在你的下一个项目中管理风险的六个步骤

你的项目计划已经到位,工作包被排序和安排,资源被预算和排队,一切准备就绪。但是,在项目实施之前,有一个重要的下一步往往被忽视了。

一旦有了项目计划,就必须花时间来识别和准备可能出错的事情。你需要确定哪些问题可能出错,哪些问题具有最大的潜在风险,以及你将采取哪些行动来防止或遏制它们。

这只是在悲观地浪费时间,你只是在寻找麻烦吗?其实这个必不可少的下一步是一个主动的步骤,它可以在事情发生之前消除问题,使你免于未来的麻烦,而且,如果事情真的出了问题,你可以将其影响降到最低。

为了尽量减少规划阶段的风险,请使用这个六步潜在问题分析过程。

1.在项目计划中确定问题可能性最大或可能最严重影响成功的领域

2.确定可能出错的具体事项

3.列出这些问题的可能原因

4.计划行动以防止这些原因的发生

5.如果问题真的发生,计划行动以尽量减少影响

6.修改项目计划以包括这些行动

在一个复杂的项目中,对于任何特别复杂的、新的或以前失败过的工作包都应该这样做,特别是当它们处于关键路径上时。需要考虑的事情可能包括从自然现象、糟糕的估计、或技术不佳的工作人员,到需求的变化、短缺或日程安排的冲突。通过选择对计划影响最严重的潜在问题并考虑可能的原因,你现在就可以采取预防措施,减少以后出问题的机会。例如,在一个IT项目中,你发现一个电子邮件应用程序的安装延迟对项目和组织有很大影响。可能的原因是IT部门对类似的但新的电子邮件应用程序不够熟悉,预防措施可以是在安装前派IT部门的人进行培训。

虽然预防措施可以大大减少风险,但事情仍然可能出错。同样重要的是要考虑采取应急行动,以便在问题发生时将损失降到最低。这些行动需要一个触发器来警告你潜在的问题已经发生,如果有必要,这可以启动一个应急行动。了解一旦发生潜在问题可能会发生什么,以便采取适当的行动是非常重要的。例如,你正在推出一种新的足粉,一个潜在的问题是 "顾客的过敏反应导致负面的宣传"。触发因素可能是当 "有X个客户报告过敏反应 "时,解决负面宣传的应急行动可能是 "向媒体提交测试结果,证明产品的安全性"。

当你的潜在问题分析完成后,预防行动、应急行动和触发器应该被添加到工作包的项目计划中。当项目正在进行,潜在问题的危险已经过去,任何准备好的应急行动都可以被删除,以避免不必要的费用。

管理你项目的风险是值得花时间的。通过减少问题发生的可能性,并在问题发生时准备好采取行动,你可以极大地影响按时、在预算内和以可接受的性能完成项目的可能性。

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