想象一下这个场景。你在咖啡馆吃了一顿丰盛的午餐后,刚刚来到你的办公桌前。当电话响起时,你拿起电话,迎接你的运营团队领导的是一声巨大的叹息。在你吃午饭的时候,你的一个产品出现了问题。
你赶到质量控制部门,与团队一起召开危机管理会议,收集细节并解决整个问题。显然,黑色的安全鞋从生产线上下来时有灰色的条纹。对大多数人来说,显而易见的事情是停止生产,集中精力寻找问题所在。 问题的根本原因.虽然这是一个完全合法的行动方案,但它可能不是最好的方案。如果寻找根本原因的时间太长,影响到你对客户的交付承诺怎么办?你还能如何管理这种情况?
我们有时会过早地缩小我们的选择范围,而没有探索其他方法。你如何在管理生产和客户的最后期限的同时解决所有的复杂问题?有没有一种高效和结构化的方法来处理这个问题?答案是毋庸置疑的,是的。
看一下下图,把它作为思维的触发点,帮助扩大你的选择。一个整体的方法是,从两个角度研究情况,然后再决定哪一个更合适。你甚至可以考虑双管齐下的方法,这样就有可能处理当前的客户和组织需求,同时给你更多的时间来识别和解决根本原因。
- 纠正行动 -专注于找到问题的根源。一旦找到了根本原因,下一步的行动就是找到纠正或修复它的方法。这可以通过各种根本原因分析方法来完成,如Kepner-Tregoe问题分析。
- 适应性行动 -关注问题的各种影响,以及可以解决这些问题的适应性行动。这些通常被称为权宜之计或变通措施。例如,黑鞋情况的影响之一是,有灰色条纹的鞋子可能不得不被报废。应对这种情况的可能的适应性行动包括:以更便宜的价格出售,通过伪装条纹来重新加工废品,或者开发另一个将条纹作为设计的一部分的产品系列,等等。
以这种方式分析情况,可以让你在集中精力和资源方面做出更明智的决定。过分关注适应性的行动而不对纠正性行动投入任何资源,可能会导致类似的问题一再出现(就像病人治疗症状而不是实际的疾病)。然而,如果过分强调纠正措施(寻找根本原因),可能会导致收入和业务的损失,例如由于未履行交付承诺而使客户流失到竞争对手那里。
这是一种从IT支持行业借来的常见方法,那里有专门的团队来管理每个方面。寻找根本原因的工作交给了问题管理部门。同时,有一个事件管理团队,其唯一的目的是开发变通方案,以确保IT服务尽快恢复。一旦制定了变通方案,各小组就没有时间压力去想出根本原因。这个同样的概念,应用于制造工程,可以达到同样的效果。
请记住,我主张在两方面都采取行动,只有当这有助于你计划你的解决方案时。如果它是实际可行的,那就去做,如果不是,那就优先考虑资源,采取适应性或纠正性的行动。