Sechs Schritte zur Risikoverwaltung bei Ihrem nächsten Projekt

Der Projektplan steht, die Arbeitspakete sind festgelegt und terminiert, die Ressourcen sind budgetiert und eingeteilt, alles ist bereit für den Start. Doch bevor ein Projekt umgesetzt wird, gibt es einen wichtigen nächsten Schritt, der oft übersehen wird.

Sobald ein Projektplan vorliegt, ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, die Dinge zu ermitteln, die schief gehen könnten, und sich darauf vorzubereiten. Sie müssen herausfinden, wo Probleme schiefgehen könnten, welche Probleme das größte potenzielle Risiko darstellen und welche Maßnahmen Sie ergreifen werden, um sie zu verhindern oder einzudämmen.

Ist das nur eine pessimistische Zeitverschwendung und suchen Sie einfach nur Ärger? Tatsächlich ist dieser wichtige nächste Schritt ein proaktiver Schritt, der Probleme beseitigt, bevor etwas schief geht, der Sie vor künftigem Ärger bewahrt und der, wenn etwas schief geht, die Auswirkungen minimiert.

Um das Risiko in der Planungsphase zu minimieren, sollten Sie den sechsstufigen Prozess der Analyse potenzieller Probleme anwenden:

1. Identifizierung der Bereiche im Projektplan, in denen das Potenzial für Probleme am größten ist oder den Erfolg am stärksten beeinträchtigen könnte

2. Identifizieren Sie die spezifischen Dinge, die schief gehen könnten

3. Nennen Sie die möglichen Ursachen für diese Probleme

4. Planen Sie Maßnahmen, um diese Ursachen zu verhindern

5. Planen Sie Maßnahmen, die die Auswirkungen minimieren, falls die Probleme auftreten

6. Ändern Sie den Projektplan, um diese Maßnahmen einzubeziehen

Bei einem komplexen Projekt sollte dies für alle Arbeitspakete geschehen, die besonders komplex oder neu sind oder schon einmal gescheitert sind, insbesondere wenn sie sich auf dem kritischen Pfad befinden. Zu den zu berücksichtigenden Faktoren gehören Naturereignisse, falsche Schätzungen, unzureichend qualifiziertes Personal, geänderte Anforderungen, Engpässe oder Terminkonflikte. Indem Sie die potenziellen Probleme auswählen, die sich am stärksten auf den Plan auswirken, und die wahrscheinlichen Ursachen berücksichtigen, können Sie bereits jetzt vorbeugende Maßnahmen ergreifen, die die Wahrscheinlichkeit eines späteren Scheiterns verringern. Ein Beispiel: In einem IT-Projekt stellen Sie fest, dass die Verzögerung bei der Installation einer E-Mail-Anwendung große Auswirkungen auf das Projekt und das Unternehmen hat. Die wahrscheinliche Ursache könnte darin liegen, dass die IT-Abteilung nicht ausreichend mit der ähnlichen, aber neuen E-Mail-Anwendung vertraut ist, und eine Präventivmaßnahme könnte darin bestehen, jemanden aus der IT-Abteilung rechtzeitig vor der Installation zu einer Schulung zu schicken.

Auch wenn vorbeugende Maßnahmen das Risiko erheblich verringern können, kann immer noch etwas schief gehen. Es ist auch wichtig, Eventualmaßnahmen in Betracht zu ziehen, um den Schaden zu minimieren, falls Probleme auftreten. Diese Maßnahmen benötigen einen Auslöser, der Sie warnt, dass ein potenzielles Problem aufgetreten ist, und der bei Bedarf eine Eventualmaßnahme einleitet. Es ist wichtig zu wissen, was bei Auftreten eines potenziellen Problems wahrscheinlich passieren wird, damit geeignete Maßnahmen ergriffen werden können. Ein Beispiel: Sie bringen ein neues Fußpuder auf den Markt, und ein potenzielles Problem besteht darin, dass "eine allergische Reaktion von Kunden negative Publicity verursacht". Ein Auslöser könnte sein, dass "X Kunden von einer allergischen Reaktion berichten", und die Eventualmaßnahme zur Bewältigung der negativen Publicity könnte darin bestehen, "den Medien Testergebnisse vorzulegen, die die Produktsicherheit belegen".

Wenn die Analyse des potenziellen Problems abgeschlossen ist, sollten die Präventivmaßnahmen, Eventualmaßnahmen und Auslöser in den Projektplan für die Arbeitspakete aufgenommen werden. Wenn das Projekt im Gange und die Gefahr des potenziellen Problems vorüber ist, können alle Vorbereitungen für Eventualmaßnahmen entfernt werden, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Die Bewältigung von Risiken für Ihr Projekt ist gut investierte Zeit. Indem Sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass Probleme auftreten, und indem Sie bereit sind zu handeln, wenn sie auftreten, können Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt rechtzeitig, im Rahmen des Budgets und mit akzeptabler Leistung abgeschlossen wird, drastisch beeinflussen.

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