无界限的问题解决的问题

在让水牛吃草之前先把栅栏竖起来

有时,当人们聚集在一起解决一个问题时,他们可能会像一群野生水牛一样,向各个方向冲来冲去,造成大量的噪音和混乱。

当一个重大问题影响到企业实现其目标的能力时,这是一种非常常见的情况;人们的情绪往往很激动。对于问题所在、问题的起因以及问题的解决方式,可能会有多种理论。这些不同的议程可以劫持会议,使其偏离轨道,浪费时间,并可能使人们走向错误的方向。

为了避免这种情况,我喜欢举行一个预先约束会议,我们把关键人物带到房间里,坐下来具体说明问题并确定范围,给我们一些工作的界限。这个问题的围栏可以真正帮助缩短解决问题的时间,因为当主要会议开始时,它可以使一个房间的注意力集中。

当我们谈论这个问题时,我可以听到叹息声--我肯定不是在建议召开一个会议来计划一个会议!我们的会议还不够多吗?难道我们要处理的会议还不够多吗?我们什么时候才能着手解决实际问题的真正工作?

这样的范围界定会议似乎适得其反,占用了可以用来做 "真正工作 "的宝贵时间,但少量的时间,有效地使用就能产生效果。

  • 谁真正需要在房间里?
  • 谁是受影响的利益相关者?
  • 我们有什么信息?
  • 我们所有的事实都被核实了吗?
  • 是否每个人都真正了解我们所从事的问题的范围?

谁需要在房间里?

当你真正着手于寻找你的技术和根源的工作时,实际上谁需要在那里?可能没有你想象的那么多人。如果你为会议做了充分的预先计划,唯一需要到场的人是那些能够为情况增加一些清晰度的人。这些人是已经参与解决的人;是真正了解受影响服务的运作的人;是了解基本基础设施的人。

让那些被问题直接影响的人填满房间,他们急于得到问题的解决,并不能帮助你达到你需要的目的。他们能够提供的所有信息应该在会议之前就已经收集好了。他们的观点将是历史的、不变的。

房间里的人越多,噪音就越大,得到答案的时间就越长。尽量减少人数,同时仍要确保有可能得到答案的人在那里。

谁是受影响的利益相关者?

了解谁被你正在处理的问题所影响是很重要的。虽然这些人可能不需要直接参与你的问题的解决,但他们的要求需要被考虑,他们的意见将被收集,他们的挫折将被理解。

清楚地了解谁是你的决策者、影响者和执行者,将确保你已经接触到所有受影响的各方,并在会议开始前掌握所有需要的信息。

我们有哪些信息,我们所有的事实是否得到了验证?

你是否拥有所有你需要的信息来帮助你找到原因?这似乎是一个非常明显的问题,但在你的范围界定会议上花一点时间讨论这个问题是非常值得的。你是否掌握了所有的关键事实,更重要的是,你是否完全确信这些事实是完全准确的?如果对你的数据的真实性有任何怀疑,那就请人回去确认关键事实。很多时候,时间被浪费在不准确的假设上,而这些假设又被当作事实接受,良好的预先计划将避免这个问题。

大家都在同一起跑线上吗?

令人惊讶的是,当你进入一个问题会议时,你会发现人们对我们正在处理的问题有完全不同的想法。在问题上获得正确的关注--确切的位置和内容--是至关重要的。同样,我相信这听起来非常明显;但它可能不是。症状往往可以伪装成问题,而且没有仔细地确定范围。很容易发现你有很多人在同一个问题的不同层面上工作。你在这次会议上花费的时间将使每个人都集中在正确的层面上。

明确的重点使一切变得不同

我说的不是一个漫长的、参与性的会议。这应该是一个由关键人物组成的简短而敏锐的会议,这将使你能够适当地安排你的问题会议。掌握了所有这些要点,你将能够清楚地关注真正的问题,并以自信和清晰的方式进入你的全面会议。

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