Klant
Dit wereldwijd opererende biofarmaceutische bedrijf produceert receptgeneesmiddelen op verschillende therapeutische gebieden. De fabriek waar dit initiatief wordt uitgevoerd, produceert vaste en injecteerbare farmaceutische producten.
Uitdaging
In een voortdurend streven naar uitmuntendheid in de productie, onderzochten de sitemanagers mogelijkheden om het aantal onderzoeken te verminderen, evenals het aantal dagen dat nodig was om de onderzoeken af te ronden. De fabriek had geen standaard, systematische aanpak om de hoofdoorzaak van productieafwijkingen te vinden. In feite vertrouwden ingenieurs en wetenschappers vaak op trial-and-errorbenaderingen die het onderzoek vertraagden of herhaalde afwijkingen veroorzaakten omdat de ware oorzaak niet werd gevonden en gecorrigeerd. De managers van de site geloofden dat ze door een formele methode in te voeren om ervoor te zorgen dat onderzoeken sneller zouden worden afgesloten, het aantal onderzoeken zouden kunnen verminderen en de onderzoeksresultaten zouden kunnen verbeteren.
Reactie
Na een grondige evaluatie werd besloten de Kepner-Tregoe-onderzoeksmethode toe te passen. Site managers ontwikkelden uitvoeringsplannen rond vier belangrijke acties:
Actie 1. Oprichting van onderzoeksteams op basis van het soort operatie: Om het onderzoeksproces te helpen structureren, werden teams geformaliseerd en werden taken en verantwoordelijkheden vastgesteld.
Actie 2. Herdefinieer onderzoeken aan de hand van specifieke criteria. In plaats van dezelfde aanpak te gebruiken voor alle afwijkingen, definieerden de sitemanagers gebeurtenissen met een grotere impact en eisten zij het gebruik van KT-methoden voor deze onderzoeken.
Actie 3. Implementeer KT als de onderzoeksmethodologie voor onderzoeken. Een opleidingsprogramma liet alle medewerkers kennismaken met de KT-methoden voor probleemoplossing en ontwikkelde vaardigheden voor probleemoplossing en besluitvorming in onderzoeksteams. Twee medewerkers werden opgeleid als instructeurs en facilitators voor de KT-aanpak. Er werden SOP s opgesteld waarin de KT-methoden zijn opgenomen voor de documentatie van alle onderzoeken.
Actie 4. Bepaal de zakelijke doelstellingen voor de prestaties. Twee doelstellingen vormden de leidraad voor het initiatief:
- 90% of meer productieonderzoeken in 30 dagen of minder afsluiten
- Vermindering van het aantal onderzoeken met 20%
Resultaten
Het werkplan om het onderzoeksproces te verbeteren en KT in de onderzoeksmethodologie op te nemen, werd in minder dan zes maanden volledig uitgewerkt en uitgevoerd. Binnen een jaar nadat deze mogelijkheid tot verbetering was vastgesteld, meldden het management en de onderzoeksteams een nieuw vertrouwen in hun vermogen om onderzoeken snel en accuraat uit te voeren. Bij vergelijking van jaar tot jaar daalde het aantal onderzoeken met 33% dankzij de nieuwe aanpak. In vergelijking met het voorgaande jaar daalde het aantal afsluitingen met 13%. Als gevolg van deze successen zijn onderzoeksteams doelgerichter en gedisciplineerder te werk gegaan, en zijn systematische KT-benaderingen geïntegreerd in andere bedrijfsfuncties om zorgen en kritische besluitvorming te vergemakkelijken.