nld

Zes stappen om risico's in uw volgende project te beheersen

Uw projectplan is klaar, de werkpakketten in volgorde van binnenkomst gepland, de middelen gebudgetteerd en op een rij gezet, alles is klaar om te beginnen. Maar voordat een project wordt uitgevoerd, is er een essentiële volgende stap die vaak over het hoofd wordt gezien.

Zodra er een projectplan is, is het van essentieel belang de tijd te nemen om dingen die mis kunnen gaan te identificeren en voor te bereiden. U moet nagaan waar het mis kan gaan, welke problemen het grootste potentiële risico inhouden en welke maatregelen u zult nemen om ze te voorkomen of te beperken.

Is dit gewoon een pessimistische tijdverspilling en bent u gewoon op zoek naar problemen? In feite is deze essentiële volgende stap een proactieve stap die problemen wegneemt voordat het misgaat, u behoedt voor toekomstig gedoe en, als het toch misgaat, de gevolgen ervan tot een minimum kunt beperken.

Om de risico's in de planningsfase tot een minimum te beperken, kunt u gebruik maken van dit uit zes stappen bestaande proces voor de analyse van potentiële problemen:

1. Identificeer gebieden in het projectplan waar de kans op problemen het grootst is of het succes het sterkst kan beïnvloeden

2. Stel vast wat er specifiek mis kan gaan

3. Noem de mogelijke oorzaken van deze problemen

4. Plan acties om deze oorzaken te voorkomen

5. Plan acties die de gevolgen minimaliseren als de problemen zich toch voordoen

6. Wijzig het projectplan om deze acties op te nemen

In een complex project moet dit worden gedaan voor werkpakketten die bijzonder complex zijn, nieuw zijn of eerder zijn mislukt, vooral wanneer zij op het kritieke pad liggen. Zaken waarmee rekening moet worden gehouden, kunnen van alles zijn, van natuurverschijnselen, slechte ramingen of slecht opgeleid personeel, tot wijzigingen in de eisen, tekorten of planningsconflicten. Door de potentiële problemen te kiezen die de grootste impact op het plan zullen hebben en de waarschijnlijke oorzaken te overwegen, kunt u nu preventieve maatregelen nemen die de kans verkleinen dat het later misgaat. Bijvoorbeeld, in een IT-project identificeert u de vertraging in de installatie van een e-mailapplicatie als een grote impact op het project en de organisatie. De waarschijnlijke oorzaak zou kunnen zijn dat IT niet vertrouwd genoeg is met de gelijksoortige maar nieuwe email applicatie, en een preventieve actie zou kunnen zijn om iemand van IT op training te sturen ruim voor de installatie.

Hoewel preventieve maatregelen het risico aanzienlijk kunnen beperken, kan er toch nog iets misgaan. Het is ook belangrijk na te denken over voorwaardelijke maatregelen om de schade te beperken als zich problemen voordoen. Deze acties hebben een trigger nodig om u te waarschuwen dat het potentiële probleem zich heeft voorgedaan, en indien nodig kan dit een voorwaardelijke actie in gang zetten. Het is van essentieel belang te weten wat er waarschijnlijk zal gebeuren als zich een potentieel probleem voordoet, zodat passende maatregelen kunnen worden genomen. Bijvoorbeeld, u brengt een nieuw voetpoeder op de markt en een potentieel probleem is "een allergische reactie van klanten veroorzaakt negatieve publiciteit". Een trigger zou kunnen zijn wanneer "X aantal klanten een allergische reactie rapporteert," en de voorwaardelijke actie om negatieve publiciteit aan te pakken zou kunnen zijn om "testresultaten aan de media voor te leggen die de productveiligheid aantonen."

Wanneer uw potentiële probleemanalyse is voltooid, moeten de preventieve acties, voorwaardelijke acties en triggers worden toegevoegd aan het projectplan voor de werkpakketten. Wanneer het project loopt en het gevaar van het potentiële probleem geweken is, kunnen alle voorbereidingen voor voorwaardelijke acties worden verwijderd om onnodige kosten te vermijden.

Het beheersen van risico's voor uw project is een goed bestede tijd. Door de kans op problemen te verkleinen en door klaar te staan om in te grijpen als ze zich voordoen, kunt u de kans dat uw project op tijd, binnen het budget en met acceptabele prestaties wordt afgerond drastisch beïnvloeden.

Blog afbeelding 1
Project vergaderingen: Goed besteedde tijd?
Blog afbeelding 1
Project Sponsoring, De Vergeten Vaardigheid
Blog afbeelding 1
Voor organisatorische projecten, is een goed idee hebben niet genoeg
Blog afbeelding 1
Verbeteren van werken op afstand met projectmanagementvaardigheden

Wij zijn experts in:

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of offertes!