Was macht ein Problem zu einem „großen“ Problem?
Dringlichkeit: Vielleicht arbeitet die Zeit gegen Sie und das Problem beeinträchtigt eine kritische geschäftliche Frist, oder das Problem besteht bereits seit längerem, was zu einer erhöhten Zeitsensibilität führt. Ein gewisses Maß an Dringlichkeit kann Problemlösungsteams motivieren, aber achten Sie auf das Risiko, eine ohnehin schon angespannte Situation durch unangemessenen Stress zusätzlich zu belasten.
Wahrnehmung: Die positive Wahrnehmung Ihres Unternehmens durch Kunden, Aktionäre und Mitarbeiter zu erhalten, ist in der heutigen, von sozialen Medien geprägten Kultur wichtiger denn her. Probleme, die das Bild Ihres Unternehmens beeinflussen, können verheerende Folgen haben und müssen sorgfältig gehandhabt werden.
Komplexität: Große Probleme sind selten einfach zu verstehen und zu lösen – wären sie es, wären sie bereits behoben und kein Problem mehr. Komplexität kann die Lösungszeit verzögern und bei den Stakeholdern Angst auslösen.
Das Unbekannte: Große Probleme beinhalten oft eine Vielzahl von Annahmen, Meinungen, Prognosen und subjektiven Entscheidungen, die zu einem hohen Grad an Unsicherheit führen – sowohl hinsichtlich des Gesamterfolgs als auch des relativen Nutzens vorgeschlagener Lösungen. Diese Unsicherheit bedeutet ein Risiko für Ihr Unternehmen, das verstanden und gesteuert werden muss.
Ressourcenknappheit: Die richtigen Personen zuzuweisen und die richtigen Ressourcen für die Lösung eines Problems einzusetzen, kann oft eine Herausforderung sein. In den meisten Organisationen sind die qualifiziertesten Ressourcen bereits vollständig für andere kritische Geschäftsaktivitäten verplant. Dies führt entweder zu einem Priorisierungskonflikt bei deren Zeit oder zum Einsatz weniger qualifizierter Ressourcen zur Unterstützung der Problemlösung. Ressourcenknappheit kann zu Verzögerungen bei der Problemlösung sowie zu potenziell erhöhten Risiken führen.
Auswirkungen auf Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden: Manchmal ist ein Problem ein „großes Problem“, weil es Auswirkungen auf Ihren Geschäftsbetrieb (ein Arbeitsstopp oder ein Qualitätsproblem) oder auf Ihre Kunden hat (verpasste Liefertermine, Kostenüberschreitungen oder nicht erfüllte Liefererwartungen). Probleme mit direkt quantifizierbaren Auswirkungen gehen oft mit einer verstärkten Aufsicht durch das Management und einer genaueren Prüfung des Problemlösungsteams und -prozesses einher.
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Zwischen Wahrnehmung und Realität zu unterscheiden: Die Steuerung der Wahrnehmung ist wichtig, aber während des Problemlösungsprozesses ist es entscheidend, den Unterschied zwischen Wahrnehmung (die oft eine Ablenkung oder ein „Rauschen“ darstellt) und der Realität (die Ihnen hilft, die Situation zu verstehen) zu begreifen. Das Filtern von Störgeräuschen und das Verstärken der tatsächlichen Signale im Zusammenhang mit dem Problem sind wichtige Fähigkeiten, die gute Problemlösungsteams entwickeln sollten.
Symptome von Ursachen zu trennen: Eine der grundlegendsten Fähigkeiten der Problemlösung besteht darin, den Unterschied zwischen Symptomen (Auswirkungen) und den Ursachen, die sie hervorrufen, zu verstehen. Die meisten großen Probleme beinhalten eine Reihe von Ursache-Wirkungs-Beziehungen, die das Problemlösungsteam verstehen muss, um sicherzustellen, dass seine Mitglieder die Grundursache des Problems kennen und eine Lösung an der richtigen Stelle anwenden, um die maximale Wirkung zu erzielen.
Komplexität zu zerlegen: Strukturierte Problemlösungsmethoden können einem Team helfen, ein komplexes Problem in handhabbare Teile zu zerlegen und Lösungen zu identifizieren, die für die Organisation umsetzbar sind.
Unbekannte zu validieren: Unsicherheit ist ein natürlicher Teil des Problemlösungsprozesses. Durch einen methodischen Ansatz zur Identifizierung von Unbekannten und Unklarheiten sowie deren systematischer Validierung kann das Team die gefährliche Falle vermeiden, Lösungen zu entwickeln, die rein auf Annahmen basieren.
Fortschritte mit den vorhandenen Ressourcen zu erzielen: Starke Problemlösungskompetenz und solide Prozesse können einem Team helfen, Lücken in der Fachkenntnis und Ressourcenknappheit zu überwinden. Dies wird erreicht, indem Aktivitäten und Lösungen auf Bereiche konzentriert werden, die mit den verfügbaren Ressourcen umsetzbar sind, und „Ressourcenblockaden“ vermieden werden.
Auswirkungen zu minimieren (oder zu maximieren): Nicht jede Auswirkung ist schlecht; tatsächlich können Probleme manchmal in Chancen für Ihr Unternehmen oder Ihre Kunden umgewandelt werden. Probleme offenbaren oft bisher unbekannte Informationen über Ihre Abläufe und Ihr Umfeld, die entweder positive oder negative Auswirkungen auf Ihr Geschäft haben können. Diese Informationen schnell zu identifizieren und in umsetzbare Erkenntnisse zu übersetzen, ist ein wichtiger Teil des Problemlösungsprozesses.
Ein großes Problem in ein handhabbares Problem (oder eine Reihe kleinerer Probleme) zu verwandeln: Manchmal ist der beste Weg, ein großes Problem anzugehen, es in kleinere, besser handhabbare Teile zu zerlegen. Starke Problemlösungskompetenz kann Ihrem Team helfen zu verstehen, wann diese Technik angemessen ist und wann sie die Situation lediglich um eine zusätzliche Komplexitätsebene erweitert.
