時間を節約するプロジェクト計画

年間イベントの改善

高級時計の市場では、毎年4月にジュネーブで開催される年に一度の目玉となる販売会があります。世界中から一流の卸業者が集まり、高級時計や関連する高級品を見て、その年の注文をします。その商業的意義は大きく、プロジェクトの計画は早くから始まります。

大手高級品メーカーでは、8日間のイベントが時計の売上の中で最も大きな割合を占めています。同社は、重要なプロジェクトの計画と実行を改善する必要性を認識しており、ケプナー・トリゴー・プロジェクトマネジメントを全社的に採用していました。このイベントは、新しいスキルをテストし、体系的なKepner-Tregoe社のアプローチの価値を測定するものでした。

毎年、計画は8ヶ月前に始まります。今年は、営業スタッフのトレーニング、製品の販売、納期の目標などの通常のプロジェクト目標に加えて、2つの大きなプロジェクト改善目標を設定しました。

  • 予算内に収めることができた。
  • 必ず発生する予期せぬ不具合を減らし、解消する。

チームメンバーは、プロジェクトの仕事と通常の仕事を両立させています。

専任のプロジェクトマネージャー(PM)が選ばれ、プロジェクト期間中は他のすべての責任を放棄するよう求められた。PMは、マーケティング、セールス、製品開発、ロジスティックスなどからなる10人の学際的なプロジェクトチームを監督することになった。チームのメンバーは、プロジェクトの仕事と現在の仕事を両立させていた。

プロジェクトの計画が始まると、PMはプロジェクトのスポンサーである戦略担当ディレクターと緊密に協力して、詳細な作業分解スケジュール(WBS)を作成した。プロジェクト全体では、400もの個別のタスクが含まれていた。イベントブース、展示用トレイ、会議室、輸送用コンテナ、ホスト国への商品搬入・搬出のための正確な税関規制など、プロジェクト計画は多岐にわたっていた。

WBSは、8カ月に及ぶプロジェクトの時間短縮に貢献した。計画に忠実に従うことで、人々はタスク間を行き来するのではなく、タイムリーに自分のタスクに集中することができました。また、全体計画の中での自分の役割をよりよく理解することができた。詳細なWBSは、タスク間の論理的な関係を可視化するテンプレートであり、プロジェクトの連続性を超えて人々が考える助けとなった。また、納期に間に合わないために1日が失われた場合、それを補うために別の分野の作業を加速しなければならないことが明確になった。

計画的な事前のプランニングが、プロジェクトの遂行に大きな影響を与えたのです。

プロジェクト期間中、リソースやコストを浪費するような不具合が少なくなった。プロジェクトマネージャーは、WBSをすべてのプロジェクトミーティングの基本とした。プロジェクトプランは、プロジェクト作業の指針となるだけでなく、毎週のミーティングの指針にもなった。プロジェクトチームのメンバーは、プロジェクト計画に集中することを強いられていたので、会議での報告は、計画に対する例外事項に限られていた。また、プロジェクトプランは、その週の作業内容を示すものであり、計画とのずれや懸念事項を事前に話し合うことができる。

例年、会議は何時間も続いていました。しかし今年は、平均して45分程度の集中したミーティングが行われました。議論はその場の課題に限定されるため、PMより年長のメンバーも含め、さまざまなメンバーが会議を楽しみにするようになりました。プロジェクト全体では、ミーティングで節約できた時間は、5週間分の仕事に相当します。

また、これまで文書化されていなかった作業も、より良い計画によってプロジェクトに組み込まれました。スタッフへの説明、設計承認の取得、成功の測定などの活動が予定され、完全に文書化されました。

実際のプロジェクト実行から6週間が削除された。

チームメンバーは、普段の仕事を犠牲にすることなく、プロジェクトのタスクを完了することができました。将来的には、各参加者の時間的余裕が正確にプロジェクトに組み込まれることで、プロジェクトへの参加意欲が高まることが期待される。

同社は、予算内で不具合を少なくするという目標を達成し、さらに、プロジェクト期間中の時間を大幅に短縮するという予想外の効果も得られました。プロジェクトの終了時には、50%の売上増を含む成功の要因が記録され、来年の改善点が明らかになりました。

このプロジェクトは、今後の取り組みのハードルを上げるものでした。

新しいプロジェクト・スキルは、毎年、劇的な改善をもたらすものではないかもしれない。しかし、プロジェクトの詳細な計画、効率的な実行、納得のいく結果など、新しいレベルの基準を恒久的に高めることができます。年に一度の重要なプロジェクトでは、これが永続的で測定可能な価値を生み出します。

関連

Learn and Do:リアルタイムのプロジェクト管理

プロジェクトの複雑さを軽減。過負荷から生産性向上へ

私たちは以下の専門家です:

お問い合わせ

お問い合わせ、ご意見、詳細確認はこちらから