Allzu oft liefern Initiativen zur Business Process Improvement (BPI) gemischte Ergebnisse. Lange oder nie endende Implementierungsphasen, unzureichendes Interesse oder mangelnde Akzeptanz durch die Organisation, nicht erfüllte Erwartungen … die Geschichten über das Scheitern von BPI-Projekten sind zahlreich. Leider gibt es keine einzelne Grundursache für erfolglose BPI-Initiativen.
Der Einstieg. Obwohl die meisten Organisationen ihre BPI-Investitionen strukturiert angehen, versäumen sie es, die einzelnen Schritte auf dem Weg dorthin sorgfältig zu steuern. Die Auswahl des richtigen BPI-Projekts und die Einbindung der richtigen Personen schaffen die Grundlage für den BPI-Erfolg.
Zwölf Fallstricke, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie sich auf eine BPI-Reise begeben:
1. Auswahl eines „leichten“ oder „einfachen“ Geschäftsprozesses zur Verbesserung, der für die Organisation nur einen geringen strategischen Wert hat. Berücksichtigen Sie stattdessen den Mehrwert für den internen und/oder externen Kunden, damit Sie keine knappen Ressourcen verschwenden.
2. Auswahl des „offensichtlichen“ Geschäftsprozesses zur Verbesserung, ohne genau zu verstehen, wie diese Verbesserung zu den strategischen Zielen beiträgt. Erfolg lässt sich am besten erzielen, wenn Sie verstehen, wie eine Verbesserung des Zielzustands positiv zu einem Produkt oder Marktsegment beiträgt und wie sie mit der Kernvision und den Werten der Organisation übereinstimmt.
3. Keine Zustimmung und Einbindung des strategischen Prozess- (oder Themen-)Verantwortlichen sicherstellen. Unabhängig davon, wie gut die Themen formuliert sind, wie das Projekt strukturiert ist und wie die Stakeholder eingebunden werden, wird es Hindernisse und Barrieren geben. Es ist entscheidend, die Prozess-/Themenverantwortlichen einzubeziehen, die am besten positioniert sind, diese zu beseitigen.
4. Planung und Arbeit externen Beratern oder internen „Business-Improvement“-Gruppen überlassen. Letztlich sind es die Personen, die die Prozessverbesserungen kennen, verstehen, verantworten und am Ende umsetzen müssen, die Zeit investieren und sich dieser Verpflichtung vor Projektbeginn bewusst sein sollten. Ihre Einbindung ist entscheidend, um die BPI-Reise erfolgreich zu meistern.
5. Kritiker zum Schweigen bringen oder ignorieren. Warum potenziell wertvolle Erkenntnisse und Informationen abtun? Wenn Sie diesen Personen eine Rolle im Projekt geben, ihnen eine Stimme, um auszudrücken, was ihrer Meinung nach möglich ist, und ein Forum, das positive Veränderungen bewirken kann, schaffen Sie eine Chance für die Organisation zu profitieren – und für sie, sich zu bewähren.
6. Die BPI-Initiative als Reihe von Meetings oder als Ausschuss betrachten. Die Arbeit, die erforderlich ist, um die notwendigen Informationen für Entscheidungen zu haben und Konsens aufzubauen, findet typischerweise außerhalb eines Konferenzraums statt. Fachwissen über das Kernprojektteam hinaus ist oft notwendig, um die Aufgaben erfolgreich abzuschließen.
7. Verbesserungen auf Basis einer Überprüfung der Prozessleistungsniveaus entwerfen. Eine echte Verbesserung der Prozessleistung erfordert in der Regel, neue Fragen zu stellen und neue Daten zu erheben.
8. Glauben, dass bestehende Verfahren und Workflows dokumentieren, wie Arbeit tatsächlich ausgeführt wird.Beobachtungen der Prozessausführung in Echtzeit können bislang nicht gemeldete oder nicht erkannte Quellen von Prozessverschwendung aufdecken.
9. Den Ist-Zustand übermäßig dokumentieren und analysieren – bis zu einem zeitaufwändigen „ISO-9000-Niveau“ an Perfektion – oder bereits Bekanntes erneut durchkauen. Es hat wenig Wert, mehr Zeit als nötig zu investieren und sich in der Analyse und Dokumentation des Ist-Zustands zu verlieren.
10. Veränderungen der Organisationsstruktur, eine neue Softwareanwendung oder ein kontinuierliches Verbesserungsprogramm als Ausgangspunkt verwenden. Ein gut strukturiertes BPI-Engagement sollte aufzeigen, wo diese Ansätze in die Gesamtziele passen, und sie zur Unterstützung der Zielerreichung nutzen – nicht als treibende Kraft.
11. Glauben, je komplexer die „Lösung“, desto wertvoller das Ergebnis. Komplexität ist nicht gleich besser. Es ist sinnvoll, inkrementelle Lösungen mit geringerem Mehrwert abzuwägen, bevor Sie eine große Investition in ein komplexes Design tätigen, das alle BPI-Ziele erfüllt.
12. Denken, dass eine „Best-Practice“-Lösung für alle passt und schlüsselfertig umgesetzt werden kann.Unabhängig davon, ob die Prozessverbesserung auf Best-Practice-Konzepten oder einem völlig neuen Ansatz basiert, muss sie innerhalb einer bestehenden Organisation funktionieren. Das erfordert Designarbeit für den Zielzustand, die andere Geschäftsprozesse, die Organisationsstruktur, Anpassungen an Informations- und Wissenssystemen sowie die zu behebenden Defizite in den menschlichen Fähigkeiten berücksichtigt.
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