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Six étapes pour gérer le risque dans votre prochain projet

Votre plan de projet est en place, les lots de travaux sont séquencés et programmés, les ressources sont budgétisées et alignées, tout est prêt. Mais avant la mise en œuvre d'un projet, il y a une étape suivante essentielle qui est souvent négligée.

Une fois que le plan de projet est en place, il est essentiel de prendre le temps d'identifier et de se préparer aux choses qui pourraient mal tourner. Vous devez identifier les problèmes qui pourraient mal tourner, ceux qui présentent le plus grand risque potentiel et les mesures que vous prendrez pour les prévenir ou les contenir.

S'agit-il simplement d'une perte de temps pessimiste et cherchez-vous simplement des ennuis ? En fait, cette prochaine étape essentielle est une démarche proactive qui élimine les problèmes avant que les choses ne tournent mal, vous évite de futurs tracas et, si les choses tournent mal, vous pouvez en minimiser l'impact.

Pour minimiser les risques lors de la phase de planification, utilisez ce processus d'analyse des problèmes potentiels en six étapes :

1. Identifier les domaines du plan de projet où le potentiel de problèmes est le plus élevé ou qui pourraient avoir le plus d'impact sur la réussite du projet.

2. Identifiez les éléments spécifiques qui pourraient mal tourner

3. Énumérez les causes probables de ces problèmes

4. Planifier des actions pour empêcher ces causes de se produire

5. Planifier des actions qui minimisent l'impact si les problèmes surviennent.

6. Modifiez le plan du projet pour inclure ces actions

Dans le cas d'un projet complexe, il convient de procéder ainsi pour tous les lots de travaux particulièrement complexes, nouveaux ou qui ont déjà échoué, surtout s'ils se trouvent sur le chemin critique. Les éléments à prendre en compte peuvent être des phénomènes naturels, de mauvaises estimations, un personnel peu qualifié, des modifications des exigences, des pénuries ou des conflits de calendrier. En choisissant les problèmes potentiels qui auront l'impact le plus grave sur le plan et en examinant les causes probables, vous pouvez prendre dès maintenant des mesures préventives qui réduiront les risques que les choses tournent mal plus tard. Par exemple, dans un projet informatique, vous identifiez le retard dans l'installation d'une application de messagerie électronique comme ayant un impact important sur le projet et l'organisation. La cause probable pourrait être que le service informatique n'est pas suffisamment familiarisé avec l'application de messagerie similaire mais nouvelle, et une action préventive pourrait consister à envoyer une personne du service informatique se former bien avant l'installation.

Bien que les actions préventives puissent réduire le risque de manière significative, les choses peuvent toujours mal tourner. Il est également important d'envisager des actions contingentes à prendre qui minimiseront les dommages si des problèmes surviennent. Ces actions ont besoin d'un déclencheur pour vous avertir que le problème potentiel s'est produit, et si nécessaire, cela peut déclencher une action contingente. Il est essentiel de savoir ce qui est susceptible de se produire en cas de problème potentiel afin de prendre les mesures appropriées. Par exemple, vous lancez une nouvelle poudre pour les pieds et un problème potentiel est "une réaction allergique des clients entraîne une publicité négative". Un déclencheur pourrait être "un nombre X de clients signalent une réaction allergique", et l'action contingente pour faire face à la publicité négative pourrait être de "soumettre aux médias des résultats de tests démontrant la sécurité du produit".

Lorsque votre analyse du problème potentiel est terminée, les actions préventives, les actions contingentes et les déclencheurs doivent être ajoutés au plan de projet pour les lots de travaux. Lorsque le projet est en cours et que le danger du problème potentiel est passé, toute préparation d'actions contingentes peut être supprimée pour éviter des coûts inutiles.

La gestion des risques liés à votre projet est du temps bien employé. En réduisant la probabilité que des problèmes surviennent et en étant prêt à agir s'ils surviennent, vous pouvez influencer considérablement la probabilité de terminer votre projet dans les délais, dans le budget et avec une performance acceptable.

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