Naarmate de vraag naar permanente bijscholing van een evoluerend personeelsbestand toeneemt, nemen ook de opleidingskosten toe. Volgens de ATD (Association for Talent Development) bedragen de gemiddelde jaarlijkse opleidingsuitgaven per werknemer ruwweg $1.300. Dat is exclusief de kosten om werknemers voor de opleiding weg te halen van hun normale taken.
En dan is er nog "het nieuwe normale werken". De COVID-19 pandemie dwong een groot aantal werknemers om op afstand thuis te werken. Zowel trainers (intern en extern) als cursisten moesten een harde draai maken naar online oplossingen, waardoor nieuwe uitdagingen - en kansen - ontstonden om ervoor te zorgen dat training zo effectief mogelijk is. In deze omgeving is de druk nog nooit zo groot geweest voor Learning & Development om aan te tonen dat training een investering is in plaats van een kostenpost.
Om de effectiviteit van training te evalueren, moeten organisaties een raamwerk voor de ontwikkeling van vaardigheden creëren dat werknemers van training naar kennisbehoud naar blijvende gedragsveranderingen brengt. Zodra u weet dat uw opleidingsinitiatieven op deze manier zijn opgezet, is het gemakkelijker om de werkelijke zakelijke impact te meten.
Het veranderende leerlandschap maakt het meten van ROI een uitdaging
Volgens het ATD-rapport was de traditionele klassikale opleiding met instructeur in 2019 goed voor ongeveer 50% aan leeruren. Aangespoord door de gebeurtenissen van 2020 maakt deze leveringsmethode snel plaats voor nieuwe vormen van agile, adaptief leren.
Nu grote delen van de bevolking op afstand werken, zijn flexibele leermodellen meer dan ooit nodig. Digitale training of eLearning kan worden aangeboden aan een fysiek verspreid publiek en kan worden gebruikt waar en wanneer training nodig is - op elk apparaat. Programma's kunnen worden aangepast en aangepast aan verschillende soorten lerenden in formaten zoals online materiaal, uitlegvideo's, podcasts, MOOC's (Massive Open Online Courses), interactieve cursussen en meer.
Bovendien heeft de evolutie van communicatieplatformen zoals Zoom, WebEx en Microsoft Teams aanbieders van opleidingen in staat gesteld om de fysieke klaservaring beter te weerspiegelen in een online wereld. Met meer tools en methoden om kennis over te dragen, hoeven instructeurs niet meer dagenlang ter plaatse te zijn om impact te hebben.
Natuurlijk kan niet al het werk vanuit huis worden gedaan. Werknemers op locatie hebben nog steeds bijscholing en training nodig en hebben baat bij training op de werkplek. Leren op locatie kan worden verweven met werkactiviteiten zoals coaching, meelopen met collega's, functieroulering en rekbare opdrachten (taken die buiten de huidige rol van de werknemer vallen).
Simulatie en gamificatie zijn ervaringsgerichte leermethoden die werknemers helpen nieuwe vaardigheden toe te passen in een veilige oefenomgeving met weinig risico. Via ervaringsleren kunnen millennials en Gen Z-werknemers gemakkelijk technisch onderlegd worden en het helpt ook om eventuele leerweerstand van een personeelsbestand van verschillende leeftijden, culturen en talen te overwinnen dankzij het "hands-on" leerontwerp.
Dit zijn zowel spannende als uitdagende tijden voor L&D en voor lerenden op de werkplek. Het evoluerende leerlandschap heeft de deur geopend naar een nieuwe wereld van training, maar nieuwe leveringsmethoden kunnen het ook moeilijk maken om de trainingseffectiviteit te evalueren en te vertalen in meetbare resultaten.
Een kader voor het omzetten van opleidingen in resultaten
Het maximaliseren van de resultaten van training vereist inzicht in de verschillende niveaus van doelstellingen die lerenden en organisaties kunnen hebben en hoe ze met elkaar verbonden zijn. De vier niveaus - leren, kennis, gedrag, resultaten - variëren meestal per rol en kunnen in de loop van de tijd evolueren naarmate de organisatie volwassener wordt.
Het Kepner-Tregoe ROI-Raamwerk
- Leren - Vooral bezig met de trainingservaring zelf en ervoor zorgen dat de inhoud relevant is voor leerlingen
- Kennis Kennis - gaat na hoeveel kennis is behouden en kan worden toegepast op basis van meestal theoretische scenario's en vragen, zoals een examen of een casestudy
- Gedrag - De demonstratie en documentatie van daadwerkelijk, aanhoudend gedrag
- Resultaten - De impact van training op harde meetgegevens (KPI's)
Het doel van het hebben van een kader is het identificeren van hiaten en mogelijkheden voor verbetering. Weten dat er een progressie nodig is om training om te zetten in "harde resultaten" is een belangrijk besef. Resultaten komen niet uit de lucht vallen alleen omdat iemand training krijgt.
Het is ook belangrijk om te begrijpen dat dit raamwerk een continuüm is. Er is een natuurlijke oorzaak-gevolgrelatie tussen deze niveaus - ze zijn onderling verbonden. Merk ook op dat er geen verkeerde plek is om te beginnen. Het hangt allemaal af van wat de trainingsdoelen zijn en waar je organisatie zich in het traject bevindt.
Er is echter een kritisch overgangspunt dat moet worden gepasseerd om echt de waarde van elke trainingsinspanning vast te leggen. Dat punt is de vertaling van kennis naar gedrag: Zonder gedragsverandering kunnen de resultaten niet veranderen. Om dat te bereiken, moet je je richten op de adoptie van de vaardigheden die je wilt aanleren.
De sleutel tot adoptie
Wanneer nieuwe vaardigheden onvoldoende worden gebruikt of worden genegeerd zodra werknemers weer aan het werk zijn, veranderen gedrag en processen niet, blijft de output hetzelfde en wordt er geld verspild aan training. Met zoveel tijd, geld en moeite die aan training wordt besteed, moet het bereiken van meetbare resultaten beginnen met één vraag: "Hebben lerenden hun gedrag veranderd na de training?".
Daarom is het gedragsniveau het kritieke punt van het ROI Framework. Als het met een duidelijke intentie wordt aangepakt, kan het een aanzienlijk rendement op je investering in training opleveren. De sleutel is het definiëren van dat kritieke gedrag dat de training wilde aanwakkeren en ondersteunen bij individuen, teams en hele organisaties... en vervolgens de adoptie stimuleren.
Zeven bouwstenen voor duurzaam gedrag
Het kan een uitdaging zijn om gedragsveranderingen vol te houden en resultaten te boeken. Hier zijn zeven ideeën die kunnen helpen om trainingsinitiatieven succesvoller te maken.
1. Leiders moeten de opleiding ondersteunen - voor, tijdens en na
Gedragsverandering is onmogelijk zonder de steun van het leiderschap. Leiders moeten er vanaf het begin bij betrokken worden om hun betrokkenheid bij de training te tonen en het belang ervan voor het bedrijf te onderstrepen.
Leiders moeten voorafgaand aan de training communiceren met de deelnemers om hen volledig voor te bereiden op de training, door uit te leggen welke vaardigheden ze moeten leren en hoe de nieuwe vaardigheden verband houden met hun werk. Daarnaast moeten leiders aanwezig zijn bij het begin van het trainingsprogramma zelf en terugkeren aan het einde voor eventuele presentaties van de cursisten om te verzekeren dat de training aan de verwachtingen heeft voldaan. Om de deelnemers niet onder druk te zetten, moeten ze echter niet de hele training blijven.
Op het werk is het van het grootste belang dat leiders leerlingen aanmoedigen, ondersteunen en controleren bij het voortdurend toepassen van nieuwe vaardigheden op het werk. Leiders moeten:
- De verwachtingen en de gevolgen van handelen of niet-handelen versterken
- Interne belemmeringen voor gedragsveranderingen wegnemen
- De prioriteiten van het team beheren om conflicten te beperken
- Demonstreer en toon het gebruik van de nieuwe vaardigheden
- de werknemers te begeleiden bij het gebruik van de nieuwe vaardigheden
- Observeer en documenteer het gebruik van nieuwe vaardigheden op de werkplek
Om nieuwe leerlingen te motiveren, kunnen leiders functieprofielen aanpassen om het gewenste gedrag te weerspiegelen, het gebruik van nieuwe vaardigheden integreren in regelmatige functioneringsgesprekken en feedback/coaching-sessies, en overwegen beloningen aan te bieden voor mensen die hun manier van werken veranderen.
Wanneer leiders consequent belangstelling blijven tonen voor het gebruik van nieuwe vaardigheden, zullen de mensen aan wie zij leiding geven dat ook doen.
2. Opleiding relevant en toegankelijk maken voor de lerenden
Leerlingen moeten de opleiding direct aan hun baan kunnen koppelen. Als zij dit verband kunnen leggen, zien zij de waarde van de opleiding in en hebben zij meer vertrouwen in het gebruik van hun nieuwe vaardigheden op de werkplek.
Ten eerste moet L&D samenwerken met de bedrijfsleiding om een duidelijk inzicht te krijgen in de opleidingsbehoeften en de redenen waarom werknemers nieuwe vaardigheden nodig hebben. Vervolgens moet de opleiding nauw aansluiten bij de werkomgeving om ze relevant te maken voor de lerenden.
Om de mentale afstand tussen training en het toepassen van nieuwe vaardigheden op het werk te verkleinen, moet de training gericht zijn op het toepassen van nieuwe vaardigheden om echte problemen op de werkplek op te lossen:
- Gebruik echte problemen op het werk en vraag werknemers om ze op te lossen met nieuw geleerde vaardigheden.
- Zorg voor één-op-één coaching door instructeurs/coaches die ervaring hebben met het behalen van operationele resultaten.
- Streef niet naar perfectie. Moedig in plaats daarvan een "fail fast, fail forward"-cultuur aan en richt je op incrementele verbeteringen.
Leren houdt niet op wanneer de klok 17.00 uur slaat op de laatste dag. Na de training hebben deelnemers toegang nodig tot on-demand tools en hulpmiddelen zodat ze hun nieuwe vaardigheden in de praktijk kunnen brengen wanneer ze aan het werk zijn. Voorbeelden van hulpmiddelen zijn demonstratievideo's, sjablonen, workflowtools of checklists en snelle naslaggidsen voor het oplossen van specifieke problemen.
Hoe meer werknemers nieuwe vaardigheden kunnen koppelen aan hun job, hoe groter de kans dat ze ze zullen blijven gebruiken. Uiteindelijk wordt duurzaam leren gewoon de manier waarop het werk gedaan wordt.
3. Mogelijkheden bieden om nieuwe vaardigheden uit te diepen
Na de training keren cursisten terug naar hun werkplek of bureau waar de dagelijkse afleidingen de overhand nemen. Deadlines, projecten, achterstallige e-mails en "brandjes blussen" verdringen die kostbare trainingsuren naar de bodem van de stapel.
Hoe zorg je ervoor dat werknemers zich blijven concentreren op wat ze hebben geleerd, zodat ze hun nieuwe kennis met succes kunnen overdragen naar hun werk? Breid het klaslokaal uit met mogelijkheden om hun vaardigheden te verdiepen voordat ze de kans krijgen om van het nieuwe leren een vage herinnering te maken. Zorg ervoor dat deze mogelijkheden gemakkelijk en op een flexibele manier kunnen worden "geconsumeerd" zonder het dagelijkse werk te verstoren.
Bijkomende inhoud voor na de sessie, zoals e-learningcursussen op eigen tempo, kan zeer krachtig zijn om de geleerde vaardigheden te versterken.
Ervaringsgerichte training of simulatiemogelijkheden waar werknemers vaardigheden kunnen oefenen en feedback kunnen krijgen in een "safe-to-fail" omgeving optimaliseren de toepassing van nieuwe vaardigheden en kunnen helpen vertrouwen op te bouwen voor een snellere acceptatie en een kortere tijd tot aan resultaten. Lees meer over de op simulatie gebaseerde training oplossingen die we bieden.
Voer vervolgexamens uit om te testen of werknemers de nieuwe concepten waarover ze hebben geleerd begrijpen. Test niet het "wat", maar het "hoe". Hoe worden de nieuw geleerde vaardigheden toegepast in levensechte scenario's? Waar moeten deze vaardigheden worden toegepast, wanneer moeten ze worden gebruikt en wanneer niet?
4. Ondersteun succes met coaching en feedback
Het kan ontmoedigend zijn om nieuwe vaardigheden toe te passen in een snelle, dagelijkse werkomgeving. Vaak is het gewoon makkelijker om terug te vallen op oude manieren. Maar een goede coach of facilitator kan de overgang naar nieuwe processen gemakkelijker maken.
Coaching kan werknemers begeleiden bij het toepassen van hun vaardigheden op het werk, ervoor zorgen dat vaardigheden op de juiste manier worden gebruikt, en het vertrouwen van de werknemer helpen ontwikkelen.
Een cruciale factor voor succes is feedback. Oefening baart kunst, maar feedback maakt perfect. Coaches kunnen feedback gebruiken om toepassingsfouten in realtime aan te pakken wanneer ze individuen of een groep leiden. Coaches geven lerenden de kans om hun werk te corrigeren en van hun inspanningen te leren. Bovendien moedigt positieve feedback anderen aan om extra moeite te doen en een nieuwe vaardigheid te gebruiken.
Coaching kan persoonlijk worden gegeven door iemand die constant aanwezig is in het bedrijf of die beschikbaar is voor coaching tijdens specifieke uren en die tijdig kan reageren. Coaching kan ook virtueel worden aangeboden via platforms zoals Skype, Microsoft Teams of WebEx. Coaches kunnen medewerkers op locatie zijn of externe KMO's. Zorg ervoor dat coaching past binnen de context van de rol van de medewerker, plaatsvindt tijdens de dagelijkse routines en kort en doelgericht is.
5. Observeer en documenteer voortdurend gebruik van nieuwe vaardigheden
Uw mensen hebben een opleiding gekregen en zijn begonnen de nieuwe concepten in hun werk toe te passen. Hoe moedigt u hen aan om ze in de toekomst te blijven gebruiken?
Leiders en leerlingen kunnen samen op zoek gaan naar operationele problemen en bepalen hoe ze nieuwe vaardigheden kunnen gebruiken om oplossingen te vinden. Als het probleem bijzonder moeilijk is of als de impact van het probleem groot is, kan de leerling terugvallen op oude gewoonten. Het is aan hun leiders om hen af te remmen en het gebruik van nieuw aangeleerde vaardigheden aan te moedigen (die hoe dan ook een beter resultaat zouden moeten opleveren).
Leiders kunnen ervoor zorgen dat training een blijvende impact heeft door werknemers te verplichten hun gebruik van nieuwe vaardigheden te documenteren. Op deze manier worden vaardigheden versterkt door regelmatige rapportage en worden oplossingen uiteindelijk sneller en eenvoudiger bereikt. Overweeg om pas trainingscertificaten of officiële referenties uit te reiken nadat deelnemers het gebruik van hun nieuwe vaardigheden hebben gedocumenteerd. Op die manier is lof gekoppeld aan resultaten in plaats van aan bewijs van aanwezigheid bij de training of conceptuele kennis.
Daarnaast moeten succesverhalen en toepassingen van werknemers worden opgeslagen in een online kennisbank, zodat anderen er snel op kunnen terugvallen als zich in de toekomst soortgelijke problemen voordoen. De leiding moet de financiële afdeling bij het documentatieproces betrekken om financiële besparingen of voordelen van opgeloste problemen te valideren, en die resultaten kunnen worden gedeeld.
6. Inbedden van nieuwe vaardigheden in bestaande processen
Terug op het werk moeten de cursisten bepalen hoe ze hun nieuwe kennis kunnen toepassen binnen de standaard operationele procedures. Als de bestaande processen en systemen het gebruik van de nieuwe vaardigheden niet ondersteunen, raken de lerenden in de war en gedemotiveerd, en raakt de opleiding snel in het slop.
De sleutel is om de nieuwe vaardigheden in te bedden in de standaard dagelijkse werking van een organisatie. De meest voorkomende valkuil hierbij is het positioneren van het gebruik van nieuwe vaardigheden als speciale gebeurtenissen in plaats van simpelweg de manier waarop het werk wordt gedaan.
Duidelijke triggers voor het gebruik en een gemeenschappelijk begrip van hoe de nieuwe vaardigheden in processen gebruikt moeten worden, zijn van vitaal belang voor een succesvolle implementatie. Betrek lerenden bij het ontwerpen van deze procesintegraties en pas op dat je geen stappen toevoegt om details toe te voegen. Met andere woorden, als je processtappen toevoegt of wijzigt, wat kun je dan verwijderen om te voorkomen dat het gebruik van nieuwe vaardigheden omslachtig wordt? Het nieuw ontworpen bedrijfsproces wordt een deel van de basis voor coaching rond het gebruik van vaardigheden.
Learning & Development en operationele leiders moeten ook overwegen om de IT-afdeling erbij te betrekken om voordeel te halen uit bestaande workflowtools voor documentatie, duurzaamheid en om het leren binnen de organisatie te vergroten.
7. Denk aan de initiële gevolgen voor de lerenden die succes kunnen doen ontsporen
Belemmeringen die gewenst gedrag in de weg staan, moeten worden geïdentificeerd en weggenomen om de weg vrij te maken voor de integratie van nieuwe vaardigheden. Als de werkomgeving het moeilijk maakt om nieuwe kennis toe te passen, zijn opleidingskosten weggegooid geld.
Als mensen eenmaal een opleiding hebben gevolgd, zijn ze technisch klaar om de nieuwe vaardigheden in hun werkomgeving toe te passen. Maar er kunnen hindernissen zijn of op korte termijn tegenstrijdige prioriteiten die hen verhinderen hun nieuwe kennis toe te passen. Extra papierwerk kan het bijvoorbeeld lastig maken om de nieuwe vaardigheden te gebruiken. De lerenden kunnen worden aangemoedigd om het nieuwe proces te gebruiken, maar niet voldoende tijd krijgen om het in de praktijk te brengen.
Het gaat niet alleen om het vaststellen van taakverantwoordelijkheden. In de strijd tussen wat goed is voor de organisatie en wat goed is voor de lerende, drijven de gevolgen voor de lerende meestal duurzaam gedrag aan. Dit is de strijd van het evenwicht van de gevolgen tussen de organisatie en het individu - en waar de meeste organisaties tekort schieten.
Voorbeeld: Een plant engineer begrijpt meestal waarom het oplossen van problemen belangrijk is voor een organisatie. Hij heeft de vaardigheden en de kennis om problemen op te lossen. Dezelfde ingenieur begrijpt hoe preventief probleemdenken nuttig is. Dit zijn positieve gevolgen voor de organisatie, maar de erkenning ervan laat meestal op zich wachten.
Sommige tegenstrijdige kortetermijneffecten met betrekking tot de ingenieur kunnen een rol gaan spelen. De focus kan liggen op het voltooien van documentatie in plaats van het permanent oplossen van een probleem. De ingenieur kan publiekelijk worden beloond voor het effectief bestrijden van branden, maar niet worden erkend voor het vermijden van een probleem.
Individuele effecten die relevant zijn voor de leerling winnen het altijd van vertraagde langetermijneffecten voor de organisatie.
Conclusie
Training gaat over het verbeteren van individuele en teamprestaties, en op zijn beurt het beïnvloeden van de algemene prestaties van uw organisatie. Het is belangrijk om de effectiviteit van de training te evalueren en ervoor te zorgen dat de oorspronkelijke doelen zijn bereikt. Even belangrijk is het om de lessen te gebruiken om programma's bij te werken en te verbeteren, een betere oplossing te vinden of zelfs een programma stop te zetten.
Besef dat veel voordelen van training moeilijk te meten zijn omdat ze meestal kwalitatief van aard zijn. Factoren zoals werktevredenheid, een hoog moreel en een hogere retentie van werknemers lijken misschien ontastbaar, maar kunnen zeer gunstig zijn voor het bedrijfsresultaat.
Onthoud in het algemeen dat training geen eenmalige gebeurtenis moet zijn, maar eerder een leerproces. Organisaties die permanente leertrajecten definiëren en ondersteunen, stellen werknemers en dus hun bedrijven in staat om relevant te blijven in het snel veranderende landschap.
Auteur
Christoph Goldenstern, Regionaal Directeur, Kepner-Tregoe Europa
Wereldwijde leider op het gebied van advies-/trainingsservices en -producten met meer dan 25 jaar ervaring in het helpen van organisaties bij het ontwikkelen van capaciteiten en uitmuntendheid op het gebied van probleemoplossing, operationele/procesverbetering, strategie en projectbeheer, gekoppeld aan sterke innovatie-, verkoop- en marketingexpertise met een focus op IT- en technologie-/dienstensectoren. Ten tijde van het schrijven van dit artikel was Christoph Vice President van Innovatie en Productontwikkeling.
Brede ervaring in het creëren van nieuwe markt-/productstrategieën en -oplossingen en de uitvoering ervan, inclusief go-to-market-plannen en business development/sales management om groei te stimuleren. Christoph heeft leidinggevende posities bekleed in zowel de VS als Europa en heeft gewerkt met klanten in de VS, Europa en Azië.
Christoph ondersteunt de producten van KT wereldwijd en reist naar regionale vestigingen voor projectimplementaties en trainingen. Hij woont in Nederland en kan worden bereikt op cgoldenstern@kepner-tregoe.com