Jeder ist Experte, jeder hat Meinungen, und nicht alle davon sind hilfreich. Bei komplexen Entscheidungen, bei denen viel zu berücksichtigen ist, bevor eine Wahl getroffen wird, ist die Einbeziehung der entsprechenden Stakeholder entscheidend. Wenn die richtige Art der Beteiligung der von der Entscheidung betroffenen Personen nicht sichergestellt wird, kann dies zu unangenehmen Konsequenzen führen. Dazu können gehören:
- Der Versuch, alle zufriedenzustellen, indem eine minderwertige Lösung gewählt wird
- Wichtige Stakeholder geben verbale Unterstützung und verzögern dann die Umsetzung
- Bestimmte Stakeholder eröffnen Diskussionen und Verhandlungen mit Lieferanten erneut, was zusätzliche Kosten verursacht
- Die endgültige Entscheidung wird verzögert, wodurch strategische Projekte aus dem Zeitplan geraten
Die Stakeholder: Wer weiß Bescheid? Wen kümmert es? Wer kann etwas bewirken?
Bei einer wichtigen oder komplexen Geschäftsentscheidung gibt es zentrale Stakeholder, die in die Entscheidungsfindung einbezogen werden sollten. Dazu sollten einige wenige gehören, die sich qualifizieren, weil sie über die Geschäftsthemen und Ergebnisse rund um die Entscheidung Bescheid wissen, sich dafür interessieren und/oder diese beeinflussen können. Sie verstehen die Geschäftsthemen und -anforderungen und/oder interessieren sich für das Ergebnis. Darüber hinaus sollten sie wichtige Personen einschließen, die etwas tun können, um die Umsetzung erfolgreich zu gestalten.
Der Prozess: Komplexe Entscheidungen angehen
Manche Entscheidungen sind einfach, aber komplexe Entscheidungen erfordern strukturiertes Denken, das dabei helfen kann, ein breites Spektrum relevanter Themen zu berücksichtigen. Eine komplexe Entscheidung kann eine vielfältige Gruppe von Stakeholdern betreffen oder ein einzigartiges Szenario darstellen, das noch nie zuvor erlebt wurde oder bei dem es keine gut verstandenen Alternativen gibt. Eine komplexe Entscheidung kann tatsächlich mehrere Entscheidungen mit Verbindungen oder Abhängigkeiten sein oder einen unvorhersehbaren Zeitrahmen aufweisen.
Um diese Komplexität zu bewältigen und die Anliegen einer vielfältigen Gruppe von Stakeholdern zu berücksichtigen, kann analytische Entscheidungsfindung einen systematischen Ansatz bieten, der Informationen und Alternativen strukturiert.
Bei Kepner-Tregoe wurde unser Decision-Analysis-Prozess (DA) erstmals in den 1950er-Jahren entwickelt, im Rahmen von Forschungsarbeiten unserer Firmengründer, die ähnliche Ansätze bei guten Entscheidungsträgern aufdeckten. Diese Ansätze wurden dann von KT formalisiert, getestet und gelehrt. DA wird seit Generationen in Organisationen weltweit eingesetzt und leitet Entscheidungen über alles an – von der Standortwahl für eine Milliarden-Dollar-Fabrik bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters.
Durch die Verwendung eines systematischen Prozesses zur Entscheidungsfindung ist es einfacher, Nutzen und Risiken von Alternativen abzuwägen und Entscheidungen mit Daten zu untermauern. Decision Analysis erweitert und verfeinert dieses Denkmuster:
- Die zu treffende Entscheidung erkennen und definieren
- Die spezifischen Kriterien für deren Umsetzung entwickeln
- Die verfügbaren Alternativen im Verhältnis zu diesen Kriterien bewerten
- Die damit verbundenen Risiken identifizieren
Management der Stakeholder: Zu viele verlangsamen den Fortschritt, zu wenige behindern die Zielerreichung
Sobald erkannt wird, dass eine Entscheidung getroffen werden muss, liefert eine Entscheidungsformulierung den Fokus für alles Folgende und legt die Grenzen der Wahl fest. Die Entscheidungsformulierung weist immer auf eine Wahl, eine Art von Handlung und deren beabsichtigtes Ergebnis hin. Zum Beispiel könnte dies im Geschäftsleben sein: „Einen neuen Qualitätsleiter auswählen“ oder „Einen Standort für unser neues Büro an der Westküste wählen.“ Um dem Prozess Schwung zu verleihen und langwierige Diskussionen zu minimieren, halten Sie die Gruppe der Stakeholder klein, wenn Sie sich für eine prägnante Entscheidungsformulierung entscheiden.
Die Stakeholder-Gruppe wird erweitert, um die Liste der Anliegen zu prüfen, die den Bedarf für eine Entscheidung ausgelöst haben und die Themen derjenigen zum Ausdruck bringen, die von der Entscheidung betroffen sind. Um Kriterien für Alternativen zu entwickeln, lohnt es sich, eine umfassende Liste von Zielen rund um Kosten, Funktion und andere Bereiche zu erstellen und diese breit zu verteilen. Die Auflistung dieser Kriterien oder Ziele sollte so viele Stakeholder wie möglich einbeziehen.
Sobald Sie sich umfassend beraten haben, um die Liste der Ziele zu erstellen, müssen Sie die Gruppe wieder verkleinern auf die wichtigsten Stakeholder. Mit zu vielen Stakeholdern, die die relative Bedeutung der Ziele bewerten, würden Sie eine endlose Diskussion führen. Stattdessen können Sie mit einer kleineren Gruppe beginnen zu bestimmen, welchen Wert jedes Ziel für das Unternehmen bringt. Diese kleinere Gruppe von Stakeholdern, die von der Entscheidung betroffen sind oder mit deren Umsetzung beauftragt werden, kann den Business Case für jedes Ziel diskutieren. Fragen Sie, welchen Wert jedes Ziel für das Unternehmen bringt und daher welches Gewicht es im Rahmen der Entscheidung hat; begründen Sie Ihre Gewichtung mit harten Daten. KT DA verwendet ein System von Muss-Kriterien und gewichteten Wunsch-Kriterien, um den relativen Wert jedes Ziels zu bewerten.
Sobald Sie sich auf die relativen Gewichtungen jedes Ziels geeinigt haben, kann sich die Entscheidungsgruppe verkleinern und einen Großteil der Bewertungsarbeit an Experten übergeben. Oft können wir an diesem Punkt die Stakeholder ausschließen und die Experten Lösungen finden oder entwickeln lassen. Sie verfügen über das Fachwissen, um Alternativen vorzuschlagen und dann zu beurteilen, wie gut jede die von den Stakeholdern festgelegten gewichteten Ziele erfüllt.
Experten können sagen: Basierend auf Ihren Zielen haben wir diese Alternativen, und so haben wir sie bewertet. Mit einer großen investierten Gruppe kann dieser Prozess schwierig werden. Stakeholder sind am besten geeignet, um Geschäftsanforderungen zu beschreiben: Das sind unsere Ziele. Experten mit fortgeschrittenem Wissen oder Fähigkeiten beim Finden oder Entwickeln der Lösungen und beim Bewerten der Risiken sind am besten für die Bewertung von Alternativen geeignet: Das sind die am besten ausgewogenen Optionen.
Empfehlungen der Experten an die Stakeholder
Sobald die Experten Alternativen identifiziert und gewichtet haben, ist es an der Zeit, die Ergebnisse den wichtigsten Stakeholdern zu präsentieren. Dies geschieht am besten mit fokussierten Informationen, die die geleistete Arbeit zusammenfassen, die Alternativen und die am besten ausgewogene Wahl präsentieren. Ein Standardformat hierfür ist:
- Präsentieren Sie die Entscheidungserklärung und die Ziele, um den Umfang und die Ziele der zu treffenden Entscheidung zu demonstrieren.
- Zeigen Sie die wichtigsten Ziele auf und betonen Sie die wichtigsten.
- Erläutern Sie, wie viele Alternativen in Betracht gezogen wurden, und listen Sie die wichtigsten auf.
- Präsentieren Sie die beste Wahl und wie sie anhand harter Daten bei der Erfüllung der Ziele gut abschneidet.
- Präsentieren Sie alle Risiken für diese Wahl mit Maßnahmen zur Risikominderung.
Zusammenfassung
Die beste Entscheidungsfindung bezieht die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt ein. Das Management der Stakeholder – der Personen, die von den Entscheidungen betroffen sind und/oder mit deren Umsetzung beauftragt sind – kann die Qualität der Entscheidung und letztendlich deren Akzeptanz und Erfolg verbessern. Die Einbeziehung von Stakeholdern und zusätzlichem Fachwissen hilft der komplexen Entscheidungsfindung, Ziele zu erreichen – indem die Probleme gelöst werden, die den Bedarf für eine Entscheidung ausgelöst haben, durch die Identifizierung einer qualitativ hochwertigen Lösung.
