Da Projekte zur wichtigsten Art geworden sind, wie Arbeit in einem geschäftlichen Umfeld erledigt wird, haben Projektmanagement-Tools – Gantt-Diagramme, Zeitpläne und Berichtssysteme – sowie Projektsoftware dazu beigetragen, eine de-facto-Arbeitsdefinition von Projektmanagement: zu schaffen: die Anwendung eines Sets von Tools und Techniken, um eine Kombination aus Geld, Zeit, Menschen und Arbeit zu steuern. Viele dieser Tools wurden vor Jahren im Militär entwickelt, als Ingenieure darum rangen, Zeit, Kosten und Berichtsmethoden zu kontrollieren. Auf Basis dieser Historie und dieses Toolsets geht der heutige organisatorische Ansatz davon aus, dass mit genügend Zeit, Geld und Menschen die Arbeit erledigt wird. Und doch fehlt etwas. Es gibt wichtigere Ideen und Prozesse, die Projektmanagement definieren.
Projektmanagement bedeutet im Kern, Menschen dazu zu bringen, Dinge zu tun – hoffentlich wertvolle Dinge – und zwar effektiv und termingerecht. In den meisten Organisationen sind Ressourcen begrenzt: Mitarbeitende balancieren die Projektarbeit mit anderen Verantwortlichkeiten, und Projektmanager führen häufig Personen, die an andere Führungskräfte berichten. Oft werden wesentliche Teile der Arbeit von externen Auftragnehmern oder von jemandem mit spezifischer Expertise erledigt, die mit dem Projekt insgesamt wenig zu tun hat. Welche Tools stellen sicher, dass Teammitglieder „die Dinge“ erledigen, die erledigt werden müssen?
Ein fehlendes Puzzleteil im Projektmanagement, das dazu führen kann, dass Projekte hinter den Erwartungen zurückbleiben, ist die mangelnde Steuerung von Projekten im sozialen Kontext der Organisation. Gute Projektmanager sind nicht nur Meister der PM-Tools und -Software, sondern auch versiert darin, die Leistung der im Projekt arbeitenden Menschen zu steuern, Ressourcen zu verhandeln sowie Status und Prioritäten an das Top-Management zu kommunizieren.
Der Projekterfolg kann deutlich verbessert werden, wenn Projektmanager ihre Fähigkeit ausbauen, Menschenprobleme zu lösen sowie spezifische Leistung und Verhaltensweisen zu fördern und zu unterstützen. Bei KT basiert unser Ansatz zur Führung von Menschen in Projekten auf dem Performance System. Dieses Modell gliedert sich in fünf Komponenten:
1. Reaktion: Das Verhalten der ausführenden Person;
2. Ausführende Person: Die Person oder Gruppe, von der erwartet wird, zu leisten/sich zu verhalten;
3. Situation: Das Umfeld oder Setting, in dem die ausführende Person arbeitet;
4. Konsequenzen: Ereignisse, die auf die Reaktion folgen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen oder verringern, dass die Reaktion erneut auftritt; und
5. Feedback: die Informationen, die die ausführende Person über den Fortschritt in Richtung ihrer Ziele erhält.
Die Komponenten stehen nicht für sich allein: Sie wirken zusammen und sind voneinander abhängig. Beispielsweise erledigt ein Projektmitarbeiter (ausführende Person) die erforderliche Arbeit (Reaktion) und hat Zugriff auf alles, was er benötigt (Situation), um seine Projektarbeit zu erledigen, und der Vorgesetzte lässt ihn wissen, dass seine Arbeit abgeschlossen ist und die Erwartungen mehr als erfüllt hat (Feedback). Wenn er jedoch zu seiner regulären Arbeit zurückkehrt, hat er wichtige Fristen verpasst und wird wochenlang kämpfen müssen, um die verlorene Zeit aufzuholen (Konsequenzen). Wie groß ist die Wahrscheinlichkeit, dass dieser Projektmitarbeiter sich dagegen sträubt, am nächsten Projekt mitzuarbeiten? Welche Kosten entstehen durch die Arbeit, die nicht erledigt wurde? Andererseits: Was wäre, wenn er gewusst hätte, dass seine Arbeit beeinträchtigt würde, und die Projektarbeit (Reaktion) deshalb verzögert hätte?
Projekterfolg hängt von weit mehr ab als von Projekttools und -software. Indem ein Projektmanager die Komponenten versteht und das gesamte Performance System betrachtet, kann er wirksame Maßnahmen ergreifen, die dazu beitragen, sicherzustellen, dass Menschen die „Dinge“ in Projekten erledigen. Er kann konkrete Verhaltensweisen identifizieren, die verändert werden müssen, und das Performance System so beeinflussen, dass es Menschen und Projekten zum Erfolg verhilft.
