通的方式和这种有针对性的沟通的频率。

看一看你的项目利益相关者以及你如何利用他们的参与和专业知识也很重要。 不断变化的操作条件,如世界范围内的大流行病反应,可能需要不同的解决方案。 项目目标,以及反过来,项目交付物可能会改变。 让新的利益相关者参与进来,或以新的方式让利益相关者参与进来,就成为一个高度优先事项。

管理项目风险可以加强项目计划并有助于确保成功。随着全国各地业务的重新开放和业务的重新上线,风险管理为项目计划以及日常运营建立了稳定性。这些步骤有助于提供未来可能出现的情况,以及如何在潜在问题和不确定性的情况下保持势头。

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