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Verbesserung der Geschäftsprozesse (BPI)

Konsumgüter

Verwaltung geistigen Eigentums

Für ein Konsumgüterunternehmen lag der Prozess, der am meisten verbessert werden musste, nicht in der Herstellung, im Marketing oder einer anderen üblichen Geschäftsfunktion, sondern in der Beschaffung und Pflege von geistigem Eigentum (IP) — der Verwaltung des geistigen Kapitals, das in den Marken, Handelsnamen und Urheberrechten des Unternehmens verkörpert ist.

Die Unzulänglichkeiten des Verfahrens wurden bei einer Überprüfung der Geschäftsstrategie des Unternehmens festgestellt.

Zu den wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit dem bestehenden IP-Verwaltungsprozess gehören:

  • Das Verfahren war antiquiert und erforderte eine umfangreiche manuelle Bearbeitung der Unterlagen.
  • Die leitenden Angestellten verbrachten übermäßig viel Zeit mit der Überprüfung und Genehmigung von IP-Dokumenten.
  • Es gab keine Eigenverantwortung für den Prozess oder dokumentierte Rollen.
  • Die Zykluszeit für die Pflege bestehender und die Beschaffung neuer geistiger Güter war nicht bekannt, wurde aber als „zu lang“ angesehen.
  • Es gab keine klaren Entscheidungskriterien für die Auswahl zwischen den IP-Alternativen.
  • Die strategische Bedeutung und die Risiken eines falschen Umgangs mit den Rechten des geistigen Eigentums wurden nicht deutlich gemacht.
  • Das BPI-Projekt wurde wie folgt definiert: Entwicklung und Einführung eines Verfahrens zur verbesserten Beschaffung und Pflege von geistigem Eigentum, das zu messbaren Geschäftsergebnissen führt.

Es wurde ein BPI-Team zusammengestellt, dem Entscheidungsträger, Fachexperten und ein Kepner-Tregoe (KT)-Consultant angehörten, der BPI- und Moderationswissen beitrug. Zu den Teammitgliedern gehörten der VP für Marketing, der VP für Verwaltung, der auch der Verwalter für geistiges Eigentum war, und mehrere Fachleute, darunter ein Vorstandsmitglied, der interne Unternehmensjurist, der externe Rechtsberater, der die Rechtsstreitigkeiten des Unternehmens im Bereich geistiges Eigentum bearbeitete, und der Rechtsberater von KT, der über aktuelle Best Practices im Bereich geistiges Eigentum informierte.

Zusätzlich zu den KT-Prozessen für die Situationsanalyse wurden während des gesamten Auftrags die Prozesse für die Analyse Potentieller Probleme und die Entscheidungsanalyse eingesetzt sowie KT Projektmanagement verwendet. Das BPI-Team konzentrierte sich darauf, zu verstehen, wie die Arbeit derzeit durchgeführt wird, um aus verschiedenen alternativen Prozessdesigns auszuwählen. In den verbesserten Prozess wurden Metriken eingebettet, um eine kontinuierliche Verbesserung auf der Grundlage spezifischer Metriken zu ermöglichen.

Mit dem neuen Verfahren konnten die Kosten für die Bearbeitung von geistigem Eigentum um 38% gesenkt und das Risiko für wichtige Vermögenswerte verringert werden.

Erreicht wurde dies durch die Verlagerung von Teilen der juristischen Bearbeitung von geistigem Eigentum auf interne Rechtsberater, die Festlegung strengerer Kriterien für die Bewertung, welche bestehenden Patente und Marken zu erneuern sind, und die Streichung der Erneuerung von Patenten und Marken, die keinen Wert darstellen. Weitere erste Ergebnisse des BPI waren:

  • Reduzierung der Überprüfung von IP-Dokumenten durch leitende Angestellte um 75%
  • Reduzierung der IP-Verwaltung durch den Vizepräsidenten der Verwaltung um 89%
  • Verbesserte und automatisierte IP-Management-Kommunikation über ein webbasiertes System
  • Festgelegte IP-Metriken für künftige Verbesserungen
  • Wenn das neue Verfahren vollständig eingeführt ist, werden Hunderttausende von Dollar an jährlich wiederkehrenden Verwaltungskosten eingespart. Da geistiges Eigentum mit dem Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens — seinen Marken und Warenzeichen — verbunden ist, ist es umso wichtiger, dass das verbesserte Verfahren die wichtigsten Vermögenswerte schützt.

Die Prämisse der Verbesserung der Geschäftsprozesse (BPI) ist, dass jede Arbeit, die ein Unternehmen oder eine Person ausführt, im Rahmen eines Prozesses erfolgt. Um die Arbeitsabläufe zu verbessern, müssen die Geschäftsprozesse verbessert werden.

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