Das Problem des unbegrenzten Problemlösens

Aufstellen des Zauns, bevor man die Büffel grasen lässt

Wenn Menschen zusammenkommen, um ein Problem zu lösen, können sie manchmal wie eine Herde wilder Büffel sein, die in alle Richtungen stürmen und viel Lärm und Verwirrung stiften.

Dies ist eine sehr häufige Situation, wenn ein größeres Problem die Fähigkeit des Unternehmens, seine Ziele zu erreichen, beeinträchtigt; die Emotionen gehen oft hoch. Es gibt wahrscheinlich mehrere Theorien darüber, wo genau das Problem liegt, was es verursacht hat und wie es gelöst werden sollte. Diese unterschiedlichen Auffassungen können eine Besprechung aus dem Ruder laufen lassen, Zeit verschwenden und möglicherweise dazu führen, dass die Teilnehmer in die falsche Richtung gehen.

Um dies zu vermeiden, führe ich gerne eine Vorbesprechung durch, bei der wir die wichtigsten Personen in den Raum holen, um das Problem zu spezifizieren und einzugrenzen, so dass wir innerhalb bestimmter Grenzen arbeiten können. Diese Eingrenzung des Problems kann wirklich dazu beitragen, die Zeit bis zur Lösung des Problems zu verkürzen, da sich der Raum auf den Beginn der Hauptsitzung konzentriert.

Ich höre schon die Seufzer, wenn wir darüber sprechen - ich schlage doch nicht ein Treffen vor, um ein Treffen zu planen! Haben wir nicht schon genug Meetings zu bewältigen? Wann machen wir uns endlich an die eigentliche Arbeit, das eigentliche Problem zu lösen?

Ein solches Scoping-Treffen mag kontraproduktiv erscheinen, da es wertvolle Zeit in Anspruch nimmt, die für die "eigentliche Arbeit" verwendet werden könnte, aber ein geringer Zeitaufwand, der effektiv genutzt wird, kann sich auszahlen:

  • Wer muss wirklich in diesem Raum sein?
  • Wer sind die betroffenen Akteure?
  • Welche Informationen haben wir?
  • Sind alle unsere Fakten überprüft worden?
  • Versteht eigentlich jeder das Ausmaß des Problems, an dem wir arbeiten?

Wer muss in diesem Raum sein?

Wenn Sie sich wirklich an die Arbeit machen, Ihre technischen und grundlegenden Ursachen zu finden, wer muss dann eigentlich dabei sein? Wahrscheinlich nicht so viele Personen, wie Sie denken. Wenn Sie die Besprechung angemessen vorbereiten, müssen nur diejenigen anwesend sein, die in der Lage sind, Klarheit in die Situation zu bringen. Das sind die Personen, die bereits an den Lösungsversuchen beteiligt waren, die den Betrieb des betroffenen Dienstes wirklich kennen und die die zugrunde liegende Infrastruktur verstehen.

Den Raum mit Menschen zu füllen, die direkt von dem Problem betroffen sind und unbedingt eine Lösung finden wollen, wird Ihnen nicht helfen, das gewünschte Ziel zu erreichen. Alle Informationen, die sie zur Verfügung stellen können, sollten bereits vor der Sitzung gesammelt worden sein. Ihre Sichtweise wird historisch und unveränderlich sein.

Je mehr Personen im Raum sind, desto lauter wird es und desto länger dauert es, bis Sie Ihre Antworten erhalten. Beschränken Sie die Zahl der Teilnehmer auf ein Minimum und stellen Sie sicher, dass die Personen anwesend sind, die wahrscheinlich die Antworten kennen.

Wer sind die betroffenen Akteure?

Es ist wichtig zu verstehen, wer von dem Problem, an dem Sie arbeiten, betroffen ist. Auch wenn diese Personen nicht direkt an der Problemlösung beteiligt sein müssen, müssen ihre Bedürfnisse berücksichtigt, ihre Meinungen eingeholt und ihre Frustrationen verstanden werden.

Wenn Sie genau wissen, wer Ihre Entscheidungsträger, Einflussnehmer und Umsetzer sind, können Sie sicherstellen, dass Sie alle betroffenen Parteien erreicht haben und über alle erforderlichen Informationen verfügen, bevor Ihre Sitzung beginnt.

Über welche Informationen verfügen wir, und sind alle unsere Fakten überprüft worden?

Haben Sie alle Informationen, die Sie benötigen, um die Ursache zu finden? Diese Frage mag auf den ersten Blick offensichtlich erscheinen, aber es lohnt sich, in der Scoping-Sitzung ein wenig Zeit darauf zu verwenden. Haben Sie alle wichtigen Fakten zur Hand, und, was noch wichtiger ist, sind Sie davon überzeugt, dass diese völlig korrekt sind? Wenn Sie Zweifel an der Richtigkeit Ihrer Daten haben, sollten Sie jemanden beauftragen, die wichtigsten Fakten noch einmal zu bestätigen. Allzu oft wird Zeit mit ungenauen Annahmen verschwendet, die als Tatsachen akzeptiert werden.

Sind alle auf der gleichen Seite?

Es ist erstaunlich, wie oft man in eine Problemsitzung kommt und feststellt, dass die Leute völlig unterschiedliche Vorstellungen von dem Problem haben, an dem wir arbeiten. Der richtige Fokus auf das Problem - wo und was genau - ist entscheidend. Ich bin mir sicher, dass dies sehr einleuchtend klingt, aber das ist es vielleicht nicht. Symptome können sich oft als Probleme tarnen, und ohne eine sorgfältige Bestandsaufnahme ist es allzu leicht, das Problem zu finden. Nur allzu leicht stellt man fest, dass mehrere Personen auf verschiedenen Ebenen an ein und demselben Problem arbeiten. Die Zeit, die Sie in dieser Sitzung verbringen, wird jeden auf die richtige Ebene bringen.

Ein klarer Fokus macht den Unterschied

Ich spreche hier nicht von einer langen und umfangreichen Sitzung. Es sollte sich um ein kurzes, präzises Treffen der wichtigsten Personen handeln, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Problemsitzung richtig zu strukturieren. Mit all diesen Punkten in der Hand können Sie sich klar auf die wirklichen Probleme konzentrieren und mit Zuversicht und Klarheit in Ihre Sitzung gehen.

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