Was fehlt im Projektmanagement?

Da sich Projekte zur wichtigsten Arbeitsmethode in der Geschäftswelt entwickelt haben, haben Projektmanagement-Tools - Gantt-Diagramme, Zeitpläne und Berichtssysteme - sowie Projektsoftware dazu beigetragen, eine De-facto-Arbeitsdefinition für Projektleitung: die Verwendung einer Reihe von Instrumenten und Techniken zur Verwaltung einer Kombination aus Geld, Zeit, Menschen und Arbeit. Viele dieser Instrumente wurden vor Jahren im Militär entwickelt, als Ingenieure darum kämpften, Zeit, Kosten und Berichtsmethoden zu kontrollieren. Auf der Grundlage dieser Geschichte und dieses Instrumentariums geht der heutige organisatorische Ansatz davon aus, dass mit genügend Zeit, Geld und Personal die Arbeit erledigt werden kann. Doch etwas fehlt. Es gibt wichtigere Ideen und Prozesse, die das Projektmanagement definieren.

Im Kern geht es beim Projektmanagement darum, Menschen dazu zu bringen, Dinge zu tun - hoffentlich wertvolle Dinge - und das auf effektive und zeitgerechte Weise. In den meisten Unternehmen sind die Ressourcen begrenzt: Die Mitarbeiter müssen die Arbeit am Projekt mit anderen Aufgaben in Einklang bringen, und die Projektmanager leiten oft Mitarbeiter, die anderen Managern unterstellt sind. Oft werden wichtige Teile der Arbeit von externen Auftragnehmern oder Personen mit speziellen Fachkenntnissen erledigt, die nichts mit dem Projekt im Allgemeinen zu tun haben. Mit welchen Instrumenten wird sichergestellt, dass die Teammitglieder "das tun, was sie tun müssen"?

Ein fehlendes Teil im Projektmanagement-Puzzle, das zum Scheitern von Projekten führen kann, ist das Versäumnis, Projekte im sozialen Kontext der Organisation zu managen. Gute Projektmanager beherrschen nicht nur PM-Tools und -Software, sondern sind auch in der Lage, die Leistung der Projektmitarbeiter zu steuern, um Ressourcen zu verhandeln und der oberen Führungsebene den Status und die Prioritäten mitzuteilen.

Der Projekterfolg kann erheblich verbessert werden, wenn Projektmanager ihre Fähigkeit verbessern, menschliche Probleme zu lösen und bestimmte Leistungen und Verhaltensweisen zu fördern und zu unterstützen. Bei KT basiert unser Ansatz für das Management von Mitarbeitern in Projekten auf den folgenden Grundsätzen Leistungssystem. Dieses Modell gliedert sich in fünf Komponenten:

1. Antwort: Das Verhalten des Ausführenden;

2. Ausführender: Die Person oder Gruppe, von der eine Leistung/ein Verhalten erwartet wird;

3. Situation: Die Umgebung oder das Umfeld, in dem der Darsteller arbeitet;

4. Die Folgen: Ereignisse, die auf die Reaktion folgen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen oder verringern, dass die Reaktion erneut auftritt; und

5. Rückmeldung: die Informationen, die der Künstler über die Fortschritte bei der Erreichung seiner Ziele erhält.

 

Die Komponenten stehen nicht für sich allein: Sie interagieren und sind voneinander abhängig. Ein Beispiel: Ein Projektmitarbeiter (Performer) erledigt die geforderte Arbeit (Response) und hat Zugang zu allem, was er braucht (Situation), um seine Projektarbeit zu erledigen, und der Manager lässt ihn wissen, dass seine Arbeit abgeschlossen ist und die Erwartungen mehr als erfüllt hat (Feedback). Als er jedoch zu seiner regulären Arbeit zurückkehrt, hat er wichtige Termine verpasst und wird wochenlang kämpfen müssen, um die verlorene Zeit aufzuholen (Konsequenzen). Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich dieser Projektmitarbeiter gegen die Arbeit am nächsten Projekt sträubt? Wie hoch sind die Kosten für die nicht geleistete Arbeit? Was wäre andererseits, wenn er gewusst hätte, dass seine Arbeit beeinträchtigt würde, und die Projektarbeit aufgeschoben hätte (Reaktion)?

Der Projekterfolg hängt von viel mehr ab als von Projektwerkzeugen und Software. Durch das Verständnis der Komponenten und die Betrachtung des gesamten Leistungssystems kann ein Projektmanager wirksame Maßnahmen ergreifen, die dazu beitragen, dass die Mitarbeiter die "Aufgaben" eines Projekts erfüllen. Sie können konkrete Verhaltensweisen aufzeigen, die geändert werden müssen, und das Leistungssystem so beeinflussen, dass es den Menschen und Projekten zum Erfolg verhilft.

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