Die 7 größten IT-Fallen und wie Sie sie vermeiden können

Von Christoph Goldenstern, Kepner-Tregoe

Es wird oft gesagt, dass die Definition des Wahnsinns darin besteht, "immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten".

Nach diesen Maßstäben könnte man die IT-Welt als ein wenig verrückt bezeichnen. Im Folgenden finden Sie sieben der häufigsten Fehler, die von IT-Unternehmen und IT-Abteilungen begangen werden. Wenn Sie diese Fallstricke vermeiden, können Sie und Ihr Unternehmen vielleicht aus dem verrückten Zug aussteigen.

1. Keine klare Vision oder Strategie

Sun Tzu, der große chinesische General, Militärstratege und Philosoph aus dem sechsten Jahrhundert (aus dessen Feder die Die Kunst des Krieges) sagte: "Taktik ohne Strategie ist der Lärm vor der Niederlage". Die modernen Management-Gurus sind sich einig, dass eine klar definierte Strategie einer der Schlüssel zum Erfolg ist. Im Informationszeitalter besteht eines der größten Probleme darin, dass IT-Projekte und digitale Dienste nicht auf die Geschäftsziele abgestimmt sind und die strategische Vision nicht unterstützen. IT-Mitarbeiter lassen sich leicht davon verführen, was gerade angesagt ist. Man neigt dazu, etwas zu tun, nur weil man es kann. Es ist auch üblich, in der IT an mehreren Projekten zu arbeiten, ohne zu wissen, wie diese Initiativen mit einer kohärenten Strategie oder definierten Geschäftszielen zusammenhängen.

Was ist zu tun?

Wenn Sie eine Vision und eine Strategie definiert haben, erstellen Sie einen Plan zur Umsetzung. Jedes Unternehmen hat in der Regel eine Vision oder ein Leitbild. Die meisten Unternehmen scheitern jedoch daran, dass sie vergessen, einen Plan für die Strategie und die Aufgabe der IT zu dokumentieren. Die Verwendung eines Plans für eine Roadmap ist ein einfacher Weg, um auf Kurs zu bleiben.

2. Die Vorstellung, dass ein neues Werkzeug oder eine neue Technologie der Königsweg sein wird

Es scheint immer ein neues Tool, eine neue Technologie oder ein neues Konzept am Horizont aufzutauchen, das alles lösen soll. In der IT ist jeder auf der Suche nach der nächsten "Killer-App". Ein anderes Wort dafür ist "Hype". Es gab eine Zeit, in der die gängige Meinung war, dass Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme jedes Unternehmen wie eine fein abgestimmte Schweizer Uhr funktionieren lassen würden. Der Hype um SOA (Service Oriented Architecture), Data Warehousing, das "papierlose Büro" und SaaS (Software as a Service) versprach ähnliche Wunderdinge.

"Cloud Computing", "Big Data", 3D-Druck, "Internet der Dinge", künstliche Intelligenz und Quantencomputer sind einige der neueren Ergänzungen auf dieser Liste.

Irgendwie sollten diese so genannten "Wundertechnologien" die Notwendigkeit eines rigorosen Managements, von Prozessen, Strategien und anderen "altmodischen" Begriffen beseitigen.

Ähnlich verhält es sich mit dem Outsourcing. Für viele liegt der Reiz des Outsourcings darin, dass Sie jemanden dafür bezahlen können, dass er die Verantwortung für alle Ihre IT-Probleme übernimmt. Mit anderen Worten: Sie können einen IT-Dienstleister dafür bezahlen, dass er Ihre IT-Probleme aus der Welt schafft.

Es ist unvermeidlich, dass keine dieser Lösungen alle Probleme löst. In vielen Fällen schaffen diese aufregenden neuen Werkzeuge, Technologien und/oder Dienste ebenso viele Probleme, wie sie lösen, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden.

Was ist zu tun?

Hören Sie auf, nach schnellen Lösungen zu suchen. Gehen Sie Probleme ganzheitlich an und betrachten Sie Lösungen aus einer integrierten Sicht von Menschen, Prozessen und Technologie. Nur wenn Sie das Gesamtbild betrachten und die verbesserungsbedürftigen Bereiche identifizieren, kann ein neues Tool oder eine Prozessverbesserung einen Mehrwert für das Unternehmen bringen.

3. Vergessen des Kunden

Wie bereits erwähnt, ist es selten eine gute Idee, "IT um der IT willen zu machen". Nur weil die Technologie toll ist, heißt das noch lange nicht, dass es sinnvoll ist, die Idee umzusetzen. IT-Fachleute vergessen oft die einfache Frage: "Welchen Nutzen hat dies für den Kunden oder das Unternehmen?" Der Kunde kann leicht im Nebel von IT-Hype, Entwicklungsaktivitäten, Politik, Betrieb usw. untergehen. Manche IT-Mitarbeiter betrachten den Kunden oder das Unternehmen als lästiges Übel, das es zu umschiffen gilt, und nicht als ihren wichtigsten Interessenvertreter. Für manche ist "Kundenservice" eher ein Lippenbekenntnis als ein wertvolles Ziel.

Was ist zu tun?

Stellen Sie den Kunden in den Mittelpunkt. Es ist wichtig, die vom Kunden definierten Service Level Agreements (SLAs) zu dokumentieren und einzuhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Erwartungen festlegen und steuern, und suchen Sie immer nach Bereichen, in denen der Kunde wertvolle Beiträge zum kundenorientierten Teil des IT-Betriebs leisten kann.

4. Unzureichende Automatisierung und Integration

Auch heute noch werden viele routinemäßige und relativ einfache Aufgaben manuell erledigt. Außerdem sind Informationen und Technologien in der Regel nicht sinnvoll miteinander verbunden. So werden beispielsweise Daten manuell in mehrere verschiedene Systeme eingegeben. Dies führt zu Datenkonflikten und Fehlern, die unbemerkt bleiben oder manuell abgeglichen werden müssen. Wertvolle Ressourcen und Zeit werden häufig dadurch verschwendet, dass hochqualifiziertes (und manchmal auch hochbezahltes) Personal mit relativ geringwertigen Routinearbeiten beschäftigt wird.

Was ist zu tun?

Der Einsatz von Automatisierung, um manuelle und langwierige Aufgaben zu ersetzen, wo immer dies möglich ist, ist entscheidend, um den Wert der IT zu steigern. Wenn es sinnvoll ist, integrieren Sie Systeme, um unnötige Redundanzen und Ineffizienzen zu vermeiden. Setzen Sie Ihre besten Mitarbeiter frei, damit sie sich mit wertvollen Aufgaben befassen können. Ein Beispiel für eine einfache Maßnahme ist die Implementierung einer Self-Service-Lösung zum Zurücksetzen von Passwörtern, um den Dorn im Auge der IT zu automatisieren: "Ich habe mein Passwort vergessen".

5. Unzureichend gestaltete Organisationsstrukturen und -prozesse

IT-Teams sind oft in Silos mit separaten Management-Berichtsstrukturen, inkonsistenten (und möglicherweise sogar inkompatiblen) Prozessen, Verfahren, Messgrößen, Richtlinien, Tools, Zielen und Belohnungssystemen organisiert. Dies führt oft zu ungesunden organisatorischen Konflikten und sogar zu offener Feindseligkeit zwischen verschiedenen Abteilungen.

Was ist zu tun?

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Organisationsstruktur und Ihre Prozesse nicht zu unnötiger Bürokratie und Engpässen führen, die die Innovation behindern. Nutzen Sie systematische, effiziente und effektive Prozesse für die Entscheidungsfindung und das Risikomanagement. Setzen Sie bewährte Verfahren für das Dienstleistungs- und Projektmanagement ein und verwenden Sie nach Möglichkeit eine "flachere" Organisationsstruktur.

Gute Technologie, Werkzeuge, Prozesse, Strategien und Verfahren sind notwendig,
aber man vergisst leicht eine wichtige Zutat: Die Menschen!

6. Mangelnde Beweglichkeit und Flexibilität

Geschäftsleute sind oft von der IT-Abteilung frustriert, weil "in der IT alles so lange dauert und so viel Geld kostet". Rivalität zwischen den Abteilungen, Bürokratie, starre Richtlinien und komplizierte Prozesse hemmen die Innovation und führen zu einem Mangel an Flexibilität. In einer solchen Situation sträuben sich viele Menschen gegen Veränderungen. Dies macht es unglaublich schwierig, sowohl bei strategischen als auch bei taktischen Initiativen Fortschritte zu erzielen. Die Entkopplung und Fehlanpassung zwischen dem Unternehmen und der IT verschlimmert sich.

Was ist zu tun?

Seien Sie reaktionsschneller und flexibler. Erwägen Sie die Einführung von agilen Methoden und DevOps-Konzepten in Ihrem Unternehmen. Diese Modelle ermöglichen es Unternehmen, sich vorwärts zu bewegen und nicht in einer Analyse-Paralyse stecken zu bleiben.

7. Vergessen der menschlichen Seite der Gleichung

Gute Technologie, Werkzeuge, Prozesse, Strategien und Verfahren sind notwendig, aber man vergisst leicht eine wichtige Komponente: Die Menschen! IT-Manager vergessen oft, dass ihre Mitarbeiter ihr wichtigstes Kapital sind. Die Wissensarbeiter des Informationszeitalters brauchen auch eine Ausbildung in "Soft Skills". In vielen IT-Firmen werden die Einbindung der Beteiligten, eine effektive Kommunikation (insbesondere die Fähigkeit, zuzuhören), ein richtig abgestimmtes Feedback und Anreizsysteme (Belohnungen und Bestrafungen) nicht sinnvoll berücksichtigt. IT-Manager können oft besser mit Computern umgehen als mit Menschen.

Was ist zu tun?

Es gibt keinen Ersatz für gute Praktiken des organisatorischen Veränderungsmanagements. Vor allem ausgezeichnete Kommunikations- und Coaching-Fähigkeiten (persönliche Gespräche, Zuhören usw.) sind die Zeit und die Investition wert.

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