Als die USA im Juni begannen, wieder zu öffnen, ergab eine Umfrage unter 127 Unternehmensleitern, dass 82 % planten, Mitarbeitenden auch künftig zumindest teilweise Remote Work zu ermöglichen – viele rechneten mit einem hybriden Modell aus Arbeit vor Ort und Remote Work.
Auch wenn Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen möglich sind, wenn Mitarbeitende von zu Hause aus arbeiten, werden diese häufig durch Herausforderungen bei Mitarbeiterengagement, Kommunikation und Momentum geschmälert. Angesichts dieses gemischten Bildes aus Effizienzen und Herausforderungen reagieren einige Organisationen, indem sie Projektmanagement-Fähigkeiten in ihrer Belegschaft aufbauen.
Konkrete Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit einem Start- und Enddatum lassen sich als Projekte betrachten, die gemanagt werden müssen. Projektmanagement-Tools und -Kompetenzen können Mitarbeitenden helfen, präziser vorauszuplanen, Fristen zu erkennen und effektiver zu kommunizieren, indem die Mitwirkung an Projektarbeit definiert und geplant wird. Überlegen Sie, wie eine Projektmanagement-Perspektive genutzt werden kann, um den weiteren Weg zu gestalten.
1. Mit einem systematischen Projektmanagement-Ansatz zur Nachverfolgung ihrer eigenen Projekte können Mitarbeitende Fortschritte verfolgen und effizient kommunizieren. Bei Mitarbeitenden mit flexiblen Arbeitszeiten geht Momentum weniger wahrscheinlich verloren, wenn die Arbeit gut strukturiert ist und unterwegs konkrete Meilensteine gesetzt sind.
Die Definition eines Projekts, bevor es beginnt, schafft Klarheit über Projektziele, Kosten, Beteiligte und die Ergebnisse, die das Projekt liefern wird.
2. Im Gegensatz zur laufenden operativen Arbeit haben Projekte einen Anfang und ein Ende. Durch vorausschauende Planung vor der Umsetzung haben Mitarbeitende die Möglichkeit, einen Zeitplan der Aktivitäten zu erstellen, zu berücksichtigen, ob und wann andere beteiligt sind, und die anstehenden Arbeiten konkret zu beschreiben.
3. Projektmanagement-Tools zerlegen Arbeit in kleinere, überschaubare Aufgaben. Die Work Breakdown Structure (WBS) richtet die Projektarbeit aus, indem sie Projektumfang, Kosten und Zeitpläne integriert. Für Remote-Mitarbeitende klärt die WBS nicht nur, was zu tun ist; sie bietet auch eine Grundlage, um Arbeit zu organisieren und zu überwachen sowie Informationen darüber zu teilen, was gerade passiert, was erreicht wurde und was als Nächstes ansteht.
Ein „Learn-and-Do“-Ansatz im Projektmanagement macht Trainings praxisrelevant und erleichtert den Übergang vom Erlernen neuer Kompetenzen zur tatsächlichen Anwendung im Arbeitsalltag.
4. Virtuelle Projektmanagement-Trainings stehen zur Verfügung, um Mitarbeitenden zu helfen, Projektmanagement-Kompetenzen zu erwerben und sie gleichzeitig in ihren Workflow zu integrieren. Von jedem Ort aus und zu flexiblen Zeiten können Mitarbeitende die Kompetenzen, während sie sie erlernen, direkt auf ihre eigenen Projekte anwenden.
5. Ein typischer Projektumfang definiert fünf Elemente: was, warum, wie, wann und wie viel. In unsicheren Zeiten können sich diese Elemente aufgrund von Ereignissen im Zusammenhang mit der Pandemie, Veränderungen in der Belegschaft, finanziellen Erwägungen und anderen Störungen ändern. Die Organisation von Arbeit in Projekten hilft Mitarbeitenden zu erkennen, wo sie laufende Projekte anpassen müssen, um diese Veränderungen zu berücksichtigen, und zu kommunizieren, wie sich dies auf den Umfang eines Projekts auswirkt.
Gute Projektmanager schließen Projekte nach Abschluss ab und bewerten sie.
6. Anstatt einfach zur nächsten Verantwortung, zur nahenden Frist oder zu einem unerwarteten Notfall überzugehen, profitieren Mitarbeitende davon, Projektmanagement-Kompetenzen zu nutzen, um ein Projekt abzuschließen. In dieser Phase können sie über die Herausforderungen reflektieren und daraus lernen, sich besser darauf vorbereiten, das nächste ähnliche Projekt zu planen und umzusetzen, und wertvolle projektbezogene Informationen mit Projektteammitgliedern, Stakeholdern und Vorgesetzten teilen.
Remote Work ist in vielen Organisationen weiterhin die neue Normalität. Ausgeprägte Projektmanagement-Kompetenzen bieten eine wertvolle Struktur, die Remote Work unterstützt, Fristen und Zusagen klärt und einen Rahmen für Kommunikation und Engagement bietet. Da die Auswirkungen der Pandemie auf Workflows weiterhin eher von Übergang als von Beständigkeit geprägt sind, bietet dieser Rahmen die dringend benötigte Struktur, die Organisationen optimal nutzen können, um produktiv zu bleiben.
Über Kepner-Tregoe
Wir alle hoffen, dass es Ihnen in dieser disruptiven Zeit der Weltgeschichte gut geht. Seit über 60 Jahren hat unser Unternehmen Kepner-Tregoe die Möglichkeit, große Organisationen dabei zu unterstützen, radikale Veränderungen erfolgreich zu bewältigen, hartnäckige Probleme zu lösen und die Leistungsfähigkeit im Incident- und Problem-Management durch Tools, Trainings und Beratung zu steigern – und so hochwirksame Teams zu entwickeln, die bereit sind, auf die kritischsten Themen Ihres Unternehmens zu reagieren.
