你在山上的什么地方开始你的项目?

当行动先于计划时,项目很可能不那么有效,需要更长的时间,花费更多的钱,或者交付的结果低于预期。这种情况发生在1806年的刘易斯和克拉克身上,他们最初告诉国会他们对路易斯安那地区的探索将花费$2,500,并需要一年的时间;最终花费$38,722,并花了两年半时间。幸运的是,对于他们的发起人托马斯-杰斐逊来说,他的最后期限是灵活的,而他的不利因素是有限的,因为一旦他们离开圣路易斯,开始沿着密苏里河向落基山脉划去,他们就没有资格要求额外的资源。

项目是需要监督的相互依存的活动,有开始和结束,提供一个具体的目标或最终结果。在项目开始时,像托马斯-杰斐逊一样的发起人一般都想知道满足其需求(具体目标或最终结果)的时间(开始和结束)和成本(所需资源):这就是项目管理的铁三角。为了估计时间和成本,项目经理必须定义和规划产品范围(最终交付物,包括形式和功能)和项目范围(需要监督的相互依赖的活动)。这需要了解需求、环境(影响项目的条件)和技术(可用于工作的知识和材料)。项目经理选择的定义和规划产品范围和项目范围的方法,取决于他们对需求、环境和技术的理解程度;旅程是在山脚下开始,在通往目标的道路上向上看有很大的不确定性,还是在山顶向下看有有限的不确定性被隐藏起来?

刘易斯和克拉克非常理解托马斯-杰斐逊的需求:尽可能地了解从圣路易斯到太平洋的西北地区。因为他的需求是开放式的,所以他们将产品范围定义为开放式的:尽可能多地学习和传递信息。虽然对技术很了解,但由于需求是开放式的,而环境是不确定的,这也是探险的原因;他们不可能准确地界定项目范围(他们将沿着的河流和小径以及他们每天要收集的信息),并准确地估计时间和成本。

项目从山顶开始往下看,这时需求、环境和技术已经被充分了解,不确定性有限;例如,在建造摩天大楼时,有一条相对清晰的路径通往山底。因为在项目过程中不确定因素有限,所以产品范围、项目范围、时间和成本的变化应该是最小的。在这种情况下,为了定义和规划产品范围和项目范围,以及估计时间和成本,瀑布法是一种有效的方法,每个活动都会流向下一个活动。

当需求、环境或技术是不确定因素时,项目从山底开始向上看;路上可能有看不见的裂缝,或者当你到达地平线时,你可能看到一望无际、光秃秃的沙漠延伸到远方。如果需要新的知识来理解需求、环境或技术,那么产品范围、项目范围、时间或成本都可能在项目过程中发生变化。在这种情况下,项目经理使用为评估和规划提供航点的地平线方法--如阶段门、滚动波或敏捷--来定义和规划交付知识和减少不确定性所需的项目工作。哪种方法最好,取决于减少不确定性的成本。

如果需求和环境是重大的不确定因素,但减少这些不确定因素的技术是很好理解的,而且主要是基于知识的--例如在设计摩天大楼时,那么改变产品范围或项目范围的时间和成本应该是相对较低。在这种情况下,敏捷是一种合适的方法来定义、计划和管理产品范围和项目范围的变化,因为需求和环境已经被充分理解。如果技术也是一个重要的不确定因素,并且涉及到资本投资--例如为建造摩天大楼创造新材料--那么改变产品范围或项目范围的时间和成本就会很高。在这种情况下,阶段门(Stage Gate)或滚动波(Rolling Wave)是必要的,以定义、计划和管理产品范围和项目范围的变化,因为需求、环境和技术已被充分理解。

对于刘易斯和克拉克来说,环境是一个重大的不确定性,他们形象地在山下开始他们的项目,向上看,而实际上是在河流的 "底部"。但是,由于对技术的了解--亚历山大-麦肯齐在1793年就穿越了加拿大落基山脉并到达了太平洋--他们有效地采用了敏捷方法来定义、计划和管理项目范围的变化,因为他们了解了环境,也就是他们的产品范围,以满足赞助商的需求。因为一旦他们离开圣路易斯,成本基本上是固定的,为了最大限度地满足需求,他们不得不增加时间。幸运的是,这不是一个问题,因为他们的赞助商的最后期限是灵活的,而且,认识到不确定性,他们在出发前的周密计划使他们能够安全返家,并提供关于他们所穿越的领域的大量信息。

瀑布、敏捷、阶段门和滚动波的共同点是需要计划。正如John C. Goodpasture在《敏捷方式的项目管理》中写道:"计划必须适应,如果没有其他原因的话,因为计划是管理的创造性和创新性部分。计划就是思考:计划需要对预定的行动方案进行深思熟虑。而规划是许多有鉴别力的啊哈出现的地方。规划创造了一个焦点,迫使创造性的投入,并为可能是混乱的事情增加了秩序。瀑布法、敏捷法、阶段门法和滚动波法的不同之处在于视野--这些计划延伸到多远。

当你从山顶开始往下看,你和你的目标之间没有地平线,你可以计划你将如何交付最终产品,并准确估计所需的时间和成本。当你从山底开始往上看,你和你的目标之间有一个地平线时,你需要计划你将如何到达那个地平线,并提供所需的知识,以了解实现目标是否可能,或者定义和计划交付最终产品所需的工作。因此,无论你是在山顶开始,还是像刘易斯和克拉克那样在山底开始,有效的行动都需要周到的计划。

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