Ein kürzlich in der Harvard Business Review erschienener Artikel über die Teilnahme an Meetings, „How to Get People to Actually Participate in Virtual Meetings“, legt dar, dass es „vier wesentliche Gründe für ein Meeting gibt: um andere zu beeinflussen, um Entscheidungen zu treffen, um Probleme zu lösen oder um Beziehungen zu stärken“. Diese Gründe für Meetings bieten einen guten Leitfaden für die Strukturierung Ihrer Gedanken über die virtuellen Meetings, an denen Sie von zu Hause aus teilnehmen. Selbst wenn Sie nicht die Leitung des nächsten virtuellen Meetings innehaben, lohnt es sich, über diese Meeting-Dimensionen nachzudenken, um das Beste aus der investierten Zeit herauszuholen.
1. Andere beeinflussen
Im Gegensatz zu einer E-Mail kann eine virtuelle Face-to-Face-Erfahrung Einblicke in die Abläufe gewähren, die in einer E-Mail-Nachricht nicht vermittelt werden. Was tatsächlich gesagt wird, kann sich stark von einer Aneinanderreihung von Stichpunkten unterscheiden.
Beispielsweise gibt es einen Plan A und einen Plan B zur Anpassung an die aktuelle Krise. Im virtuellen Gespräch von Angesicht zu Angesicht kann jedoch deutlich werden, dass Plan B eigentlich keine tragfähige Option ist und der Organisator des Meetings die Zustimmung zu Plan A beeinflussen möchte. Dieser visuelle Wert in der aktuellen Krise wurde deutlich, als der New Yorker Gouverneur Cuomo die Notwendigkeit des Bundesstaates an Beatmungsgeräten bekräftigte und die Handpumpen-Version von Plan B vorführte, die ebenfalls bestellt wurde. Es war visuell klar, dass Plan B zwar vorhanden war, es aber an der Zeit war, voll auf die Beatmungsgeräte zu setzen.
Wenn Sie die Leitung haben: Was sollen die Meeting-Teilnehmer während des Meetings und danach bei ihrer eigenen Arbeit verstehen und tun? Ist Ihre Botschaft klar? Überlegen Sie als Teilnehmer, was der Meeting-Leiter wirklich anstrebt und ob dies für Sie angemessen und umsetzbar ist.
2. Entscheidungen treffen
Wenn dieses virtuelle Meeting eine Entscheidungsfindung erfordert, ist es wichtig, dass jeder versteht, welche Entscheidung getroffen wird und warum. Um zu einer Entscheidung zu gelangen, benötigen die Beteiligten die Möglichkeit, Ziele zu formulieren – die klaren Maßstäbe für das, was Sie erreichen wollen. In der Kepner-Tregoe Entscheidungsanalyse werden diese Ziele als MUSS-Ziele oder obligatorische Ziele ausgedrückt. Bei der Auswahl eines neuen Anbieters könnte ein MUSS-Ziel zum Beispiel lauten: Bietet 24/7-Service. Ziele werden auch als WUNSCH-Ziele ausgedrückt, also jene Ziele, die bei Erfüllung helfen, Alternativen zu vergleichen. Im selben Beispiel könnte ein WUNSCH-Ziel „Reduziert den aktuellen Papierkram“ lauten.
Der Entscheidungsprozess muss klären: Zu welchem Zweck? Welche? und Wie? Klar formulierte Ziele bilden die Grundlage für den Vergleich zwischen potenziellen Auswahlmöglichkeiten. Sie liefern die Gründe für die Wahl einer Alternative gegenüber einer anderen und rechtfertigen die endgültige Entscheidung.
3. Probleme lösen
Für eine schnelle Problemlösung in einem informelleren Rahmen gilt weiterhin die Grundlage des kritischen Denkens eines strukturierteren Prozesses. Unabhängig davon, ob Sie die Problemlösung leiten oder ein aktiver Teilnehmer sind, sollten die ersten Schritte feststellen, ob ein Problem vorliegt und ob die Ursache unbekannt ist.
In Krisenzeiten sind viele Entscheidungen, die getroffen werden müssen, als Probleme getarnt. Wenn das präsentierte Problem lautet: „Es gibt keine Möglichkeit, die Frist unseres Projekts mit dem derzeitigen Personal einzuhalten“, wissen wir bereits, warum dies geschieht: Niemand verlässt sein Zuhause. Dieses „Problem“ ist in Wirklichkeit ein Hinweis auf Entscheidungen, die in Bezug auf Projektziele, Ergebnisse und Personalbesetzung getroffen werden müssen. Um ein Problem zu lösen – das heißt, die Ursache zu finden – muss die Ursache unbekannt sein.
Angesichts steigender Kosten und zeitkritischer Probleme können Sie ein Problem so weit abmildern, dass Sie es umgehen können; Sie müssen es vielleicht nicht sofort lösen (obwohl das riskant sein kann) und können das Problem einfach umgehen und weitermachen. Wenn jedoch ein Problem vorliegt und Sie die Ursache kennen müssen, ist es nützlich, Einigkeit darüber zu erzielen, was das spezifische Problem ist, und Übergeneralisierungen zu vermeiden. Ein Problem könnte beispielsweise als „Der Dienst war letzte Nacht ausgefallen“ oder spezifischer als „Der Dienst war zwischen 3 und 4 Uhr morgens ausgefallen“ oder noch spezifischer als „Der E-Mail-Dienst war zwischen 3 und 4 Uhr morgens ausgefallen“ betrachtet werden. Je spezifischer Sie werden, desto näher sind Sie der Ursache.
4. Beziehungen stärken
Selbst Menschen, die immer von zu Hause aus arbeiten, spüren die Belastung durch das „Zuhausebleiben“. Plötzlich fehlen der Tisch im Café an der Ecke oder die Kameradschaft im Hundepark schmerzlich. Virtuelle Meetings werden die Lücke der sozialen Interaktion nicht füllen, wenn sie mit PowerPoint-Folien überladen sind. Schalten Sie das Video ein und verlassen Sie sich nicht nur auf Gruppen-Audioanrufe. Wenn Ihr großes Gruppenmeeting und die Technologie kleinere Breakout-Gruppen zulassen, bieten Sie diese Möglichkeiten für mehr Engagement an.
Eine der besten Möglichkeiten, Beziehungen zu stärken und eine natürlichere Dynamik beizubehalten, besteht darin, sich die Zeit zu nehmen, wirklich zuzuhören. Ihre virtuellen Meetings bieten die Gelegenheit für Impulse von außerhalb Ihrer eigenen Blase. Wie ist Ihr Verhältnis von Reden zu Zuhören? Entwerfen Sie bereits eine Antwort, anstatt der sprechenden Person wirklich zuzuhören? Es reicht nicht aus, anderen Raum für Beiträge zu geben; Sie müssen aufmerksam sein und nicht nur darauf warten, dass Sie wieder an der Reihe sind zu sprechen.
Wir wissen, dass die aktuelle Situation vorübergehend ist, aber manchmal fühlt sie sich wie eine Ewigkeit an. Sie können das Beste aus Ihrer Zoom-Zeit herausholen, indem Sie klären oder ein Gespür dafür bekommen, warum ein Meeting stattfindet, und entsprechend handeln. Ob Sie nun an Entscheidungsfindungen, Problemlösungen, der Beeinflussung anderer oder dem Aufbau von Beziehungen beteiligt sind – virtuelle Meetings sind die neue Normalität für effektives Arbeiten in Gruppen.
Über Kepner-Tregoe
Seit über 60 Jahren hat Kepner-Tregoe Tausende von Unternehmen befähigt, Millionen von Problemen zu lösen. Wir bieten Kunden in den Bereichen Operations, Fertigung, IT-Service-Management, technischer Support sowie Aus- und Weiterbildung einen datengesteuerten, konsistenten und skalierbaren Ansatz. Wir befähigen Sie, Probleme zu lösen. Kepner-Tregoe bietet eine einzigartige Kombination aus Kompetenzentwicklung und Beratungsdienstleistungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Grundursache von Problemen aufzudecken und Ihre organisatorischen Herausforderungen dauerhaft anzugehen. Unser Ansatz zur Problemlösung liefert messbare Ergebnisse für jedes Unternehmen, das Qualität und Effektivität verbessern und gleichzeitig die Gesamtkosten senken möchte.
