Over-committment: de weg naar chaos
Een bedrijf kan zich gemakkelijk vastleggen op een dozijn strategische initiatieven. Natuurlijk kan het ook tegelijkertijd vijf programma’s voor operationele verbetering starten. Waarom zouden ze daar niet ook nog twee grote systeemvernieuwingen aan toevoegen? Waarom ook niet?
Steeds vaker zien we dat onze klanten bezwijken onder het gewicht en de chaos van de “beste bedoelingen” en het onbedoelde over-commitment dat daaruit voortkomt. Dit is geen zorg van onze tijd, maar een zorg van alle tijden. Dat weten we omdat we het keer op keer hebben gezien wanneer klanten hun strategische koers uit het oog beginnen te verliezen doordat ze bedolven raken onder een berg zelfgekozen prioriteiten.
Eerst de berg van prioriteiten terugbrengen tot wat er echt toe doet
Enkele jaren geleden werden we gevraagd om een analyse uit te voeren op het hoofdkantoor van een bedrijf in het westen van de Verenigde Staten. Ons werd gevraagd te onderzoeken waarom het maar niet lukte om hun strategische en operationele prioriteiten daadwerkelijk te realiseren. Ze hadden het gevoel dat de uitvoering van hun strategie was vastgelopen. Er was sprake van interne verwijten, verbittering en frustratie. En dat terwijl het hier ging om zeer capabele en ervaren leiders, die leidinggaven aan een grote groep al even capabele professionals.
Wat was er aan de hand?
We namen een maand de tijd om onze analyses uit te voeren. We bekeken de organisatiestructuur en onderzochten programma’s, processen en projecten. We interviewden alle leidinggevenden en een groot aantal medewerkers van het hoofdkantoor, waar zo’n 500 mensen werkten. Na uitgebreid onderzoek hadden we onze antwoorden en stelden we ons rapport op voor het managementteam.
‘Hoeveel projecten en initiatieven worden momenteel door jullie gesponsord, gefinancierd en uitgevoerd?’, vroegen we. De antwoorden volgende elkaar snel op. ‘O, minstens een dozijn,’ zei de eerste leidinggevende. Dat zorgde voor wat gelach in de zaal; iedereen wist dat hij altijd de idealist met wilde ideeën was. De volgende riep: ‘Meer dan vijftig.’ Er werden verbaasde blikken uitgewisseld. Weer iemand merkte op: ‘Ja, dat is ongeveer de helft van het werkelijke aantal.’ Het idee dat er meer dan honderd projecten tegelijk zouden lopen, leidde tot verbaasde reacties.
Om hen niet langer in spanning te laten, noemden we het werkelijke aantal. ‘Jullie hebben achthonderddrieënzestig benoemde, gesponsorde, gefinancierde en (zogenaamd) lopende projecten. De verhouding tussen projecten en medewerkers is 1,7 op 1. Is het dan vreemd dat jullie het gevoel hebben dat er niets wordt afgerond en jullie nauwelijks vooruitkomen? Dat komt omdat er heel weinig wordt gerealiseerd – en jullie feitelijk stilstaan.'”
Goedbedoelende mensen die denken dat ze alles kunnen én moeten doen
Wat bij deze organisatie gebeurde, zien we vaker. Wanneer goedbedoelende mensen onvoldoende gezamenlijk zicht hebben op de strategische koers van hun organisatie en niet scherp genoeg prioriteiten stellen, nemen zij meer werk op zich dan ze ooit kunnen realiseren — of alleen ten koste van aanzienlijke nevenschade kunnen afronden. De chaos die door dit over-commitment ontstaat, ondermijnt de effectiviteit van organisaties, groot en klein.
Voordat we verder konden met dit managementteam, moesten we hen helpen om inzicht te krijgen in wat voor hen het belangrijkst was en daar weer controle over te krijgen. We bekeken hun strategie opnieuw. Wat wilden ze worden? Wat moesten ze bereiken om hun strategische visie te realiseren? Waar begonnen ze? Met de antwoorden op deze vragen konden we beginnen met het proces van prioriteiten stellen en effectieve actieplanning, met behulp van een van onze kernprocessen: Situatiebeoordeling.
Wat is Situatiebeoordeling?
Kepner-Tregoe Situatiebeoordeling is een rationeel proces om systematisch te plannen hoe vraagstukken kunnen worden aangepakt. (Een ‘vraagstuk’ is iets waarvan we vinden dat we actie moeten ondernemen en waar we ook daadwerkelijk iets aan kunnen doen.)
Het resultaat van een Situatiebeoordeling is:
- Een duidelijke en complete lijst van vraagstukken
- Een actieplan om deze op te lossen, inclusief wie wat doet en wanneer
- Een effectieve en efficiënte betrokkenheid van de juiste belanghebbenden bij de uitvoering van de Situatiebeoordeling
De weg naar effectieve prioritering vereist de bereidheid om onze huidige omstandigheden zichtbaar te maken én de wil om moeilijke keuzes te maken zodra we werkelijk begrijpen wat het belangrijkst is voor ons toekomstige succes.
Voor onze klant verliep die reis niet zonder pijn. Eigen projecten en langlopende initiatieven moesten worden stopgezet of tijdelijk stilgelegd om ruimte te maken voor een beperkt aantal kritieke prioriteiten. De gesprekken waren uitdagend, maar doordat we een systematische aanpak gebruikten en de beschikbare gegevens binnen de organisatie als basis voor ons werk namen, slaagden we erin hen naar een goed resultaat te begeleiden.
Als je nadenkt over je organisatie en je prioriteiten: weet je dan echt waaraan je je hebt gecommitteerd? Zo niet, dan hebben wij een proces voor je!
