Verwaltung von geistigem Eigentum
Für ein Konsumgüterunternehmen war der Prozess, der am dringendsten verbessert werden musste, nicht in der Fertigung, im Marketing oder einer anderen gängigen Geschäftsfunktion zu finden, sondern in der Beschaffung und Pflege von geistigem Eigentum (IP) – dem Management von intellektuellem Kapital, das in den Marken, Handelsnamen und Urheberrechten des Unternehmens verkörpert ist.
Die Mängel des Prozesses wurden bei einer Überprüfung der Geschäftsstrategie des Unternehmens festgestellt
Zu den Hauptproblemen im Zusammenhang mit dem bestehenden IP-Managementprozess gehörten:
- Der Prozess war veraltet und erforderte eine erhebliche manuelle Bearbeitung von Dokumenten.
- Führungskräfte verbrachten übermäßig viel Zeit mit der Überprüfung und Genehmigung von IP-Dokumenten.
- Es gab keine Prozessverantwortung oder dokumentierte Rollen.
- Die Zykluszeit für die Pflege bestehender und die Beschaffung neuer geistiger Eigentumsrechte war unbekannt, wurde aber als „zu lang“ empfunden.
- Es gab keine klaren Entscheidungskriterien für die Auswahl zwischen IP-Alternativen.
- Die strategische Bedeutung und die Risiken einer Fehlverwaltung von IP-Rechten wurden nicht klar dargelegt.
- Das BPI-Projekt wurde definiert als: Entwurf und Implementierung eines Prozesses für die verbesserte Beschaffung und Pflege von geistigem Eigentum, der zu messbaren Geschäftsergebnissen führt.
Es wurde ein BPI-Team zusammengestellt, das Führungskräfte, Fachexperten und einen Kepner-Tregoe (KT)-Berater umfasste, der BPI- und Moderationskompetenzen einbrachte. Zu den Teammitgliedern gehörten der Vizepräsident für Marketing, der Vizepräsident für Verwaltung, der auch der IP-Manager war, sowie mehrere Fachexperten, darunter ein Vorstandsmitglied, der interne Unternehmensjurist, der externe Rechtsberater, der die IP-Rechtsstreitigkeiten des Unternehmens bearbeitete, und der KT-Rechtsberater, der aktuelle Best Practices im IP-Management bereitstellte.
Zusätzlich wurden während des gesamten Engagements die KT-Prozesse für Situationsanalyse, Potenzielle Problemanalyse, Entscheidungsanalyse und Projektmanagement eingesetzt. Das BPI-Team konzentrierte sich darauf, zu verstehen, wie die Arbeit derzeit ausgeführt wurde, und aus verschiedenen alternativen Prozessdesigns auszuwählen, wie sie ausgeführt werden sollte. Metriken wurden in den verbesserten Prozess integriert, um eine kontinuierliche Verbesserung auf der Grundlage spezifischer Metriken zu ermöglichen.
Der neue Prozess führte zu einer Reduzierung der IP-Bearbeitungskosten um 38 % und verringerte das Risiko für Schlüsselwerte
Dies wurde erreicht, indem Elemente der rechtlichen IP-Bearbeitung an interne Rechtsberater verlagert, strengere Kriterien für die Bewertung der zu verlängernden bestehenden Patente und Marken festgelegt und die Verlängerung derjenigen, die keinen Wert boten, eliminiert wurde. Weitere erste Ergebnisse des BPI waren:
- Reduzierung der Überprüfung von IP-Dokumenten durch leitende Führungskräfte um 75 %
- Reduzierung des IP-Managements durch den Vizepräsidenten für Verwaltung um 89 %
- Verbesserte und automatisierte IP-Management-Kommunikation mittels eines webbasierten Systems
- Festlegung von IP-Metriken für zukünftige Verbesserungen
Wenn der neue Prozess vollständig implementiert ist, werden jährlich Hunderttausende von Dollar an wiederkehrenden Verwaltungskosten eingespart. Noch wichtiger ist, dass, da geistiges Eigentum mit dem Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens – seinen Marken und Warenzeichen – verbunden ist, der verbesserte Prozess seine kritischsten Vermögenswerte schützen wird.
Die Prämisse der Geschäftsprozessoptimierung (BPI) ist, dass jede Arbeit, die eine Organisation oder Einzelperson ausführt, innerhalb des Rahmens eines Prozesses erfolgt. Um die Arbeitsweise zu verbessern, muss der Geschäftsprozess verbessert werden.