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Hacks für die Ursachenanalyse zur einfacheren Fehlerbehebung

Unter Michael Barna, Kepner-Tregoe

Warum sträuben sich die Menschen gegen eine Ursachenanalyse? "Zu zeitaufwendig!" "Zu teuer!" "Zu schwierig!"

In einer Welt der Operational Excellence, der Six-Sigma-Präzision, der schlanken Arbeitsabläufe und der sich schnell verändernden Hightech-Grenzen ist das Know-how in der Ursachenanalyse jedoch unerlässlich, um wettbewerbsfähig und rentabel zu bleiben.

Wir kommen oft in Organisationen, in denen die Mitarbeiter gelernt haben, klassische Werkzeuge für die Ursachenanalyse (RCA) zu verwenden, vor allem die Five Whys und Fishbone- (Ishikawa-) Diagramme, aber sie haben sich als unzureichend erwiesen, um die Ursache schwieriger Probleme zu finden. Die KT-Problemanalyse bietet einen Prozess, der sich bei der Durchführung von RCAs für komplexe Probleme bewährt hat. Oft können KT-Problemanalyse, Five Whys und Fishbone in verschiedenen Kombinationen verwendet werden, um den RCA-Prozess zu verbessern. Der Schlüssel liegt im effizienten Einsatz der richtigen RCA-Tools, um eine genaue Lösung zu beschleunigen.

Hier sind zwei Tipps zur Verbesserung der RCA durch die Kombination von Methoden zur Verbesserung dieses Prozesses.

1. Stellen Sie sicher, dass es ein Problem gibt, das gelöst werden muss

Vor der Erstellung eines Fischgrätdiagramms (siehe unten) benötigen Sie eine Problemstellung. Aber was ist, wenn Sie nicht die richtige Problembeschreibung haben oder in Wirklichkeit keine Ursache finden müssen? Eine Problembeschreibung benennt das zu lösende Symptom und dreht sich um die Einheit, die das Problem hat, und das spezifische Problem, das sie hat. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Problemlöser widersprüchliche Wahrnehmungen des Problems haben. In anderen Fällen ist die Problemstellung entweder zu allgemein oder es handelt sich um eine Aussage, für die die Ursache bereits bekannt ist.

Um die Verwirrung um den Beginn einer Ursachenanalyse zu minimieren und sicherzustellen, dass Zeit und Ressourcen angemessen eingesetzt werden, sollten Sie diesen einfachen Trick anwenden.

Es gibt drei wichtige Fragen, die Sie stellen müssen:

  • Liegt eine Abweichung vor? (d. h. eine Veränderung der erwarteten, normalen Leistung von etwas)
  • Ist die Ursache 100% unbekannt?
  • Müssen wir die Ursachen kennen, um wirksame, sinnvolle Maßnahmen zu ergreifen?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen "Nein" lautet, ist RCA nicht der beste Weg für Sie: Es gibt bessere Möglichkeiten, Zeit und Ressourcen zu investieren.

Es gibt viele Situationen, die keine Abweichungen darstellen und keine RCA erfordern. Ein Abweichungsproblem tritt auf, wenn etwas nicht so funktioniert wie in der Vergangenheit. Es liegt eine Abweichung in der Leistung vor, und wir müssen die Ursache kennen, um sie zu beheben. Dies kann sich auf die Leistung einer Sache beziehen, z. B. einer Maschine, eines IT-Systems oder einer Person.

Die Durchführung von RCA dient dazu, die Ursache für eine Abweichung zu ermitteln. Wenn Sie verstehen, dass für verschiedene Arten von Problemen unterschiedliche Methoden und Techniken verwendet werden, können Sie Ihre Ressourcen auf Abweichungsprobleme konzentrieren, während Probleme im Zusammenhang mit Variation, Effizienz und Innovation besser mit anderen Instrumenten und Methoden angegangen werden. (Siehe: Was ist passiert? Unterschiedliche Arten von Problemen erfordern unterschiedliche Ansätze)

Um schnell festzustellen, ob die Ursache unbekannt ist, können die Five Whys helfen. Die Five Whys sind eine iterative RCA-Technik, die dazu dient, schnell zur Ursache vorzudringen. Bevor man eine komplexere RCA durchführt, lohnt es sich, die Five Whys anzuwenden, um festzustellen, ob die Ursache tatsächlich unbekannt ist. Durch Fragen Warum bis die Antwort lautet: Ich weiß es nicht.So können wir sicherstellen, dass die Ursache unbekannt ist, und wir können Erkenntnisse gewinnen, die die Beschreibung des Problems verbessern.

Wir müssen auch fragen, ob wir die Ursache kennen müssen. Manchmal reicht ein Workaround aus. Eine Umgehungslösung kann besser sein als die Zeit, die man braucht, um die Ursache zu finden, z. B. wenn eine Maschine, die bald ersetzt werden soll, ein Problem hat.

Die Einstiegsfragen öffnen die Tür für RCA. Beachten Sie, wie die Aussage: "Aus Filter Nummer eins läuft Öl aus" ist eine Verbesserung gegenüber dem ursprünglich beobachteten Problem "Öl ist auf dem Boden". Wir könnten zu "Filter Nummer eins verliert Öl" gelangen, indem wir die 5 Warum-Fragen verwenden, beginnend mit der anfänglichen Beobachtung: Öl liegt auf dem Boden... Warum?... Weil der Filter Nummer eins Öl verliert... Warum? ... Ich weiß es nicht... Müssen wir die Ursache kennen, um das Problem zu lösen? ... Ja.

Hack #1: Verwenden Sie die drei KT-Gateway-Fragen, bevor Sie die RCA durchführen. Dadurch wird keine Zeit verschwendet und andere Arten von Problemen können auf effizientere Weise angegangen werden.

2. Beschreiben Sie zunächst das Problem

Allzu oft stützen sich Teams, die gemeinsam nach Ursachen suchen, auf Lieblingstheorien, die möglicherweise nicht stichhaltig sind. Anstatt alle potenziellen Ursachen in einem Fishbone-Diagramm aufzulisten und zu kategorisieren, warum nicht einfach die Ursachen testen, die einige Teammitglieder favorisieren? Die Antwort ist, dass es zu oft verfrüht ist, vorschnell nach Ursachen zu suchen, was zu einem enormen, teuren Zeitverlust führt.

Um dem Vorpreschen zur Ursache entgegenzuwirken, ist es besser, einen Schritt zurückzutreten und das Problem genau zu beschreiben erste bevor Sie das Fishbone-Diagramm zur Ermittlung der Ursachen verwenden. Wenn Sie das eigentliche Problem im Voraus beschreiben, können Sie einige Lieblingsursachen ausschließen und die Ursachen in einem Fishbone-Diagramm besser fokussieren. Eine genaue Problembeschreibung hilft den Problemlösern, die in einem Fishbone-Diagramm gesammelten Ursachen zu bewerten, indem sie ihre Gültigkeit anhand der bekannten Fakten logisch überprüfen, wodurch ganze Kategorien von Theorien ausgeschlossen werden können, die die Daten nicht erklären können.

Wenn wir zum Beispiel wissen, dass der Ölfilter Nummer eins Öl verliert, aber der Ölfilter Nummer zwei dieses Problem nicht zu haben scheint, können wir jede vorgeschlagene Fishbone-Theorie prüfen, indem wir die Frage stellen: "Wenn das die Ursache ist, wie erklärt es dann die Tatsache, dass nur der #1-Filter undicht ist, während der #2-Filter in Ordnung ist?" Wenn die Logik vorschreibt, dass der #2-Filter bei dieser speziellen Theorie ebenfalls betroffen sein müsste, dann lohnt es sich nicht, diese Frage weiter zu untersuchen, und wir können diesen "Knochen" von der Liste streichen. Das Auffüllen eines Fishbones kann ein umfangreiches Ratespiel sein. Eine robuste, organisierte Problembeschreibung minimiert das Risiko, unnötige Maßnahmen zu ergreifen, indem man die Vermutungen der Leute in Frage stellt und sieht, was vor Gericht Bestand hat oder nicht.

Hack #2: Bevor Sie beginnen, die Ursachen zu ermitteln, oder noch schlimmer, bevor Sie zu den Ursachen und Tests übergehen, Beschreiben Sie das Problem auf der Grundlage einschlägiger Daten.

Fehlerbehebungsteams mit guten RCA-Fähigkeiten nehmen sich die Zeit, ein Problem zu verstehen, bevor sie versuchen, es zu lösen. Dies beginnt mit Hack #1: Sicherstellen, dass es ein Abweichungsproblem gibt, das gelöst werden muss, bevor RCA eingesetzt wird, und Hack #2: Beschreiben des Problems in spezifischen Begriffen auf der Grundlage der verfügbaren Daten.

Über Kepner-Tregoe

Seit mehr als sechs Jahrzehnten unterstützt Kepner-Tregoe Organisationen durch einen bewährten, strukturierten Ansatz zur Problemlösung. Als führendes Unternehmen im Bereich Problemlösung hat KT Tausenden von Unternehmen geholfen, Millionen von Problemen durch eine effektivere Ursachenanalyse und Entscheidungsfindung zu lösen. Durch unsere einzigartige Mischung aus Schulung und Beratung erzielen unsere Kunden eine verbesserte Effizienz, höhere Qualität und größere Kundenzufriedenheit bei gleichzeitiger Kostensenkung.

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