节省时间的项目规划

完善年度活动

在高级钟表的奢侈品市场上,每年4月在日内瓦举行核心的年度销售活动。来自世界各地的主要批发商前来观看高级手表和相关奢侈品,并下达当年的订单。其商业意义是巨大的,项目规划很早就开始了。

对于一家领先的奢侈品制造商来说,为期8天的活动占其手表销售的最大部分。该公司已确定需要改进其关键项目的规划和执行,并在整个公司范围内采用了Kepner-Tregoe项目管理。这次活动将测试新的技能,并衡量Kepner-Tregoe系统方法的价值。

每年,计划都提前八个月开始。今年,除了围绕销售人员培训、产品销售和交付目标的常规项目目标外,该公司还设定了两个主要的项目改进目标。

  • 保持在预算范围内--这是过去几年经常做不到的。
  • 减少或消除不可避免地发生的意外故障。

团队成员平衡项目任务和他们的正常工作。

一个全职的项目经理(PM)被选中,并被要求在项目期间放弃所有其他职责。她负责监督一个由10人组成的多学科项目小组,该小组成员来自市场、销售、产品开发和物流。团队成员继续将项目工作与当前的工作职责相结合。

随着项目规划的开始,项目管理人员与项目发起人--战略总监紧密合作,制定了一份详细的工作分解表(WBS)。整个项目包括400个独立的任务。该项目计划涉及从公司的活动展台、展示盘和会议室,到运输集装箱、满足将货物带入和带出东道国的精确海关规定等所有内容。

在整个八个月的项目中,WBS有助于节省时间。通过严格遵循计划,人们及时关注他们的任务,而不是在任务之间跳跃。他们更好地理解自己在整个计划中的作用。详细的WBS是一个模板,使任务之间的逻辑关系清晰可见,帮助人们超越项目的序列性。它清楚地表明,如果因为错过了最后期限而损失了一天,就必须在另一个领域加快工作以进行补偿。

系统的前期规划对项目的执行产生了巨大影响。

在整个项目过程中,浪费资源和花钱的小毛病少了。项目经理将WBS作为每次项目会议的基础。项目计划不仅指导项目工作,还指导每周的会议。由于项目组成员被迫专注于项目计划,会议期间的报告主要限于计划中的任何例外情况。该计划还为未来一周的工作提供了一个地图,使任何潜在的偏差或问题都能提前得到讨论。

在过去几年中,会议拖了好几个小时。今年,会议平均约45分钟,重点突出。不同的团队成员,其中许多人是项目经理的前辈,开始期待着会议,因为讨论仅限于手头的相关问题。在项目过程中,仅在会议上节省的总时间就相当于整整五个星期的工作。

更好的规划也将以前没有记录的任务纳入项目。像向员工介绍情况、获得设计批准和衡量成功等活动都被安排好了,并有完整的记录。

在实际的项目执行中,取消了六个星期。

团队成员能够完成他们的项目任务而不牺牲他们的正常职责。未来的回报是,在知道每个参与者的时间承诺将被准确地安排到项目中的基础上,他们将更愿意参与项目。

该公司实现了按预算、减少故障的目标,并获得了一个额外的、意料之外的好处:在整个项目过程中节省了大量的时间。项目结束时记录了成功的措施--包括50%的销售增长,并确定了明年的改进领域。

这个项目为今后的工作提高了标准。

新的项目技能可能不会每年都带来巨大的改进。但他们永久地将标准提高到了一个新的水平,即详细的项目规划、高效的执行和可接受的结果。对于一个关键的年度项目,这创造了持久的、可衡量的价值。

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