nld

Plannen wanneer de toekomst wazig is. Drie acties om onzekerheid te managen

We kunnen geen onderdelen uit Mexico krijgen. Een uitbraak legt de productie stil. Saneringsprotocollen en sociale afstand bepalen roosters, werkplekken en werkstromen. Sommige werknemers voelen zich niet veilig op het werk. Anderen hebben geen kinderopvang of zitten thuis in quarantaine. De vraag neemt toe of keert niet terug. Geld slinkt.  

Bedrijven kunnen pas over een paar maanden met gezag spreken. Organisaties die geconfronteerd worden met onzekerheid als de pandemie afvlakt om vervolgens weer te stijgen en van richting te veranderen, hebben manieren nodig om het onbekende te beperken of er op zijn minst mee om te gaan. Het is verstandig om de huidige situatie regelmatig te evalueren om te begrijpen wat er aan de hand is en om te bepalen hoe uw inspanningen het best gericht kunnen worden. Het is geen sinecure om de werkomgeving te onderzoeken op de belangrijkste problemen die actie vereisen. Maar hier zijn drie activiteiten die enige orde kunnen scheppen in de onzekerheid van vandaag.

  • Maak een lijst van problemen die om actie vragen. Welke problemen moeten we nu aanpakken? Welke beslissingen moeten worden genomen? Welke projecten moeten opnieuw worden geëvalueerd? Welke veranderingen moeten worden doorgevoerd?

Deze vragen zijn uitgangspunten voor de discussie. Uiteindelijk zullen zij uitmonden in een lijst van problemen, besluiten, en toekomstgerichte bedreigingen en kansen die aandacht verdienen.

In opeenvolgende enquêtes onder CFO'sCFO's meldden van april tot medio juni 2020 een toenemende bezorgdheid over een tweede golf van Covid-19 en veranderende perspectieven. Zo verdrievoudigde de bezorgdheid over cyberbeveiliging van april tot juni naarmate organisaties overgingen op werken op afstand, terwijl de bezorgdheid over de productiviteit van werknemers in deze periode afnam naarmate organisaties gewend raakten aan thuiswerken. De veranderingen in de ondervraagde CFO-zorgen onderstrepen de waarde van het regelmatig evalueren van actuele zorgen en het bijstellen van prioriteiten op basis van actuele informatie, zorgen en percepties.

  • Scheid zorgen en verduidelijk ze. Door de problemen te verduidelijken, worden de acties gericht. Een combinatie van problemen die zich als één situatie voordoen, kan niet doeltreffend worden aangepakt.

Het is noodzakelijk om te overwegen of dit eigenlijk één zorg is (de update van het kennisbeheersysteem loopt achter) of een samenstelling van meerdere zorgen (toegang van afgelegen locaties moet beter worden beveiligd, databases moeten worden gemigreerd zonder downtime, etc.). Als een probleem een samenstelling van problemen is, moet elk probleem worden geïsoleerd en aangepakt. Door na te gaan welke acties door een punt van zorg worden gesuggereerd, wordt duidelijker wat er moet worden gedaan en kan de relatieve prioriteit van elke actie worden beoordeeld.

Een Hollywood-studio die de productie opnieuw wil opstarten, wordt niet alleen geconfronteerd met de vraag "de laatste drie opnamedagen die in maart werden geannuleerd, af te werken", maar ook met tal van specifieke kwesties die prioriteit moeten krijgen en moeten worden aangepakt. Het kan bijvoorbeeld gaan om de gezondheid van belangrijke, onvervangbare acteurs, de manier waarop een scène met een menigte moet worden opgenomen wanneer het aantal mensen beperkt is tot 10, of de manier waarop niet langer beschikbare apparatuur moet worden vervangen.

  • Houd rekening met de ernst, de urgentie en de groei. Elk afzonderlijk thema heeft zijn eigen unieke kenmerken en aanspraken op prioriteit. In deze tijd van onzekerheid zullen de prioriteiten veranderen.

Aangezien veiligheidskwesties het belangrijkst zijn in termen van ernst, urgentie en groei, komen zij in de plaats van de vroegere zorgen met hoge prioriteit die in het verleden de activiteit bepaalden (planning, budgetten, marketingplannen, enz.). Het vergt echte discipline om de huidige prioriteiten opnieuw te bepalen op basis van de relatieve ernst, urgentie en waarschijnlijke toekomstige groei, vooral wanneer een zorg als kosten wordt verdrongen door veiligheidsbehoeften. Maar de resultaten zijn de discipline waard. Niets maakt de wijsheid van het stellen van actuele, rationele prioriteiten beter duidelijk dan de negatieve gevolgen van het ontbreken ervan.

Door de onzekerheid die de pandemie teweegbrengt, moeten bedrijven zich concentreren op de dagen en weken die onmiddellijk voor hen liggen. Het is moeilijk om meer dan twee tot drie maanden vooruit te plannen.

Onzekerheidsmanagement vereist frequente evaluaties van actuele problemen op basis van relevante informatie en gezamenlijke beoordelingen van prioriteiten. Het lijkt misschien een afleidingsmanoeuvre, maar door de situatie te evalueren kunnen de middelen doelgericht worden ingezet en kan de kans op ongewenste resultaten die van invloed zijn op de duurzaamheid en het succes van de onderneming, worden verkleind.

Over Kepner-Tregoe

We hopen allemaal dat het u goed gaat in deze ontwrichtende tijd in de geschiedenis van onze wereld. Al meer dan 60 jaar heeft ons bedrijf, Kepner-Tregoe, de mogelijkheid om grote organisaties te helpen succesvol door radicale veranderingen te navigeren, hardnekkige problemen op te lossen en de prestaties op het gebied van incident- en probleemmanagement te verhogen door middel van tools, training en consulting - wat leidt tot zeer effectieve teams die klaar staan om te reageren op de meest kritieke problemen van uw bedrijf.

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of een voorstel!