Ihr Projektplan steht, Arbeitspakete sind sequenziert und terminiert, Ressourcen sind budgetiert und bereitgestellt, alles ist startklar. Doch bevor ein Projekt umgesetzt wird, gibt es einen entscheidenden nächsten Schritt, der oft übersehen wird.
Sobald ein Projektplan vorliegt, ist es unerlässlich, sich die Zeit zu nehmen, um potenzielle Probleme zu identifizieren und sich darauf vorzubereiten. Sie müssen erkennen, wo Probleme auftreten könnten, welche Probleme das größte potenzielle Risiko bergen und welche Maßnahmen Sie ergreifen werden, um diese zu verhindern oder einzudämmen.
Ist dies nur eine pessimistische Zeitverschwendung und suchen Sie einfach nach Ärger? Tatsächlich ist dieser entscheidende nächste Schritt ein proaktiver Schritt, der Probleme beseitigt, bevor sie auftreten, Ihnen zukünftigen Ärger erspart und, falls doch etwas schiefgeht, deren Auswirkungen minimieren kann.
Um das Risiko in der Planungsphase zu minimieren, verwenden Sie diesen sechsstufigen Prozess der Potenzialproblemanalyse:
1. Identifizieren Sie Bereiche im Projektplan, in denen das Potenzial für Probleme am höchsten ist oder den Erfolg am stärksten beeinträchtigen könnte
2. Identifizieren Sie die spezifischen Dinge, die schiefgehen könnten
3. Listen Sie die wahrscheinlichen Ursachen für diese Probleme auf
4. Planen Sie Maßnahmen, um das Eintreten dieser Ursachen zu verhindern
5. Planen Sie Maßnahmen, die die Auswirkungen minimieren, falls die Probleme auftreten
6. Modifizieren Sie den Projektplan, um diese Maßnahmen aufzunehmen
In einem komplexen Projekt sollte dies für alle Arbeitspakete erfolgen, die besonders komplex, neu oder zuvor fehlgeschlagen sind, insbesondere wenn sie auf dem kritischen Pfad liegen. Zu berücksichtigende Faktoren können alles umfassen, von Naturphänomenen, schlechten Schätzungen oder unzureichend qualifiziertem Personal bis hin zu Anforderungsänderungen, Engpässen oder Terminüberschneidungen. Indem Sie die potenziellen Probleme auswählen, die die schwerwiegendsten Auswirkungen auf den Plan haben werden, und die wahrscheinlichen Ursachen berücksichtigen, können Sie jetzt präventive Maßnahmen ergreifen, die die Wahrscheinlichkeit verringern, dass später etwas schiefgeht. In einem IT-Projekt könnten Sie beispielsweise feststellen, dass die Verzögerung bei der Installation einer E-Mail-Anwendung große Auswirkungen auf das Projekt und die Organisation hat. Die wahrscheinliche Ursache könnte sein, dass die IT mit der ähnlichen, aber neuen E-Mail-Anwendung nicht ausreichend vertraut ist, und eine präventive Maßnahme könnte darin bestehen, jemanden aus der IT lange vor der Installation zur Schulung zu schicken.
Während präventive Maßnahmen das Risiko erheblich reduzieren können, kann dennoch etwas schiefgehen. Es ist auch wichtig, Eventualmaßnahmen zu berücksichtigen, die den Schaden minimieren, sollten Probleme auftreten. Diese Maßnahmen benötigen einen Auslöser, der Sie warnt, dass das potenzielle Problem aufgetreten ist, und falls erforderlich, kann dies eine Eventualmaßnahme einleiten. Es ist unerlässlich zu wissen, was wahrscheinlich passieren wird, sollte ein potenzielles Problem auftreten, damit geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Sie bringen beispielsweise ein neues Fußpuder auf den Markt, und ein potenzielles Problem ist „eine allergische Reaktion bei Kunden verursacht negative Publizität“. Ein Auslöser könnte sein, wenn „X Kunden eine allergische Reaktion melden“, und die Eventualmaßnahme zur Bewältigung negativer Publizität könnte sein, „Testergebnisse den Medien vorzulegen, die die Produktsicherheit belegen“.
Wenn Ihre Potenzialproblemanalyse abgeschlossen ist, sollten die präventiven Maßnahmen, Eventualmaßnahmen und Auslöser in den Projektplan für die Arbeitspakete aufgenommen werden. Wenn das Projekt läuft und die Gefahr des potenziellen Problems vorüber ist, können alle Vorbereitungen für Eventualmaßnahmen entfernt werden, um unnötige Kosten zu vermeiden.
Das Management von Risiken für Ihr Projekt ist gut investierte Zeit. Indem Sie die Wahrscheinlichkeit des Auftretens von Problemen reduzieren und bereit sind zu handeln, sollten sie auftreten, können Sie die Wahrscheinlichkeit, Ihr Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und mit akzeptabler Leistung abzuschließen, dramatisch beeinflussen.
