Erwägen Sie SIPOC zur Risikoverwaltung

"Es ist schwierig, Vorhersagen zu treffen, vor allem über die Zukunft." (Mark Twain, Yogi Berra, Niels Bohr, Samuel Goldwyn und anderen zugeschrieben).

Stellen Sie sich vor, Sie brechen zu einem Abenteuer auf, vielleicht zur Markteinführung eines Produkts, zur Installation eines Geräts, zum Beginn einer Produktion oder zu einer Urlaubsreise. Trotz der Wahrheit, die dem Eingangszitat innewohnt, erfordert die proaktive Ergreifung von Maßnahmen, um das Abenteuer auf Kurs zu halten, Vorhersagen darüber, was schief gehen könnte. Unabhängig davon, ob wir die Analyse potenzieller Probleme, die Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse, die Fehlerbaumanalyse, die Ishikawa-Diagramme oder eine ihrer Ableitungen verwenden, können wir unsere Vorhersagen und die Auswahl der Maßnahmen verbessern, indem wir 1) Berücksichtigung dessen, was wir wissen, 2) Berücksichtigung kleiner Teile und 3) Konzentration auf die Kunden. Das SIPOC-Modell (Lieferant, Inputs, Prozess, Outputs und Kunden) bietet einen Rahmen, der diese Informationen sichtbar macht und die Analyse erleichtert.

Überlegen Sie, was Sie wissen

Die Vergangenheit ist zwar keine Garantie für künftige Ergebnisse, aber die Vergangenheit ist alles, was wir wissen können. Je aussagekräftiger die Fakten sind, mit denen wir beginnen, desto besser sind unsere Vorhersagen und die Wahl unserer Maßnahmen. Beim Risikomanagement sollten wir also zunächst dokumentieren: 1) den gewünschten Output, 2) die Kunden, 3) den Prozess oder das Projekt, 4) die Inputs und 5) die Lieferanten. Ein SIPOC für einen Urlaub in North Carolina (mit Start in New Jersey) könnte wie folgt aussehen.

Wir managen Risiken, indem wir vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die Ergebnisse unserer Prozesse oder Projekte unsere Kunden zufrieden stellen, indem wir Eventualmaßnahmen planen, um die Schwere zu verringern, wenn dies nicht der Fall ist, und indem wir Auslöser festlegen, um die Erkennbarkeit potenzieller Probleme zu erhöhen. Je mehr relevante Fakten wir zu Beginn haben, desto angemessener ist die Wahl unserer Maßnahmen.

Adresse Kleine Scheiben

Wenn unsere Projekte oder Prozesse viele Lieferanten, Inputs, Prozess- oder Projektschritte, Outputs und Kunden umfassen, gibt es viele Risiken und relevante Fakten zu berücksichtigen. In diesem Fall führt der Versuch, alle Variablen in einer einzigen Analyse zu bewerten und zu verwalten, zu unnötiger Komplexität und kann zu ineffizienten oder unwirksamen Reaktionen führen. Natürlich sind alle Variablen und Risiken letztlich miteinander verbunden, aber nicht alle erfordern notwendigerweise Aufmerksamkeit, und diejenigen, die dies tun, erfordern möglicherweise unterschiedliche Reaktionen. Sobald wir also das große Ganze verstanden haben, besteht der nächste Schritt darin, sich mit den Details des Projekts oder Prozesses zu befassen und ihn weiter in spezifische Aktionen oder Schritte zu zerlegen. Ein Urlaub in North Carolina könnte wie folgt unterteilt werden:

Wenn wir uns im Vorfeld Zeit nehmen, um die spezifischen Maßnahmen oder Schritte des Prozesses oder Projekts und die Beziehungen zwischen ihnen zu verstehen, können wir leichter Prioritäten setzen, auf die wir uns konzentrieren müssen. Mit diesem Wissen können wir dann feststellen, welche Variablen wir angehen müssen, und entscheiden, welche davon Präventivmaßnahmen, Eventualmaßnahmen und welche Auslöser wir einsetzen müssen.

Fokus auf Kunden

Letzten Endes ist das Risikomanagement nur dann erfolgreich, wenn wir unsere Kunden, d. h. uns selbst oder andere, zufrieden stellen. Es liegt in der Natur des Menschen, dass wir uns beim Risikomanagement darauf konzentrieren, zu verhindern, dass unsere Lieferanten, Inputs und Prozesse Probleme verursachen. Doch manchmal reichen unsere besten Bemühungen nicht aus, und dann müssen wir eventuelle Maßnahmen zur Risikominderung planen und Auslöser festlegen, um die Erkennbarkeit zu erhöhen, wenn unsere Ergebnisse unsere Kunden nicht zufrieden stellen. Der Risikoplan für die Fahrt nach North Carolina umfasst sowohl Präventivmaßnahmen zur Erhöhung der Erfolgswahrscheinlichkeit als auch Eventualmaßnahmen zur Abschwächung potenzieller Probleme und ihrer Auswirkungen sowie Auslöser, die uns sagen, wann wir sie ergreifen müssen.

Obwohl es in der Natur des Menschen liegt, sich darauf zu konzentrieren, Maßnahmen zu ergreifen, die verhindern, dass unsere Lieferanten, Inputs und Prozesse potenzielle Probleme verursachen, müssen wir die Unvermeidlichkeit akzeptieren, dass unsere Ergebnisse manchmal nicht ausreichen, um unsere Kunden zufriedenzustellen. Wenn dies geschieht, müssen wir in der Lage sein, dies schnell zu erkennen und schnell mit Maßnahmen zu reagieren, um den entstandenen Schaden auszugleichen und seine Ausbreitung zu minimieren.

Der Zweck des Risikomanagements besteht darin, Präventivmaßnahmen zu ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass unsere Ergebnisse unsere Kunden nicht zufrieden stellen, Eventualmaßnahmen zu planen, um den Schweregrad zu verringern, falls wir versagen, und Auslöser zu setzen, um die Erkennbarkeit zu erhöhen. Um die am besten geeigneten Maßnahmen auszuwählen, sollten wir 1) berücksichtigen, was wir wissen, 2) kleine Ausschnitte ansprechen und 3) uns auf die Kunden konzentrieren. Die Verwendung des SIPOC-Modells, um diese Informationen sichtbar zu machen, ist ein Weg, um eine gründliche Betrachtung und effektive Analyse aller Variablen zu gewährleisten.

Blog Bild 1
Proaktive Problemlösung und Schaffung von Nicht-Ereignissen
Blog Bild 1
Abbildung des Weges der Support-Organisationen zum proaktiven Problemmanagement
Blog Bild 1
Zwischenfälle und Probleme - zwei Seiten einer Münze
Blog Bild 1
Bewährte Praktiken bei der Nachbereitung von Zwischenfällen verbessern die Reaktion auf Zwischenfälle dramatisch

Wir sind Experten in:

Kontaktieren Sie uns

für Anfragen, Details oder ein Angebot!