Wie man neue Ideen in bestehende Prozesse und Routinen integriert
In dieser Blog-Serie haben wir untersucht, wie Training die Lösung für organisatorische Probleme sein kann, wenn wir die gewünschten Ergebnisse identifizieren und das Training so strukturieren, dass diese Ergebnisse erreicht werden. Um jedoch Veränderungen zu bewirken, müssen die im Training erlernten neuen Fähigkeiten und Ideen in das tägliche Arbeitsumfeld integriert und dort unterstützt werden.
Zurück am Arbeitsplatz müssen die Mitarbeiter verstehen, wie sie das neue Wissen und die neuen Fähigkeiten innerhalb von Prozessen und Systemen einsetzen können, die zwar vollkommen angemessen gewesen sein mögen, aber nicht mit den sich ändernden Anforderungen Schritt gehalten haben. Neue Fähigkeiten müssen in die alltäglichen Geschäftsprozesse eingebettet werden.
Ob während des Trainings oder kurz danach – die Teilnehmer müssen lernen, warum, wie und wann sie ihre neuen Fähigkeiten in Verbindung mit bestehenden Geschäftsprozessen, Business-Systemen und anderen Tools einsetzen. Wie helfen ihnen die neuen Fähigkeiten dabei, Schritte in ihren Arbeitsprozessen auszuführen? Wie werden die Ergebnisse, die sie mithilfe der neuen Ideen erzielen, zu Inputs für den nächsten Prozessschritt? Wie sollten die gesammelten Informationen dokumentiert und an andere kommuniziert werden? Unternehmen müssen neue Fähigkeiten mit ihrem Workflow und ihrer Dokumentation in Einklang bringen.
Eine nachhaltige Leistungsverbesserung kann erreicht werden, wenn neue Fähigkeiten Teil der Art und Weise werden, „wie die Dinge erledigt werden“. Wenn die bestehenden Geschäftsprozesse und Systeme die neuen Methoden nicht unterstützen, müssen Systeme modifiziert oder neu geschaffen werden, um die Anwendung der neuen Fähigkeiten zu fördern.
Beispiele für die Integration neuer Fähigkeiten
Die folgenden Beispiele zeigen, wie einige unserer Kunden neue Fähigkeiten erfolgreich in ihre eigenen Systeme und Prozesse integriert haben.
Basierend auf dem Kundenfeedback zum Bedarf an Konsistenz, Vorhersehbarkeit und Effizienz in ihren Prozessen entwickelte ein Unternehmen für Telekommunikation und Mobilfunkgeräte gemeinsame Verfahren zur Erfüllung von Serviceanforderungen unter Verwendung der Problemlösungsmethodik und des Dokumentationsrahmens von KT. Wenn technischer Support-Ingenieure nun mit ihrem zunehmend globalen Kundennetzwerk sprechen, fordern ihre Computerbildschirme sie auf, einem konsistenten Prozess zur Informationserfassung zu folgen, der nachweislich die Problemlösung beschleunigt.
Bei einem Pharmahersteller arbeiteten wir mit einem Team aus den Bereichen QA, QC und Technical Operations zusammen, um bestehende SOPs und Vorlagen zu überarbeiten. Ziel war es, durch die Integration der in den Trainingseinheiten erlernten systematischen Troubleshooting-Ansätze eine bessere Dokumentation und Untersuchung zu unterstützen. Das Team optimierte die Eskalation von Abweichungen, indem es neue Entscheidungstechniken in bestehende SOPs integrierte und spezifizierte, welche Informationen von der Qualitätssicherung benötigt werden, um den am besten geeigneten Lösungsweg zu bestimmen. Schließlich konnte das Team für Abweichungen, die eine vollständige Untersuchung erfordern, festlegen, welche Informationen die Untersuchungsführer bereitstellen sollten, um ihre Schlussfolgerungen zu rechtfertigen.
Nach der Durchführung eines KT Problem Solving & Decision Making Trainings verlangte eine gemeinnützige Gesundheitsorganisation, dass alle Entscheidungen über Investitionsausgaben mithilfe der KT-Entscheidungsanalyse getroffen werden und dass die Dokumentation der Analyse einem zentralen Lenkungsausschuss zur Bewertung vorgelegt wird. Kommunale Krankenhäuser können Entscheidungen über teure Geräteanschaffungen für MRTs, digitale Mammographie usw. nicht mehr isoliert treffen. Während die Vorlage der KT-Entscheidungsanalyse verwendet wird, um Kaufideen dem Lenkungsausschuss zu präsentieren, liegt der Fokus weniger auf den Vorlagen selbst als vielmehr auf den Gesprächen über die in den Vorlagen gesammelten Informationen und Dokumentationen. Der Schwerpunkt liegt darauf, das Gespräch mit den richtigen Informationen zu führen und die richtigen Personen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen.
Ein Geschäftsbereich eines Computerchip-/Elektronikherstellers integrierte KT-Arbeitsblätter zur Fehlersuche und Entscheidungsfindung als Teil seiner Datenbank-Tools in den Problemlösungsprozess und begann, die Ergebnisse auf seiner internen Website zu veröffentlichen. Darüber hinaus integrierten sie den KT-Ansatz in den bestehenden Issue-Management-Prozess des Unternehmens und nutzen nun die KT-Arbeitsblätter zur Problemanalyse und Entscheidungsanalyse in Kundenpräsentationen und Projektbewertungen.
Die Kompetenzentwicklung endet nicht mit dem Abschluss der Trainingseinheit. Sie muss in die Arbeitsweise integriert werden, um klar zu kommunizieren und zu unterstützen, wann und wie neue Fähigkeiten am Arbeitsplatz eingesetzt werden sollten.
Siehe Teil II: Wenn Training die Antwort ist, wie lautet die Frage? Teil II: Das Training strukturieren
Siehe Teil IV: Wenn Training die Antwort ist, wie lautet die Frage? Teil IV: Coaching am Arbeitsplatz anbieten
