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Proaktive Problemlösung und Schaffung von Nicht-Ereignissen

Bei der proaktiven Problemlösung geht es darum, Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor die Auswirkungen für das Unternehmen spürbar werden. Was sind die Auswirkungen eines Ereignisses, das nie eintritt? Es gibt keins. Zwar lassen sich nicht alle Probleme gänzlich vermeiden, doch gibt es oft Frühwarnzeichen, die darauf hinweisen, dass sich ein Problem anbahnt. Diese "Rauchsignale" sind für Sie nur dann von Wert, wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen, und präventive Maßnahmen ergreifen können, um einen Feuersturm zu vermeiden.

Problemmanagement ist ein Prozess, und der Schlüssel zur proaktiven Problemlösung liegt darin, jeden Schritt des Prozesses zu verstehen - was die Signale Ihnen sagen und was Sie mit den Informationen tun müssen.

Überwachung und Instrumentierung

Im ersten Schritt des Problemmanagement-Lebenszyklus geht es darum, nach Anzeichen von Problemen Ausschau zu halten. Dazu müssen die richtigen Monitore, Sensoren und Kollektoren vorhanden sein, um Daten über die Leistung von Aktivitäten und Prozessen zu generieren. Sie müssen sowohl einzelne Komponenten als auch ganze Arbeitsabläufe überwachen, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen. Mit Hilfe von Monitoren können Sie Dinge wie Geschwindigkeit, Genauigkeit, Verschwendung und Merkmale der Betriebsumgebung ermitteln, die Ihren Prozess beschreiben. Sie können auch Dinge wie Volumen, Geschwindigkeit und Qualitätsmerkmale Ihrer Produktionsergebnisse und Geschäftsprozessresultate messen.

Eine proaktive Problemlösung beginnt mit der Generierung der richtigen Daten über Ihre Prozesse und Systeme, damit Sie so früh wie möglich gewarnt werden können. Viele Unternehmen setzen auf neue Technologien wie IoT-Geräte, eingebettete Sensoren in Fertigungssystemen und standardisierte Telemetriefunktionen in ihren IT-Systemen, um zusätzliche Echtzeiteinblicke in ihre Abläufe zu erhalten.

Umwandlung von Überwachungsdaten in Warnmeldungen

Es ist großartig, dass Sie Monitore und Messgeräte haben, die Daten sammeln, aber um Probleme zu erkennen, müssen Sie die Signaldaten filtern und organisieren, damit Sie herausfinden können, was "normal" ist und was ein Problem darstellt. Hier kommen die Prozesskontrolle und Problemlösungsmethoden ins Spiel. Diese Methoden können Ihnen dabei helfen, zu erkennen, wann etwas außerhalb des erwarteten Toleranzbereichs liegt, potenzielle Zwischenfälle und Ausfälle zu analysieren, bevor sie sich zu Krisensituationen ausweiten, und Muster zu erkennen, die darauf hindeuten, dass etwas in Ihrem Prozess einer tieferen Bewertung bedarf.

Diagnose

Je eher Sie Vorfälle von Ereignissen unterscheiden können, desto eher können Sie eine Diagnose stellen und Schritte zu ihrer tatsächlichen Behebung unternehmen. Eine wirksame Problemdiagnose hängt letztlich von den Menschen ab und davon, wie gut sie in der Lage sind, "Abweichungen" von den natürlichen Leistungsschwankungen zu erkennen. Dieser erste Schritt der Situationsbeurteilung wird oft übersehen, ist aber entscheidend, wenn man sinnvolle Maßnahmen ergreifen will.

Es gibt 4 Schlüsselkomponenten, die Ihre Mitarbeiter bei der Problemdiagnose einsetzen werden:

  1. Werkzeuge
  2. Wissen
  3. Fertigkeiten
  4. Daten

Von diesen Komponenten sind Wissen und Können in der Regel diejenigen, die Sie unmittelbar kontrollieren können. Eine erfolgreiche proaktive Problemlösung hängt in erster Linie davon ab, dass Ihre Mitarbeiter in der Lage sind, die wichtigsten Daten zu sammeln, die Ursache-Wirkungs-Beziehungen sowie die "Umweltbedingungen" zu visualisieren und von dort aus auf die zugrunde liegenden Ursachen hinzuarbeiten.

Entscheidungsfindung

Wenn Sie die Ursache eines Problems erkannt haben, können Sie wahrscheinlich verschiedene Maßnahmen ergreifen, um das Problem zu lösen. Jede Alternative wird wahrscheinlich ihre eigenen Risiken, Kosten, Vorteile und Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, so dass es wichtig ist, fundierte Entscheidungen zu treffen. Einige der Faktoren, die Ihre Entscheidungsträger berücksichtigen sollten, sind:

  • Kosten/Nutzen der einzelnen Alternativen
  • Risiko der vorgeschlagenen Lösung und Vertrauen in sie
  • Abwägung zwischen kurzfristiger und langfristiger Wirksamkeit
  • Vollständige oder teilweise Abmilderung der Auswirkungen auf das Geschäft
  • Negative Auswirkungen des Nichthandelns

In Situationen, in denen es um proaktive Problemlösungen geht, müssen die Entscheidungsträger oft abwägen zwischen den Auswirkungen der Vermeidung des erwarteten Problems und den Auswirkungen einer Unterbrechung der Abläufe zur Vermeidung des Ereignisses. In diesem Fall ist das Risikomanagement unerlässlich, um sich auf unbeabsichtigte Folgen und deren Auswirkungen vorzubereiten.

Proaktives Handeln

Was die proaktive Problemlösung zu einem so mächtigen Werkzeug für Unternehmen macht, ist die Fähigkeit, Maßnahmen einzuleiten, BEVOR das Unternehmen merkt, dass ein Problem auftritt (oder in einem anderen Teil des Unternehmens wieder auftritt). Die proaktiven Maßnahmen können viele Formen annehmen, von vorbeugender Wartung, Tune-ups und Betriebsoptimierung bis hin zu spezifischen Prozessänderungen, die sich aus der Problemanalyse ergeben. Gute Hygienepraktiken, Patching, Datenmanagement und häufige Gesundheitschecks können verhindern, dass Probleme überhaupt erst auftreten. Die rechtzeitige Anwendung von Korrekturen kann dazu beitragen, die Auswirkungen von bereits aufgetretenen Problemen zu mildern.

Indem Sie auf die Signale aus Ihrer Umgebung achten, sie schnell diagnostizieren und datenbasierte Entscheidungen treffen, können Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, um potenzielle Probleme zu vermeiden.

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Abbildung des Weges der Support-Organisationen zum proaktiven Problemmanagement
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