Was passiert, wenn man ein Projekt ohne Projektmanagement-Erfahrung oder -Schulung leitet?
Ein nationaler Obst- und Gemüseanbauer beschloss, ein 50 Hektar großes Gewächshaus für den Tomatenanbau unter optimalen Bedingungen zu errichten, indem die das Wachstum und die Qualität beeinflussenden Variablen kontrolliert werden. Das Unternehmen budgetierte 48 Mio. $ für das Projekt und legte einen spezifischen Liefertermin fest, der es ermöglichen sollte, Tomaten zu pflanzen und kurz darauf Einnahmen zu generieren. Das Projektteam bestand aus einem Betriebsleiter, einem nationalen Projektmanager und einem Wartungsmanager.
Herausforderung
Als die formelle Baugenehmigung abgelehnt wurde, wurde ein wichtiger Projektmeilenstein verpasst. Der Gemeinderat lehnte die Baugenehmigung ab, weil ihm unzureichende Informationen vorgelegt worden waren. Nun lag das Projekt hinter dem Zeitplan, war über dem Budget und ohne echte Führung. Dem Projekt fehlte es an Definition und Planung – im Grunde war das Team direkt zur Umsetzung übergegangen, mit nur Meilensteinen als Projektplänen.
Lösung
An diesem Punkt wurde Kepner-Tregoe gebeten, Projektmanagement-Fähigkeiten in das Projekt einzubringen. Meine erste Maßnahme war die Durchführung einer Situationsanalyse – dies ist der KT-Prozess, der im Grunde fragt: Was ist los? Wir erfassten alle Bedenken innerhalb des Teams. Diese Bedenken bildeten zusammen mit Aktionsaussagen die Grundlage eines Projektplans. Die Festlegung, was in welcher Reihenfolge, von wem und bis wann erforderlich war, verschaffte dem Team Klarheit. Dies ermöglichte es, weitere Maßnahmen zu erfassen und einen detaillierten Projektplan zu erstellen.
Diesmal umfasste der Plan die Stakeholder-Kommunikation – zuvor fehlten den Teammitgliedern Details oder sie verschwendeten Mühen, indem sie unwissentlich an derselben Sache arbeiteten. Die Erstellung eines klaren Stakeholder-Kommunikationsplans ermöglichte es, kleinere Probleme täglich zu lösen, den Projektsponsor wöchentlich zu informieren und den Lenkungsausschuss monatlich zu aktualisieren. Darüber hinaus haben wir Projektrisiken proaktiv gemanagt, indem wir überlegt haben, was schiefgehen könnte, wie man es vermeiden kann und was zu tun ist, wenn potenzielle Probleme auftreten.
Die Zeit, die für die Neudefinition und Neuplanung des Projekts sowie für die Berücksichtigung von Projektrisiken aufgewendet wurde, brachte Ruhe und Gelassenheit ins Team. Anstatt dass das Projekt um sie herum geschah, hatten sie nun die Kontrolle. Sie hatten eine bessere Übersicht darüber, was am Horizont lag, anstatt auf tägliche Probleme zu reagieren. Das Projekt liegt nun innerhalb des Budgets und ist auf Kurs, das Gewächshaus innerhalb des festgelegten Datums zu liefern.
Gelernte Lektion
Die Leitung großer Projekte erfordert Projektmanagement-Expertise. Hätten die Projektteammitglieder eine formelle Projektmanagement-Schulung erhalten oder über bestehende Projektqualifikationen oder -erfahrung verfügt, hätten sie die Bedeutung einer klaren Definition und Planung des Projekts vor dem Übergang zur Implementierungsphase verstanden. Die Zeit, die in den Aufbau von Projektmanagement-Fähigkeiten investiert wird, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern trägt auch zum Projekterfolg bei.
