Klant
Ricoh Corporation is een gediversifieerde leverancier van kantoorautomatiseringsapparatuur en elektronica.
Uitdaging
In slechts vijf jaar tijd verdubbelde Ricoh Corporation in omvang door de overname van vijf bedrijven met kantoren in de VS, Canada en Latijns-Amerika. Samen met de groei kwam er een leger van verzekeringsaanbieders, makelaars en overlappende verzekeringsplannen. Ray Miko, vice-president organisatieontwikkeling en gecertificeerd Kepner-Tregoe® Program Leader, werd gevraagd om een risicomanagement onderzoeksteam te leiden dat de overlappende plannen moest stroomlijnen. Aangezien fusies en overnames ontslagen en verschuivingen in de machtsstructuur van organisaties kunnen betekenen, herkende Ray dat mensen in het team terughoudend zouden kunnen zijn om vrij en objectief te praten. Bovendien hadden de teamleden bestaande relaties en prioriteiten voor dekking die verandering moeilijk konden maken.
Oplossing
KT processen brachten objectiviteit, orde en snelheid in de uitdaging. Het team gebruikte Situation Appraisal (SA) om inzicht te krijgen in de huidige verzekeringsdekking en een complexe Decision Analysis (DA) om een makelaar te selecteren. Ray gebruikte KT Project Management om de gefaseerde inspanning te managen en het project op koers te houden. De SA bracht al snel aan het licht dat de bestaande dekking niet volledig was. Dit hielp het team een precieze beslissingsverklaring te ontwikkelen: Selecteer het beste alternatief voor de toekomstige verzekeringsregeling vanuit het oogpunt van kosten, dekking en administratie. Met behulp van DA overstegen de teamleden hun tegenstrijdige prioriteiten en gevestigde relaties, en bereikten snel consensus over hun Musts en Wants voor een makelaar. Dit hielp hen om twee makelaars te identificeren, één voor Marine Insurance en een tweede voor Property and Casualty.
Resultaten
De twee makelaars bouwden programma's met een superieure dekking met besparingen van $1,3 miljoen in het eerste jaar en $300.000 in het tweede jaar. Bovendien onderhandelde het team over een verlaging van de makelaarskosten met 1 TW 79.000 door over te stappen op een vaste vergoeding - een kans die zich tijdens het SA had voorgedaan. Door gebruik te maken van analytische processen en door de juiste mensen op het juiste moment in te schakelen, overtrof het team de verwachte besparingen ruimschoots. Ray berekende dat Ricoh, om het cash equivalent van wat het team bespaarde te verdienen, op basis van het geconsolideerde nettoresultaat na belastingen van het bedrijf, 1125 miljoen euro aan inkomsten had moeten genereren.
Scorecard
- Lagere premies 18%, een besparing van $1,3 miljoen in het eerste jaar
- Bespaarde $300,000 het tweede jaar
- Onderhandelde een $79,000 vermindering in makelaarscommissies
- Een ruimere dekking ontvangen van minder verzekeringsmaatschappijen en makelaars
- Bevorderd teamwork tussen business units