Sie haben Ihren Computer, Ihre Kontaktlisten und eine Reihe von Kommunikations-Apps. Sie haben eine ziemlich gute Vorstellung davon, an welchen Projekten Sie arbeiten müssen und mit wem Sie bei der Arbeit in Kontakt bleiben sollten. Doch dann merken Sie, dass Sie schon lange auf diese Lampe starren oder an den Lauf denken, den Sie für die Mittagszeit geplant haben. Sind das wirklich die Dinge, auf die Sie sich konzentrieren sollten? Wir haben einige Vorschläge, wie Sie den Fokus wiederfinden und diese Prioritäten klar definieren.
Situation Appraisal (SA) ist der KT-Ansatz, um herauszufinden:
- Wo Sie anfangen. (Eine Deadline rückt näher, aber … vielleicht sollte ich eine Einkaufsliste machen, und ich muss mich noch bei jemandem aus meinem Arbeitsteam melden …)
- Wie Sie Situationen erkennen, die Handeln erfordern. (Daran kann ich erst arbeiten, wenn ich die Freigabe habe … ich brauche außerdem noch Toilettenpapier …)
- Wie Sie Themen auseinanderziehen, die sich überlappen und verwirrend sind. (Dieses Projekt liegt drei Monate auf Eis und ich erreiche niemanden beim neuen Kunden …)
- Wie Sie Prioritäten setzen. (Deadlines häufen sich und verschwinden; sollte ich noch etwas anderes tun …)
- Wie Sie mehrere gleichzeitige Aktivitäten effizient steuern. (Alle meine direkten Mitarbeitenden arbeiten von zu Hause aus … ist das ein guter Zeitpunkt zum Anrufen? Europa … ups, ich habe die Zeitverschiebung vergessen …)
Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Homeoffice-Situation mithilfe dieser logischen Schritte mit einer Situation Appraisal zu bewerten:
- Erstellen Sie eine Liste: Dazu gehören Risiken und Chancen sowie aktuelle oder zukünftige Anliegen, die Handeln erfordern. Welche nagenden Themen gibt es, bei denen Sie wissen, dass etwas getan werden sollte?
- Anliegen trennen und klären: Werden Sie konkret in Bezug auf Ihre Verantwortlichkeiten und Herausforderungen. Gehen Sie von „Ich habe viel zu tun“ zu einer detaillierteren Liste spezifischer Aktivitäten über.
- Schweregrad, Dringlichkeit und Wachstum berücksichtigen: Legen Sie eine relative Priorität zwischen den Anliegen fest. Einfach ausgedrückt: Wie wichtig ist das gerade? Bis wann muss das erledigt sein, bevor es zu einem ganz anderen Problem wird? Wenn ich nichts tue: Wird es schlimmer – und wenn ja, um wie viel?
- Erforderliche Maßnahmen festlegen: Berücksichtigen Sie die Entscheidungen, Probleme und Risiken, die analysiert werden müssen, um voranzukommen. Nicht jede Situation erfordert die gleiche Art von Maßnahmen.
- Benötigte Unterstützung festlegen: Benötigen Sie Informationen und Commitment von anderen?
Die Liste: Erstellen Sie eine Liste mit den konkreten Aufgaben, die Sie im Homeoffice weiterhin erledigen können. Wenn diese Liste relativ übersichtlich ist, können Sie auch Aufgaben zu Hause aufnehmen, z. B. Homeschooling, Lebensmittelbeschaffung, Kochen, Sport sowie das Nachfragen bei Familie und Freunden. Für die Arbeit kann dies z. B. der Routinebericht sein, der am Monatsende fällig ist, und ein Projekt, das seine Deadline verfehlen wird, verschoben oder abgesagt wird. Das ist die Liste dessen, was zu tun ist. Jetzt ist auch der Zeitpunkt, andere Situationen zu berücksichtigen, die möglicherweise Handeln erfordern, für die Sie jedoch weniger Verantwortung tragen. Sie müssen nicht auf all diese Dinge jetzt reagieren, aber sie in die Liste aufzunehmen, kann helfen, spätere Überraschungen zu vermeiden. Während sich Ihr Arbeitsablauf an die wirtschaftlichen Realitäten anpasst, wird sich diese Liste verändern. Nicht nur werden Projekte wegfallen, es werden auch Chancen entstehen. Überlegen Sie, wie Sie neue Fähigkeiten aufbauen können, die Ihnen im Job helfen oder Sie am Markt attraktiver machen. Nehmen Sie sich Zeit für diese Liste und kommen Sie bei Bedarf darauf zurück.
Zu viel? Statt alles zu erfassen, sollten Sie Ihre erste Liste auf einen wichtigen Kunden oder ein einzelnes Projekt begrenzen.
Anliegen trennen und klären: Die meisten Punkte auf der Liste sind komplexer, als sie zunächst erscheinen. Aber selbst wenn ein Anliegen einfach ist, ist es dennoch sinnvoll zu prüfen, ob es weiter aufgeschlüsselt werden sollte. Das gilt insbesondere im aktuellen, abwärtsgerichteten Geschäftsumfeld. Um Ihre Liste zu klären, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Handelt es sich um einen einzelnen Punkt oder sind mehrere Maßnahmen, Freigaben oder Verfeinerungen erforderlich?
- Was meine ich damit? (Hat sich das Budget geändert? Ergibt die Art und Weise, wie ich das immer gemacht habe, noch Sinn?)
- Was passiert tatsächlich?
- Welche weiteren Maßnahmen ergeben sich daraus?
- Kann ich die Art und Weise verbessern, wie damit umgegangen wird?
Diese Fragen helfen Ihnen, Aufgaben in Bestandteile zu zerlegen. Zusammengenommen gehen sie über die oberflächliche Beschreibung einer Situation hinaus und fördern belastbare Daten zutage. Sie können den Schwerpunkt von Meinungen auf überprüfbare Informationen verlagern, indem Sie andere kontaktieren, um Fakten zu prüfen oder Annahmen zu verifizieren. Andere Personen können andere Informationen haben und daher unterschiedliche Sichtweisen auf dieselbe Situation. Ohne Klärung ist es möglich, dass Menschen sehr unterschiedliche Einschätzungen der anstehenden Arbeit haben. Nehmen Sie sich Zeit zu prüfen, ob alle Beteiligten bei einem Punkt auf Ihrer Liste vom Gleichen ausgehen.
Schweregrad, Dringlichkeit und Wachstum berücksichtigen: Ein praktischer und systematischer Prozess zur Priorisierung der Liste besteht darin, jeden Punkt anhand von drei Dimensionen zu betrachten. Diese Dimensionen können in jeder Situation, bei jedem Inhalt und von Ihnen allein oder von einem Team zur Verfolgung eines gemeinsamen Ziels genutzt werden.
Um Ihre Liste zu priorisieren, fragen Sie für jeden Punkt:
- Wie schwerwiegend sind die aktuellen Auswirkungen auf Menschen, Sicherheit, Kosten, Produktivität, Kunden, Reputation usw.? Wenn Sie weitere Leitfaktoren für die Priorisierung haben, nutzen Sie diese. Entscheidend ist, dass sich die wichtigsten Stakeholder darauf verständigen, was wichtig ist.
- Wie bald wird es schwierig, teuer oder unmöglich, dieses Anliegen in seiner aktuellen Form zu lösen? Bis wann müssen Sie handeln?
- Welche Hinweise gibt es darauf, dass der Schweregrad in Bezug auf die Auswirkungen zunehmen wird? Wie schnell wächst diese Auswirkung und um wie viel?
Auf Basis einer oder aller dieser Dimensionen können Sie beurteilen, dass ein Anliegen relativ wichtiger ist als ein anderes und daher zuerst betrachtet werden sollte. Oder Sie können beurteilen, dass ein Punkt relativ weniger wichtig ist und später betrachtet werden sollte.
Erforderliche Maßnahmen festlegen: Während Sie Ihre Liste erstellen, Anliegen trennen und klären und Prioritäten setzen, berücksichtigen Sie relevante Entscheidungen, Probleme und Chancen. Auch wenn einige Punkte einfach sind, lohnt es sich, kurz innezuhalten und zu überlegen:
- Erfordert einer dieser Punkte eine Entscheidung, um voranzukommen?
- Stellt das Thema ein Problem dar, das gelöst werden muss?
- Wissen Sie angesichts der aktuellen Situation, welche Maßnahme am besten ist?
- Gibt es ein Dilemma hinsichtlich der besten Maßnahme?
- Gibt es Schritte, um mögliche zukünftige Schwierigkeiten in Bezug auf diesen Punkt zu vermeiden?
- Muss ein Plan erstellt werden, um eine Entscheidung oder eine zukünftige Aktivität abzusichern?
Wenn die Antwort ja lautet, können Sie entsprechende Aufgaben in Ihre Pläne aufnehmen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu sichern – basierend darauf, was getan werden muss, um bei konkreten Themen voranzukommen. Zu verstehen, wo Sie in Bezug auf die obigen Fragen stehen, hilft Ihnen zu entscheiden, welche Maßnahmen zuerst angegangen werden müssen.
Es gibt keinen Grund, Zeit mit Arbeit zu verschwenden, die erst erledigt werden sollte, wenn Entscheidungen getroffen sind. Außerdem kann es Maßnahmen geben, die Sie jetzt ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Arbeit relevant bleibt. Wenn Sie beispielsweise an einer Stellenbeschreibung für eine wichtige Neueinstellung arbeiten: Muss entschieden werden, ob diese Position überhaupt weiterverfolgt wird? Wenn Ihr Hauptprojekt plötzlich wegfällt, haben Sie Zeit, sich auf den Aufbau neuer Fähigkeiten zu konzentrieren? Entscheidungen, die schnell getroffen werden müssen, profitieren davon, einige zentrale Ziele und einige der offensichtlichen Risiken zu identifizieren.
Denken Sie über benötigte Unterstützung nach: Sie arbeiten vielleicht allein, aber Sie sind nicht allein. Die meisten Anliegen benötigen Unterstützung durch andere, um erfolgreich gelöst zu werden – insbesondere solche, die sehr dringend sind. Zu den Gruppen gehören diejenigen, die den Einsatz von Ressourcen genehmigen, diejenigen, die die Arbeit rund um diese Maßnahmen erledigen, und diejenigen, die die Ergebnisse dieser Maßnahmen nutzen. Das sind Ihre wichtigsten Stakeholder und sie sollten in Diskussionen einbezogen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie klären, wer bei jedem Punkt beteiligt ist, und besprechen Sie Dringlichkeit und Priorität mit ihnen. Nutzen Sie diese Kommunikations-Apps sinnvoll und nehmen Sie sich die Zeit, die anstehende Arbeit zu klären.
Sobald Sie die Dinge identifiziert haben, die Handeln erfordern, sie bei Bedarf in Bestandteile zerlegt, Prioritäten festgelegt und die erforderlichen Maßnahmen und Personen bestimmt haben, verfügen Sie über eine priorisierte Liste klarer Maßnahmen mit Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsterminen, an der Sie sich orientieren können.
Diese informelle Anwendung von Situation-Appraisal-Techniken kann Ihnen helfen, Ihren Tag – und Ihre Woche – auf das Wesentliche zu fokussieren und die verschwendete Zeit und Energie deutlich zu reduzieren. Mit diesen Techniken können Sie Prioritäten rationaler setzen und kommunizieren und effektiver arbeiten. Wenn neue Verantwortlichkeiten oder Herausforderungen entstehen, können die SA-Schritte helfen, diese zu klären und zu priorisieren, während sich Ihre Work-Life-Situation weiterentwickelt.
Auch wenn Spontaneität die Dinge interessant hält, ist es immer eine Herausforderung, produktiv zu bleiben – insbesondere, wenn der normale Tagesablauf verschwunden ist. Tatsächlich kommen ständig neue Informationen ans Licht, und Ihre Liste wird sich ändern. Doch SA kann Ihnen helfen, Fokus zu gewinnen und nach vorn zu schauen, während Sie Ihr Privat- und Arbeitsleben während der COVID-19-Pandemie anpassen.
Über Kepner-Tregoe
Seit über 60 Jahren befähigt Kepner-Tregoe Tausende von Unternehmen, Millionen von Problemen zu lösen. Wir bieten Kunden in Operations, Fertigung, IT Service Management, Technical Support sowie Learning Development einen datenbasierten, konsistenten und skalierbaren Ansatz. Wir befähigen Sie, Probleme zu lösen. Kepner-Tregoe bietet eine einzigartige Kombination aus Kompetenzentwicklung und Beratungsleistungen, die speziell darauf ausgelegt ist, die Ursachen von Problemen aufzudecken und Ihre organisatorischen Herausforderungen dauerhaft zu adressieren. Unser Ansatz zur Problemlösung liefert messbare Ergebnisse für jedes Unternehmen, das Qualität und Effektivität verbessern und gleichzeitig die Gesamtkosten senken möchte.
Die folgenden Organisationen stellen aktuelle Informationen zum Status des COVID-19-Virus bereit: European Centre for Disease Control and Prevention, die US Centers for Disease Control and Prevention und die Weltgesundheitsorganisation.
