Der Ausbruch des Coronavirus stellt eine große Gefahr für die Gesundheit von potenziell Hunderttausenden von Menschen dar. Er wirkt sich auch auf die Weltwirtschaft aus, wobei der Tourismus, die Luftfahrt und das Gastgewerbe die am stärksten betroffenen Branchen der Anfangsphase sind. Fast alle globalen Lieferketten sind in gewissem Maße betroffen. Realistischerweise werden viele Sektoren in unterschiedlichem Maße beeinträchtigt sein, wobei viele Organisationen Richtlinien einführen, um die Reisetätigkeit der Mitarbeiter einzuschränken und sie darauf vorzubereiten, falls erforderlich von zu Hause aus zu arbeiten, um – sofern möglich – die Sicherheit ihrer Belegschaft zu gewährleisten. Der Ausbruch entwickelt sich schnell, und die meisten Länder versuchen, zügig zu reagieren, um die Auswirkungen einzudämmen. Die Ausbreitung des Virus könnte sich jedoch über das Jahr 2020 hinaus fortsetzen und den Betrieb vieler Industriezweige noch über Monate hinweg beeinträchtigen.
Basierend auf der Bewältigung ähnlicher Situationen in der Vergangenheit empfehlen wir Unternehmen, sich auf ein Business-Continuity-Programm zu konzentrieren, um die Auswirkungen von Großereignissen abzumildern. Business Continuity bedeutet sicherzustellen, dass primäre Geschäftsfunktionen auch bei einem technologischen Ausfall, einer Naturkatastrophe oder anderen schwerwiegenden Störungen, wie einer Pandemie oder der Ausbreitung einer anderen ansteckenden Krankheit, weitergeführt werden können. Eine Pandemie erfordert besondere Annahmen, da die Auswirkungen wahrscheinlich weit gestreut sind und über einen längeren Zeitraum anhalten könnten.
Business-Continuity-Systeme dienen dazu, die Auswirkungen potenziell katastrophaler Ereignisse zu bewältigen, welche die grundlegende Betriebsfähigkeit eines Unternehmens bedrohen.
Auf hoher Ebene besteht das Business Continuity Management zumeist aus drei wesentlichen Schritten:
- Eine Bewertung der kritischen und anfälligen Bereiche, in der Regel sowohl innerhalb als auch außerhalb der Organisation (wie Partner und andere Stakeholder).
- Als Ergebnis der obigen Analyse die Entwicklung eines Risikomanagementplans für die spezifisch identifizierten Risiken und deren systematische sowie proaktive Minderung.
- Die Entwicklung eines Implementierungsplans mit strukturierten Projekten und zugewiesenem Projektmanagement.
Angesichts der durch die Covid-19-Epidemie verursachten Unsicherheit und Besorgnis verfolgt die Etablierung eines fundierten und erprobten Business Continuity Managements sehr spezifische Ziele:
- Schutz der menschlichen Gesundheit und Sicherheit
- Schutz und Aufrechterhaltung der Management- und Betriebsfähigkeit
- Sicherung einer zuverlässigen und alternativen Versorgung mit Rohstoffen und Schlüsselkomponenten aus mehreren Quellen
- Starke Kapazitäten für Incident Management und Untersuchung, um die Verfügbarkeit und Stabilität des Betriebs sowie den Markenschutz zu gewährleisten
- Verhinderung und Minimierung des Verlusts wertvoller Vermögenswerte
- Rückverfolgbarkeit im Falle von Reputationsrisiken
- Minderung finanzieller und rechtlicher Risiken
- Sicherstellung von Maßnahmen im Einklang mit geltenden Gesetzen
- Bereitstellung von Sicherheit für Stakeholder (wie Aktionäre, Kunden,
- Regierungsbehörden, Medien usw.)
- Schutz von Geschäftswachstum und Rentabilität
- Potenzielle Umwandlung einer Krise in eine Chance, Stärken zu demonstrieren
Ihre Arbeit an der Entwicklung eines Business-Continuity-Plans sollte mit den folgenden Fragen zur Selbsteinschätzung beginnen:
- Wie bewerten und priorisieren Sie die Business-Continuity-Risiken für verschiedene Bereiche Ihres Unternehmens?
- Wie entwerfen und wählen Sie einen geeigneten Business-Continuity-Plan bzw. ein Portfolio an Aktivitäten aus?
- Wie stellen Sie die effektive Umsetzung Ihres Business-Continuity-Plans sicher?
- Wie testen Sie Ihre Fähigkeit, „unter Druck“ zu agieren und zu reagieren?
- Wie verfolgen und berichten Sie über die Ausführung des Plans?
Dies mag für Ihr Unternehmen momentan nicht wie eine dringliche Aufgabe erscheinen, aber das Durchlaufen dieses Prozesses und die Erstellung eines Plans versetzt Ihre Organisation in die Lage, auch in einer Krise effektiv weiterzuarbeiten. Dies ist weit mehr als eine Übung im Kommunikationsmanagement. Ein effektiver Business-Continuity-Plan schafft ein Sicherheitsgefühl für Management und Mitarbeiter und verhindert potenziell den Zusammenbruch vieler Organisationen.
Nach Abschluss der Business-Continuity-Planung leiten Unternehmen üblicherweise die folgenden Aufgaben als nächsten Schritt ein:
- Optimierung der Dezentralisierung des Managementteams und der Schlüsselkräfte
- Entwicklung alternativer Lieferpartner und Vertriebskanäle
- Gründung separater rechtlicher Einheiten
- Identifizierung alternativer Fertigungsstandorte
- Verbesserung der HSSE-Governance und der Eskalationsprotokolle
- Verbesserung der Fähigkeiten zur Behebung von Nichtkonformitäten
- Aufbau eines Notfallreaktionsteams
- Erstellung eines Plans zur Produktverfügbarkeit basierend auf der spezifischen Situation und Risikobewertung
Die effektive Ausführung eines Business-Continuity-Plans erfordert klar definierte und strukturierte Projekte. Die durch den Business-Continuity-Management-Prozess identifizierten Projekte müssen effektiv priorisiert werden, um eine effiziente Nutzung der verfügbaren Ressourcen zu gewährleisten und sicherzustellen, dass auch bestehende Projekte effektiv verwaltet werden. Das bloße Hinzufügen einer neuen Liste von Projekten zum Projektportfolio einer Organisation bedeutet nicht, dass die Ressourcen auch dann verfügbar sind, wenn sie benötigt werden. Unsere Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Organisationen zeigt regelmäßig, dass mehr Projekte im Portfolio des Unternehmens aufgeführt sind, als erfolgreich abgeschlossen werden können. Weitere Informationen zur Verwaltung eines Projektportfolios und zur Reduzierung von Komplexität finden Sie in unserem Artikel Projektkomplexität reduzieren – von Überlastung zu Produktivität.
Über Kepner-Tregoe
Seit über 60 Jahren unterstützt Kepner-Tregoe Tausende von Unternehmen bei der Lösung von Millionen von Problemen. Wir bieten Kunden in den Bereichen Betrieb, Fertigung, IT-Service-Management, technischer Support sowie Aus- und Weiterbildung einen datengestützten, konsistenten und skalierbaren Ansatz. Wir befähigen Sie, Probleme zu lösen. Kepner-Tregoe bietet eine einzigartige Kombination aus Kompetenzentwicklung und Beratungsdienstleistungen, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Ursachen von Problemen aufzudecken und Ihre organisatorischen Herausforderungen dauerhaft zu bewältigen. Unser Ansatz zur Problemlösung liefert messbare Ergebnisse für jedes Unternehmen, das Qualität und Effektivität verbessern und gleichzeitig die Gesamtkosten senken möchte.
Die folgenden Organisationen stellen aktualisierte Informationen zum Status des COVID-19-Virus bereit: Europäisches Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten, die US Centers for Disease Control and Prevention und die Weltgesundheitsorganisation.
