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Amélioration des processus d'affaires (BPI)

Produits de consommation

Gestion de la propriété intellectuelle

Pour une entreprise de biens de consommation, le processus qui avait le plus besoin d'être amélioré ne concernait pas la fabrication, le marketing ou une autre fonction commerciale courante, mais l'acquisition et la maintenance de la propriété intellectuelle (PI) - la gestion du capital intellectuel, incarné par les marques, les noms commerciaux et les droits d'auteur de l'organisation.

Les déficiences du processus ont été soulevées lors d'un examen de la stratégie commerciale de l'entreprise.

Les principaux problèmes liés au processus actuel de gestion de la propriété intellectuelle sont les suivants :

  • Le processus était archaïque et nécessitait un traitement manuel considérable de la documentation.
  • Les cadres supérieurs passaient un temps excessif à examiner et à approuver les documents de propriété intellectuelle.
  • Il n'y avait pas d'appropriation du processus ni de rôles documentés.
  • La durée du cycle d'entretien des propriétés intellectuelles existantes et d'acquisition de nouvelles propriétés intellectuelles était inconnue, mais elle était considérée comme "trop longue".
  • Il n'existait pas de critères de décision clairs pour choisir parmi les alternatives de PI.
  • L'importance stratégique et les risques d'une mauvaise gestion des droits de propriété intellectuelle n'ont pas été exposés.
  • Le projet BPI a été défini comme suit : Concevoir et installer un processus d'amélioration de l'acquisition et de la maintenance de la propriété intellectuelle qui se traduit par des résultats commerciaux mesurables.

Une équipe d'ICPE a été constituée, comprenant des décideurs de la direction, des experts en la matière et un consultant de Kepner-Tregoe (KT) qui a apporté son expertise en matière d'ICPE et de facilitation. Les membres de l'équipe comprenaient le vice-président du marketing, le vice-président de l'administration, qui était également le directeur de la PI, et plusieurs experts en la matière, dont un membre du conseil d'administration, le conseiller juridique interne de l'entreprise, le conseiller juridique externe qui s'occupait des litiges de PI de l'entreprise, et le conseiller juridique de KT qui a fourni les meilleures pratiques actuelles de gestion de la PI.

En plus des processus d'AC pour l'évaluation de la situation, l'analyse des problèmes potentiels, l'analyse des décisions et la gestion de projet ont été utilisés tout au long de la mission. L'équipe BPI s'est attachée à comprendre comment le travail était actuellement effectué et à choisir comment il devait être effectué parmi plusieurs conceptions alternatives du processus. Des mesures ont été intégrées dans le processus amélioré pour permettre une amélioration continue basée sur des mesures spécifiques.

Le nouveau processus a permis de réduire de 38% les coûts de traitement des IP et de diminuer les risques pour les actifs clés.

Pour ce faire, certains éléments du traitement juridique de la propriété intellectuelle ont été confiés à des conseillers juridiques internes, des critères plus stricts ont été établis pour évaluer les brevets et marques existants à renouveler, et le renouvellement de ceux qui n'offraient aucune valeur a été éliminé. Les autres résultats initiaux de l'ICPE sont les suivants :

  • Réduction de l'examen des documents de propriété intellectuelle par les cadres supérieurs de 75%
  • Réduction de la gestion des IP par le vice-président de l'administration de 89%
  • Amélioration et automatisation des communications de gestion des IP à l'aide d'un système basé sur le web
  • Établissement de paramètres IP pour les améliorations futures
  • Lorsque le nouveau processus sera entièrement mis en œuvre, des centaines de milliers de dollars seront économisés en coûts administratifs annuels récurrents. Plus important encore, puisque la propriété intellectuelle est liée à l'avantage concurrentiel d'une organisation - ses marques et ses marques déposées - le processus amélioré protégera ses actifs les plus critiques.

Le principe de l'amélioration des processus métier (BPI) est que tout travail effectué par une organisation ou un individu est réalisé dans le cadre d'un processus. Pour améliorer la façon dont le travail est effectué, il faut améliorer le processus opérationnel.

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