Mike Tyson, einer der größten Boxer aller Zeiten, war für vieles bekannt, aber brillante Zitate gehörten nicht dazu. In diesem Fall traf er den Nagel auf den Kopf und hat sich, ehrlich gesagt, vielleicht in seiner Freizeit mit Projektmanagement beschäftigt. (Okay, unwahrscheinlich.)
Was sollte ein Projektmanager also tun, wenn er den sprichwörtlichen Schlag ins Gesicht bekommt?
Hier ist eine Geschichte zur Veranschaulichung:
In einem kürzlich von mir hier bei Kepner-Tregoe geleiteten Produktentwicklungsprojekt begann ich damit, was alle guten Projektmanager tun. Ich erstellte eine Projektbeschreibung, definierte Ziele, erstellte einen Projektstrukturplan, ließ meine Ressourcen zuweisen und legte einen Zeitplan fest. Dieses Projekt war eines von vielen, die ich leitete, und erforderte über einen Zeitraum von drei Monaten nur einen moderaten Teil meiner Zeit, es war also nichts Hochkomplexes. Soweit, so gut, oder?
Zu diesem Zeitpunkt nickten alle zustimmend, dass sie wussten, was zu tun war, und wir machten uns daran, es zu erledigen. Doch kurz nach Beginn der Implementierung hatte ich das Gefühl, dass die Dinge nicht so gut liefen. Einige meiner Teammitglieder stellten die Projektziele infrage, schienen wegen der Fristen gestresst zu sein und waren sich nicht sicher, ob bestimmte Ergebnisse überhaupt erzielt werden konnten. Nun, hier war einer dieser Schläge, von denen „Iron Mike“ sprach!
Ich berief ein Meeting ein, um herauszufinden, was los war. Die ersten zehn Minuten waren ein Chaos: Viele Probleme wurden angesprochen, wir sprangen zwischen drei oder vier Themen hin und her, und es wurde etwas hitzig! Oh je.
Gott sei Dank gibt es für Projektmanager genau für solche Situationen Tools. Bei Kepner-Tregoe verwenden wir die Situationsanalyse (SA) als Werkzeug, um zu erkennen, was die Menschen beunruhigt, besonders wenn es ihnen schwerfällt, es auszudrücken, und die Emotionen hochkochen.
Als Erstes stellte ich einfache Fragen, die allen halfen, langsamer zu werden, und ich listete jede geäußerte Sorge einzeln auf. Dann sprachen wir über jede Sorge und stellten sicher, dass jedem wirklich klar war, worum es bei dem Problem ging und dass wir tatsächlich nur über ein Problem und nicht über viele sprachen. Würden Sie glauben, dass wir 42 einzelne Bedenken auflisteten, und das nur wenige Tage nach Projektbeginn? Was wäre passiert, wenn ich nicht angefangen hätte, die richtigen Fragen zu stellen?
Nachdem wir uns einig waren, dass die Bedenken klar waren, erstellten wir Pläne, um jedes einzelne davon anzugehen, und priorisierten sie dann danach, welche den größten Einfluss darauf haben würden, unsere Projektziele zu erreichen. Einige dieser Bedenken konnten leicht behoben werden, und wir entschieden einfach, wer sich darum kümmern würde. Andere Bedenken waren komplizierter, und Einzelpersonen oder kleine Teams wurden beauftragt, sie zu lösen.
Erstaunlicherweise fühlte sich das Team nach nur etwa 90 Minuten viel besser in Bezug auf unsere Situation. Wir wussten alle, was uns im Weg stand, und wir hatten einen Plan für einen Gegenangriff (Entschuldigung, ich bleibe bei der Box-Metapher), anstatt uns in unsere Ecke zurückzuziehen.
Projektmanager verbringen viel Zeit damit, ihre Fähigkeiten in den Grundlagen des Projektmanagements aufzubauen, aber manchmal braucht es fortgeschrittenere Projektmanagement-Tools, um sie durch die schwierigsten Situationen zu bringen. Gott sei Dank hatte ich die Situationsanalyse. Ich hatte wieder ein glückliches Team und ein Projekt, das schließlich pünktlich abgeschlossen wurde.
