ger

Optimale organisatorische Struktur

Umstrukturierung neu denken: Was jede Führungskraft wissen sollte

Umstrukturierung. Wenn es in der Managementszene jemals eine rote Fahne gab, dann trifft es dieses Wort. Wenn es mit den Ergebnissen bergab geht, nehmen viele Spitzenteams instinktiv die Struktur einer Abteilung, einer Funktion oder sogar eines ganzen Unternehmens ins Visier. Das Ziel ist es, die Dinge aufzurütteln und durch die Neuordnung von Rollen und Berichtsbeziehungen Ergebnisse zu erzielen. Leider heilt eine Umstrukturierung weder eine fehlerhafte Geschäftsstrategie, noch ist sie in der Regel eine wirksame Lösung für fehlerhafte Systeme oder Prozesse, Gruppenkonflikte, ineffiziente Entscheidungsfindung auf allen Ebenen oder eine Vielzahl anderer betrieblicher Probleme.

Es gibt jedoch drei Situationen, die das Topmanagement dazu veranlassen sollten, eine strenge Neubewertung der Organisationsstruktur vorzunehmen. Dazu gehören:

- Unscharfer Fokus - wenn Titel, Berichtsbeziehungen und sogar die zentralen Organisationsprinzipien, auf denen eine Struktur beruht, zu Verwirrung und mangelndem Fokus führen.

- Fähigkeitslücken - wenn die Unternehmensstrategie und die vorhandenen organisatorischen Fähigkeiten und Fertigkeiten nicht aufeinander abgestimmt sind.

- Exzessive Kosten - wenn die Fixkosten einer Organisation zu hoch sind.

Der Ansatz von Kepner-Tregoe zur Gestaltung der Struktur einer Organisation beruht auf zwei Prinzipien:

1.    Angesichts guter Daten und eines effektiven Prozesses zur Organisation und Analyse von Daten haben Führungskräfte die beste Ausgangsposition, um die optimale Organisationsstruktur zu entwerfen. Die Führung eines Unternehmens kann eine Umstrukturierung nicht auslagern. Kepner-Tregoe hilft dabei, das organisatorische Wissen und die Erfahrung der wichtigsten Führungskräfte zu nutzen. Die Hauptaufgabe der Kepner-Tregoe-Berater bei der Arbeit an einer optimalen Organisationsstruktur besteht darin, die wichtigsten Fragen zu stellen, verlässliche Daten zu sammeln und zu bewerten und ein bewährtes Verfahren für die Entscheidungsfindung der Führungskräfte bereitzustellen.

2.    Der Entwurf eines Bauwerks ist nie eine Konsensmaßnahme. Strukturveränderungen gehören zu den bedrohlichsten organisatorischen Veränderungen. Strukturveränderungen haben in der Regel einen Nullsummeneffekt. Es gibt Gewinner und Verlierer, entweder tatsächlich oder vermeintlich. In Anbetracht dieser Dynamik besteht in der Regel ein Mangel an Übereinstimmung zwischen den Zielen der Organisationsleiter und anderer Manager. Dies macht eine Entscheidungsfindung im Konsens unangemessen. Die Gruppe, die an der Gestaltung der Struktur beteiligt ist, trägt die Verantwortung dafür, den Führungskräften der Organisation die besten Überlegungen und schärfsten Analysen zu liefern. Es liegt in der Verantwortung der Führungskräfte, diesen Beitrag zu berücksichtigen und Maßnahmen zu ergreifen.

Der Ansatz von Kepner-Tregoe zur Entwicklung einer optimalen Struktur für eine Organisation umfasst eine Reihe von Schritten.

Schritt 1: Überprüfung der Geschäfts- oder Funktionsstrategie

Wenn die Struktur der Strategie folgt, wie es die vorherrschende Weisheit vorschreibt, dann ist der erste Schritt bei der Entwicklung einer optimalen Struktur die Überprüfung der aktuellen Strategie für ein Unternehmen oder eine Funktion. Wenn die Strategie nicht klar ist oder wenn die Strategie keine Anhaltspunkte für die Struktur liefert, ist es unerlässlich, strategische Klarheit zu gewinnen. So haben wir beispielsweise einem großen Unternehmen geholfen, die optimale Struktur für seine Stabsfunktionen zu bestimmen. Da das Unternehmen einige Geschäftsbereiche veräußert und seine Geschäftsstrategie neu formuliert hatte, mussten die Funktionen IT, Personal, Finanzen und Beschaffung jeweils ihre funktionale Strategie als Grundlage für die Neugestaltung ihrer Strukturen neu überprüfen.

Schritt 2: Identifizierung der für die Gestaltung der Struktur verantwortlichen Gruppe

In Schritt 2 hilft Kepner-Tregoe den Führungskräften, die Personen zu ermitteln, die über die für die Gestaltung der Struktur erforderlichen Informationen verfügen und deren Engagement für eine erfolgreiche Umsetzung der Struktur erforderlich ist. Kepner-Tregoe befragt diese Informationsquellen, um den Ansatz für die Gestaltung der Struktur zu erläutern und ihre Ansichten über die derzeitige Struktur zu erfragen.

Schritt 3: Entwicklung von Zielen für die optimale Struktur

Bei der Gestaltung jeder Struktur müssen sich die Führungskräfte einer Organisation darüber im Klaren sein, welche Ziele die Struktur erreichen soll. Dieser kritische Schritt erfordert ein gründliches Nachdenken über die Leistung, die die Führungskräfte mit ihrer Struktur erreichen wollen. Bei der Entwicklung von Zielen muss das Team, das für die Gestaltung der Struktur verantwortlich ist, die strategischen und operativen Ziele für die Struktur festlegen. Da die Struktur den Schwerpunkt und die Fähigkeiten innerhalb einer Organisation betrifft, müssen die Ziele für die Struktur genau festlegen, worauf sich die Organisation konzentrieren muss und welche Fähigkeiten der Mitarbeiter erforderlich sind, um diesen Schwerpunkt zu erreichen. Darüber hinaus müssen die Ziele möglicherweise Kostenbeschränkungen widerspiegeln, die zu berücksichtigen sind, sowie alle organisatorischen Merkmale, wie z. B. Flachheit oder Kontrollspanne, die in die Struktur aufgenommen werden müssen. Das Team, das die Struktur entwirft, muss dann die relative Bedeutung der einzelnen Ziele bestimmen. Da es zu Konflikten zwischen den Zielen kommen kann, ist dieser Prozess der Prioritätensetzung von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Organisation die relative Bedeutung der entsprechenden Gestaltungskriterien definiert.

Ein Unternehmen in einem gesättigten Markt benötigt beispielsweise eine Struktur, die auf niedrige Kosten und die Fähigkeit zur Verbesserung der Fertigungsprozesse ausgerichtet ist. Ein Unternehmen in einem wachstumsstarken Markt kann feststellen, dass Ziele, die sich auf die Fähigkeit zur Entwicklung neuer Produkte und auf das Marketing beziehen, für die Gestaltung seiner optimalen Struktur entscheidend sind.

Schritt 4: Entwurf von Alternativstrukturen

In Schritt 4 entwickelt die Gruppe, die für die Gestaltung der optimalen Struktur verantwortlich ist, alternative Strukturen, um die Ziele optimal zu erreichen. Die Gruppe oder Unterteams der Gruppe entwerfen Strukturen unter Verwendung verschiedener organisatorischer Themen. So können beispielsweise Entwürfe entstehen, die sich auf Produkte, Prozesse, Kunden, Märkte, Projekte und/oder Geografie konzentrieren. In jeder alternativen Struktur werden das Organigramm und die drei bis fünf Hauptverantwortlichkeiten für jede Schlüsselposition in der Struktur festgelegt.

Schritt 5: Vergleich der alternativen Strukturen

Die Gruppe bewertet die in Schritt 4 entworfenen alternativen Strukturen, um festzustellen, welche Struktur die einzelnen Ziele am besten erfüllt. Die aktuelle Struktur ist immer eine Alternative. Die Daten darüber, inwieweit jede Struktur die einzelnen Ziele erfüllt, werden dokumentiert, und auf der Grundlage dieser Daten wird jede alternative Struktur bewertet. Häufig ergibt sich eine hybride Struktur, die die besten Eigenschaften und Vorteile der anderen Alternativen kombiniert.

Ein High-Tech-Unternehmen im Telekommunikationsmarkt stellte beispielsweise beim Vergleich alternativer Strukturen fest, dass es eine hybride Organisation schaffen musste, die sich in einer Produktlinie auf Technologie und Produkte und in einer anderen auf Kunden konzentriert. Die Unterstützung durch die Personalabteilung, das Marketing, die F&E und die Technik war sehr unterschiedlich.

Schritt 6: Bewertung der mit den Bauwerken verbundenen Risiken

Nachdem die alternativen Strukturen anhand der Ziele bewertet wurden, werden die Strukturen, die die Ziele am besten erfüllen, analysiert, um die mit dem Entwurf verbundenen Risiken zu ermitteln und zu bewerten. Wenn erhebliche Risiken durch eine Änderung der Struktur verringert werden können, nimmt die Gruppe die umsichtigen Änderungen vor.

Schritt 7: Identifizierung der für die optimale Struktur erforderlichen Fähigkeiten

Da jede "Box" in einer Organisationsstruktur eine Reihe von Fähigkeiten repräsentiert, die für den Erfolg der Organisation erforderlich sind, ist ein entscheidendes Element bei der Gestaltung einer optimalen Struktur die Spezifikation der Fähigkeiten, die für die neu gestaltete Struktur erforderlich sind. In Schritt 7 werden die Fähigkeiten, das Wissen und die Eigenschaften, die zur Erfüllung der Schlüsselaufgaben erforderlich sind, durch Befragung und/oder Beobachtung von Mitarbeitern, Vorbildern und Führungskräften in der Organisation ermittelt. Die Fähigkeiten, das Wissen und die Eigenschaften werden dann in einer Reihe von erforderlichen Fähigkeiten kodifiziert.

Wenn die optimale Organisation nicht wesentlich von der aktuellen Struktur abweicht, kann es ausreichen, Personen innerhalb der aktuellen Organisation zu befragen, um die benötigten Fähigkeiten zu ermitteln. Wenn jedoch das Ausmaß der Veränderungen, die die optimale Struktur mit sich bringt, erheblich ist, können Personen in anderen Teilen des Unternehmens oder möglicherweise in anderen Unternehmen befragt und beobachtet werden, um kritische Fähigkeiten zu ermitteln.

Schritt 8: Zuweisung von Personen zur optimalen Struktur

Vor Schritt 8 werden Einzelpersonen bei der Gestaltung einer optimalen Struktur nicht berücksichtigt. In Schritt 8 ordnet der Leiter der Organisation oder eine kleine Gruppe, die von ihm ausgewählt wird, die etablierten Mitarbeiter der Struktur auf der Grundlage der nachgewiesenen erforderlichen Fähigkeiten zu. Etwaige Lücken zwischen den aktuellen und den benötigten Fähigkeiten der etablierten Mitarbeiter werden dokumentiert. Positionen in der neuen Struktur, für die es keinen Stelleninhaber mit den erforderlichen Fähigkeiten gibt, werden vermerkt, und die Stelleninhaber, denen die für die optimale Struktur erforderlichen Fähigkeiten fehlen, werden ermittelt.

Schritt 9: Entwicklung eines Plans zur Umsetzung der Struktur

Schritt 9 beinhaltet die Entwicklung eines detaillierten Projektplans für die Umsetzung der optimalen Struktur. Der Plan berücksichtigt im Allgemeinen eine Reihe von Anforderungen.

- Kommunikation der Struktur nach innen und nach außen

- Das Management der in Schritt 6 ermittelten wesentlichen Risiken

- Die Entwicklung der Fähigkeiten von etablierten Mitarbeitern, deren Position und/oder Verantwortlichkeiten sich in der optimalen Struktur ändern

- Rekrutierung und Einstellung für Positionen, die Fähigkeiten erfordern, die in der derzeitigen Organisation nicht vorhanden sind

- Platzierung von Amtsinhabern, die nicht in die optimale Struktur passen

- Klare Verantwortlichkeiten für die Umsetzung der Struktur

- Ein Zeitplan für die Umsetzung

Der Ansatz von Kepner-Tregoe zur Gestaltung einer optimalen Organisationsstruktur bietet dem Führungsteam deutliche Vorteile. Der Ansatz fördert und strukturiert die Beteiligung von Schlüsselpersonen innerhalb der aktuellen Organisation, während die letztendliche Entscheidungsbefugnis des Leiters der Organisation beibehalten wird.

Der Prozess stützt sich auf die wichtigsten strategischen und operativen Ziele der Organisation. Mit diesem Ansatz werden Emotionen so weit wie möglich aus einer inhärent emotionalen Übung entfernt, indem das Denken auf Ziele und nicht auf alternative Strukturen und Personen fokussiert wird.

Der Ansatz ist vergleichend. Es werden mehrere mögliche Strukturen entworfen und anhand von Daten und Zielen verglichen. Dieser Vergleich erweitert im Allgemeinen die Überlegungen der Gruppe darüber, wie die Struktur der Organisation zum Erfolg verhelfen kann.

Der Prozess identifiziert die für Schlüsselpositionen erforderlichen Fähigkeiten, die zur Erstellung von Entwicklungsplänen für Einzelpersonen und als Einstellungskriterien verwendet werden können. Es stärkt die Eigenverantwortung der Mitarbeiter in Schlüsselpositionen, da es ihre Fähigkeiten nutzt, anstatt sie zu bitten, ihr Denken, ihre Erfahrung und ihr Urteilsvermögen einem externen Berater zu überlassen.

Die Struktur einer Organisation beeinflusst die Entscheidungsfindung und das Verhalten. Die Festlegung der Struktur einer Organisation ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die ein Führungsteam treffen muss. Letztendlich ist dies auch eine Aufgabe, die das beste kritische Denken der Führungskräfte und ihrer Mitarbeiter erfordert. Genau dieses kritische Denken macht sich der Kepner-Tregoe-Ansatz für eine optimale Organisationsstruktur zunutze. Kepner-Tregoe hat sich einen weltweiten Ruf für die Verbesserung von Geschäftsergebnissen durch Menschen erworben.

Über Kepner-Tregoe:

Das 1958 gegründete Unternehmen Kepner-Tregoe, das auf bahnbrechenden Forschungsergebnissen basiert, wie Menschen denken, Probleme lösen und Entscheidungen treffen, bietet eine einzigartige Kombination aus Schulungs- und Beratungsdienstleistungen zur Verbesserung von Qualität und Effektivität an. Die KT-Methode wird auf allen Ebenen der Kundenunternehmen eingesetzt: zur Umsetzung von Strategien, zur kontinuierlichen Verbesserung, zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und zur Förderung einer effektiven Problemlösung im gesamten Unternehmen.

Verwandte Blogs

Schaffung einer denkenden Organisation: Eine Fallstudie

Überleben von Caesar, strategische Klarheit, wenn der CEO ausscheidet

Wir sind Experten in:

Kontaktieren Sie uns

für Anfragen, Details oder ein Angebot!