Ja, we hebben brandweermannen nodig, maar brandpreventers zijn beter

Maar al te vaak is het oplossen van problemen als brandbestrijding: een reactieve kortetermijnreactie om een uit de hand gelopen situatie te stabiliseren en in te dammen. In het beste geval beperkt deze reactie de omvang van de schade en kan de normale gang van zaken snel worden hervat. In het slechtste geval kunnen we zelfgenoegzaam worden. We negeren de incrementele kosten van elk opeenvolgend probleem en voor we het weten hebben we een lading "brandschuld" opgebouwd, zoals verloren personeelsuren, vervangen onderdelen, ontevredenheid van klanten en gemiste kansen voor systemische verbeteringen.

Brandbestrijding is een kortetermijnreactie op een probleem dat in sommige gevallen voorkomen had kunnen worden. Net als brandweerlieden erkennen effectieve probleemoplossers dat er verschillende soorten branden - of problemen - zijn die verschillende benaderingen vereisen voor een effectieve oplossing. In eerste instantie begint het oplossen van problemen met een effectief situationeel bewustzijn, dat wil zeggen het zo snel mogelijk identificeren van problemen, idealiter voordat er schade is aangericht.

Probleemoplossing begint in eerste instantie met een effectief situationeel bewustzijn, d.w.z. het zo snel mogelijk onderkennen van problemen

Als we de oorzaak van een probleem niet kennen, kunnen we alleen aanpassingsmaatregelen nemen: om de gevolgen van het probleem te minimaliseren. Adaptieve maatregelen kunnen effectieve tussentijdse maatregelen zijn die tijd winnen terwijl de oorzaak wordt gevonden. Maar wanneer adaptieve acties permanent worden, kunnen ze inefficiënt en problematisch zijn. Een voorbeeld: een operationeel team waar we mee werkten, was bezig met het oplossen van een aantal problemen in hun fabriek. Eén probleem was een pomp die het regelmatig begaf. De pomp werd gebruikt om een reservoir te legen waarin een lek zat. In plaats van de pomp aan te pakken, hielpen we hen de oorzaak van het lek te vinden en effectief op te treden met een goedkope reparatie, waardoor het reservoir en de pomp niet meer nodig waren.

Het vinden van de oorzaak kan niet alleen leiden tot het oplossen van uw probleem, maar ook tot het vermijden van andere, verwante problemen. Het vinden van de oorzaak vereist het verzamelen van feiten over het probleem die helpen om de zoektocht naar de oorzaak te richten en te verfijnen, en van de gegevens die nodig zijn om de oorzaak te bevestigen en te bewijzen. Als de oorzaak eenmaal bekend is, kan de probleemoplossing worden uitgebreid om de "oorzaak van de oorzaak" te vinden. Bijvoorbeeld, het toepassen van de logica van de 5 waarom kan helpen systemische oorzaken aan het licht te brengen, bijkomende schade die de oorzaak heeft veroorzaakt te identificeren of bijkomende scenario's waarin de oorzaak aan het werk zou kunnen zijn.

Door feiten over het probleem te verzamelen kan gerichter en gerichter worden gezocht naar de oorzaak en naar de gegevens die nodig zijn om de oorzaak te bevestigen en te bewijzen

Zodra we de oorzaak kennen, moeten we, om doeltreffende actie te ondernemen, de beste manier kiezen om verder te gaan. Soms ligt een oplossing voor de hand: iemand heeft er een onderdeel ondersteboven ingestopt, het omgedraaid en nu werkt het. Maar bij een oplossing gaat het er vaak om de best afgewogen keuze te maken die aan de huidige en toekomstige verwachtingen voldoet. Dit vereist inzicht in die verwachtingen, het aanpakken van de oorzaak van "branden", het evalueren van hoe goed de verschillende alternatieven aan die verwachtingen voldoen en het overwegen van eventuele risico's verbonden aan het geprefereerde alternatief. Veel restaurants die afhankelijk zijn van seizoensarbeid in de zomer, hebben bijvoorbeeld moeite om de juiste oplossing te vinden voor huidige personeelstekorten. In overleg met het personeel gedurende het hele jaar, de dagelijkse verkoopgegevens en andere overwegingen, loste een restauranthouder/kok de kwestie voor de zomer op door drie dagen per week gesloten te blijven. Hij stelde vast dat het herziene schema de meest evenwichtige keuze was. Met minder uren richtte de chef zich op het vereenvoudigen van het menu en het elimineren van minder winstgevende aanbiedingen. Het personeel waardeerde de vrije tijd tijdens de zomer en de gasten vulden het restaurant op de beperkte dagen, waardoor de gederfde inkomsten tot een minimum werden beperkt.

Doeltreffende probleemoplossing mag niet ophouden bij het oplossen van problemen; er moeten ook doeltreffende maatregelen worden genomen tegen branden die nog niet hebben plaatsgevonden als gevolg van potentiële problemen in de toekomst. Om effectieve maatregelen te kunnen nemen, moeten we begrijpen op welke risico's we ons moeten richten en wat de oorzaken van die risico's zijn, zodat we preventieve maatregelen kunnen nemen om de waarschijnlijkheid ervan te verlagen, voorwaardelijke maatregelen kunnen plannen om de ernst ervan te verlagen, en triggers kunnen instellen om de detecteerbaarheid ervan te verhogen. Bijvoorbeeld, bij de eenvoudige oplossing van het correct installeren van een verkeerd gemonteerd onderdeel, wordt met de corrigerende maatregel het huidige probleem aangepakt, maar wordt niet naar de toekomst gekeken om te voorkomen dat het probleem zich herhaalt. Een op risico's gebaseerde aanpak zou kunnen inhouden dat het ontwerp van de onderdelen, of het installatieproces, of de bevestigingen die worden gebruikt om de onderdelen te installeren, wordt aangepast om de correcte installatie gemakkelijker te maken dan de omgekeerde installatie. Daarnaast kunnen opleiding, bewegwijzering, extra inspecties of andere maatregelen aangewezen zijn om de kans op herhaling te verkleinen, de ernst te verminderen en de opspoorbaarheid te vergroten als het toch gebeurt.

Ondanks een gebrek aan heldendaden is het voorkomen van branden - het voorkomen van problemen - de beste manier om vooruitgang te boeken. Om pro-actief te zijn en doeltreffende langetermijnmaatregelen te nemen die "branden" voorkomen, moet men de aard van de problemen waarmee wij worden geconfronteerd, begrijpen en vervolgens informatie verzamelen, sorteren en analyseren die leidt tot degelijke conclusies en doeltreffende, zinvolle actie.

Meer over brandbestrijding van Kepner-Tregoe 

Maak een einde aan brandjes blussen met Proactief Probleembeheer

Over Kepner-Tregoe

Kepner-Tregoe heeft duizenden bedrijven in staat gesteld miljoenen problemen op te lossen. KT biedt een datagestuurde, consistente, schaalbare aanpak voor klanten in Operations, Manufacturing, IT Service Management, Technical Support, en Learning & Development. KT biedt een unieke combinatie van vaardigheidsontwikkeling en adviesdiensten, speciaal ontworpen om de hoofdoorzaak van problemen aan het licht te brengen en organisatorische uitdagingen blijvend aan te pakken. Onze benadering van het oplossen van problemen levert meetbare resultaten op voor elk bedrijf dat de kwaliteit en effectiviteit wil verbeteren en tegelijkertijd de totale kosten wil verlagen. Wij stellen u in staat om problemen op te lossen.

Blog afbeelding 1
Brandbestrijding of leiderschap: Hoe brengt u uw dagen door?
Blog afbeelding 1
Proactief problemen oplossen en non-events creëren
Blog afbeelding 1
Het in kaart brengen van de weg naar proactief probleembeheer in ondersteunende organisaties
Blog afbeelding 1
Probleembeheer. Wanneer moet ik beginnen?

Neem contact met ons op

Voor vragen, details, of een voorstel!